Seja para uma viagem a trabalho ou não, fato é que os processos de adiantamento e reembolsos de despesas são as etapas mais cansativas, tanto para quem viaja, quanto para quem gerencia os gastos.
Além de representarem um enorme e burocrático desafio, os reembolsos e adiantamentos são processos extremamente antigos e engessados, que praticamente funcionam da mesma maneira há muito tempo e com pouca margem para melhorias.
O resultado de tudo isso é insatisfação por toda a parte. Afinal, quem cuida da gestão de reembolsos continua a ter a sensação de estar gastando mais tempo que o necessário e quem solicita, ainda tem o desgaste de aguardar pela aprovação.
Em uma era tão tecnológica, será mesmo que não há uma forma mais prática e inovadora, que seja benéfica para todos os envolvidos? Para o seu alívio — e da empresa toda —, existe sim.
Veja a seguir, como é possível inovar na gestão de despesas e assim, ganhar muito mais agilidade em processos que costumam ser demorados e burocráticos.
Para poder inovar, é necessário entender muito bem como os dois processos funcionam atualmente, de acordo com as políticas internas da empresa.
Apesar de simples, o reembolso funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho. Mas é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.
Além disso, o reembolso corporativo é reativo. Isso significa que a empresa acaba por “pagar” sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. Em alguns casos, a empresa pode se recusar a reembolsar o colaborador — mas, para isso, precisará assumir os riscos de desgastar a sua relação com o membro do time e, em casos extremos, ser acionada legalmente.
Os adiantamentos são menos comuns que os reembolsos, mas ainda assim bastante presentes na rotina de quem viaja a trabalho (sobretudo pela primeira vez). Adiantamentos de valores envolvem a aprovação e a antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor conforme as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.
A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, especialmente na etapa final do processo: a prestação de contas. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos, uma vez que o pagamento é feito antes da compra de serviços ou produtos, em si. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.
Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai.
Para acabar com toda a burocracia e os riscos de uma só vez, a tecnologia pode ser uma aliada e tanto. Além de inovar, você também pode facilitar, automatizar e, possivelmente, eliminar processos burocráticos.
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Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
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É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
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Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
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Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
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A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
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