Política de Viagens Corporativas: por que é importante?

As viagens corporativas representam uma parcela significativa dos gastos de uma empresa.

Para garantir que essas viagens aconteçam de forma organizada, sem gerar custos excessivos ou prejuízos econômicos, é essencial desenvolver uma boa política de viagens corporativas.   

Essa política é um documento que tem por objetivo padronizar as viagens a trabalho dos colaboradores, orientando-os sobre os limites de gastos e regras para reembolsos. 

Ela também é útil para otimizar o processo de gestão das viagens, diminuindo o tempo perdido com burocracias, além de evitar possíveis erros e desperdício de verbas. 

Considerando a importância desse documento, é natural que surjam dúvidas na hora de criá-lo. Se você não sabe por onde começar a planejar a política de viagens da sua empresa, não se preocupe: daremos todas as informações necessárias nesse artigo. 

Por que uma política de viagens corporativas é fundamental para a saúde da sua empresa?

Se viagens a negócio são constantes na rotina de uma empresa, permitir que elas aconteçam de maneira improvisada, sem planejamento e controle interno é a forma perfeita de desperdiçar dinheiro. 

Desenhar uma política de viagens objetiva, que contemple as necessidades específicas dos seus colaboradores vai facilitar o trabalho e a rotina não só deles, mas de toda a gestão.

Além de economizar recursos financeiros, diretrizes bem definidas vão colaborar para:

• Otimizar a rotina de todos os setores envolvidos: os colaboradores saberão exatamente como proceder em seus deslocamentos, evitando imprevistos e atrasos.

Já os gestores ou membros do financeiro terão em mãos comprovantes e relatórios mais claros e assertivos, facilitando assim o processo de reembolso de despesas de viagens.

• Melhorar a comunicação interna da equipe: parâmetros e regras claras aumentam a transparência dos processos, evitando dúvidas e mal entendidos. 

Todos saberão exatamente o que esperar e o que podem ou não fazer nas mais diversas situações, o que também evita injustiças e tratamento diferenciado. 

• Permitir o planejamento a longo prazo: se não existem regras padronizadas para as viagens corporativas, também não existe a possibilidade de estimar quanto será gasto nessas viagens ao longo de determinado período. 

Isso causa uma instabilidade ainda maior para os gestores, que precisam perder horas examinando relatórios extensos e confusos, muitas vezes avaliando cada caso de forma particular. 

Uma vez definidos parâmetros únicos para cada deslocamento, é possível prever exatamente o quanto será gasto em cada setor, de acordo com a quantidade de viagens. 

Agora que você já sabe a importância de montar sua política de viagens, vamos ver a melhor maneira de fazê-lo.

7 passos para elaborar uma política de viagens eficiente

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que cada política de viagens é única. 

Claro, você pode e deve se basear em modelos prontos para facilitar o trabalho, mas precisará modificá-los de acordo com as necessidades e características específicas da sua própria empresa.

Dito isso, vamos às sugestões para tornar seu documento o mais útil e eficiente possível:

Envolva todos os stakeholders no planejamento

Considerando que a Política de Viagens Corporativas afeta diretamente os processos de vários setores da empresa, é ideal que os mais relevantes sejam chamados para discutir juntos a sua implementação. 

Dessa forma o planejamento fica mais assertivo, pois passa a levar em conta não somente a visão dos gestores, mas as necessidades reais de cada time, evitando furos ou pontos imprecisos. 

Mapeie o histórico de viagens anteriores

Se a sua empresa já tem um histórico de viagens considerável, estudar os padrões existentes nelas pode adiantar o trabalho, dando uma visão mais clara do que não pode faltar no documento. 

Quais são os destinos mais comuns? Quais clientes exigem mais deslocamentos? Quais colaboradores viajam com mais frequência? Essas e outras perguntas podem dar o escopo inicial do seu plano. 

Defina os perfis de colaboradores

Empresas médias e grandes podem descobrir que diferentes colaboradores exigem diferentes parâmetros de viagem. 

Membros da diretoria, por exemplo, podem precisar se deslocar com mais frequência, gastando mais com jantares executivos, motoristas particulares ou hotéis. 

Nesse sentido, é interessante formular um documento específico para cada perfil de colaborador, garantindo assim que todos sejam contemplados dentro de suas necessidades, evitando injustiças ou insatisfações.

Determine os itens inclusos e valores máximos

Quais itens especificamente poderão ser solicitados por cada colaborador? 

Passagens aéreas, diárias de hotel, transporte e translado, alimentação… é necessário definir cada item da forma mais específica possível, para que não haja dúvida ao colaborador se aquele serviço cabe ou não na sua viagem. 

Estipulados os itens, é necessário definir os valores máximos de cada um, e de que forma o valor será repassado ao funcionário. 

As transferências serão feitas somente por reembolso? Esse pode ser um método complicado, já que o orçamento pessoal do colaborador ficaria comprometido até o retorno da viagem. 

Adiantamento seria uma boa alternativa? Cartão de crédito empresarial? Cada método tem suas vantagens e desvantagens, que precisam ser debatidas com as partes interessadas. 

Defina os modelos de relatórios e prazos 

Para otimizar ainda mais o fluxo dos processos, é interessante construir relatórios padrão para cada etapa da viagem: desde a solicitação, descrição dos itens e prestação de contas. 

Quanto mais detalhados e assertivos forem esses documentos, mais transparente será todo o processo e menor o risco de erros. 

Os prazos para solicitação e entrega dos relatórios também precisam ser bem especificados, facilitando assim o planejamento das viagens com antecedência. 

Informe as novas diretrizes a todos

Uma política de viagens que não é seguida pelos colaboradores não tem serventia. 

Dessa forma, tornar a nova política clara para todos os interessados no momento da implementação é fundamental, garantindo que não haja dúvidas ou pontos de insatisfação. 

Quanto mais objetiva, simples, transparente e justa forem as diretrizes da política de viagens, mais facilmente ela será aderida pelos colaboradores. 

Revise sempre

Uma empresa é um organismo dinâmico e, como tal, seus processos estão em constante mudança. 

Dessa forma, é natural que diretrizes estabelecidas hoje possam não contemplar mais as necessidades da equipe daqui há alguns meses. 

Estar sempre atualizando os parâmetros estabelecidos é fundamental para o bom andamento dos processos, a economia de recursos e a satisfação da equipe. 

Assim, você garante que sua política de viagens corporativas esteja estabelecida como uma das principais ferramentas norteadoras da empresa, cumprindo o papel para o qual foi desenvolvida: otimizar tempo, recursos, comunicação e planejamentos. 

Gostou do conteúdo? Comente aqui embaixo quais parâmetros são essenciais para a política de viagens da sua empresa!