Como usar a tecnologia a seu favor para garantir que a política de viagens da empresa seja seguida

Quando um colaborador precisa viajar a trabalho, é comum que ele tenha sido orientado a partir de algumas informações e diretrizes da empresa sobre como fazer o pedido de sua passagem aérea, reservar seu hotel e utilizar as opções de transporte urbano para se movimentar entre uma reunião e outra. A este conjunto de recomendações, dá-se o nome de política de viagens corporativas. 

A maior parte das empresas, sobretudo as maiores e as que têm negócios internacionais, atualizam e compartilham esse documento com bastante frequência. 

Com o crescimento dos negócios, chegam também a ruptura das barreiras digitais de comunicação e as parcerias que fazem com que empresas locais se tornem rapidamente negócios globais. Diante disso, fazer com que sua política de viagens faça sentido e seja, de fato, seguida, é um desafio que não se faz vencido se não pelo uso da tecnologia.

Se você quer melhorar o seu processo de gestão de viagens corporativas e entender como usar a tecnologia para garantir que a sua política de viagens seja seguida, continue a leitura desse artigo!

1. O que é uma política de viagens corporativas?
2. Por que minha empresa precisa de uma política de viagens corporativas?
3. Gestão de viagens corporativas e tecnologia
4. Como usar a tecnologia para aumentar a adesão à sua política de viagens
5. Experiência do colaborador, usabilidade e o impacto nos resultados da gestão de viagens corporativas

O que é uma política de viagens corporativas?

Grande parte das empresas têm diretrizes para condutas internas, boas práticas de posicionamento de mercado e bom relacionamento interno entre seus membros. Da mesma forma, os negócios que dependem de viagens corporativas costumam adotar um conjunto de regras e recomendações para que seus colaboradores viajem e se movimentem de forma econômica, segura e confortável.

A política de viagens corporativas tem como principal papel orientar cada colaborador que precisar sair do escritório, para cumprir uma função em outra cidade, estado ou país, para que ele siga certos padrões de reserva, compra e uso de serviços de viagens e mobilidade. 

Normalmente, as políticas de viagens se dividem, de forma geral, nas três principais etapas da jornada do viajante corporativo:

• Antes da viagem: como reservar sua passagem, como solicitar seu adiantamento de viagens, como analisar se a viagem é realmente necessária.
• Durante a viagem: qual é a conduta ideal dentro de um hotel, como se organizar para se movimentar do hotel para o endereço do seu compromisso, quais são os canais de suporte disponíveis para o colaborador durante uma viagem.
• Após o retorno: como prestar contas das despesas de viagem, como elaborar um relatório de viagens.

A propósito, se sua empresa não tem uma política de viagens, temos um artigo especial, explicando de forma muito didática como você pode estruturá-la, neste link aqui.

Por que minha empresa precisa de uma política de viagens corporativas?

Imagine que você trabalha em uma empresa de 100 funcionários que, em algum momento, precisam se movimentar ou viajar a trabalho. Se este é o seu caso, imagine a sua realidade para responder à seguinte pergunta: como organizar a consulta pelas melhores opções, a compra dos serviços de viagem (passagem aérea, hotel, aluguel de carro etc.) ou os relatórios de despesas após seu retorno, sem uma uniformização do processo?

Se cada um destes 100 (ou, se for o caso, ainda mais) profissionais escolher uma maneira diferente de adquirir serviços ou prestar contas dos gastos de cada uma de suas viagens corporativas, como a empresa poderá garantir a segurança destas compras e experiências de viagem e de mobilidade corporativa?

Para isso, existe uma referência — já utilizada pelas grandes corporações do mundo — que orienta toda a equipe (e, em alguns casos, até os fornecedores e parceiros) sobre como deve-se proceder para viajar ou se movimentar pela empresa, quando necessário.

A política de viagens corporativas é uma aliada não apenas do gestor ou da gestora de viagens, mas também do próprio viajante corporativo. É nela que estão as perguntas para que viagens e deslocamentos urbanos possam ser feitos de forma segura, sem infringir as regras de organização e qualidade que a empresa preza manter.

Gestão de viagens corporativas e tecnologia

Tecnologia é tudo que amplia a capacidade humana. Gerenciar viagens significa gerir processos e pessoas. E, quanto mais colaboradores que precisam viajar sua empresa tem, mais necessário se faz o uso de metodologias, técnicas e ferramentas para gerir este fluxo.

Como já falamos, acompanhar, orientar e gerenciar um pequeno número de colaboradores que costumam, vez ou outra, viajar pela empresa, é uma tarefa relativamente simples. Neste cenário, é possível que você utilize meios de comunicação intermais e abordagens menos estruturadas de recomendação e orientação. 

Com viagens corporativas esporádicas, e um grupo muito restrito de colaboradores que eventualmente as fazem, uma planilha de Excel e um caderninho podem ser grandes aliados para organizar essa rotina.

Mas, quando falamos de negócios de médio e grande porte, com centenas e milhares de colaboradores, orientar, acompanhar e gerenciar um número elevado de viagens de forma manual é definitivamente impossível. 

Além da grande quantidade de colaboradores em viagem (e outros tantos na expectativa de começarem sua próxima viagem corporativa) há também os trâmites burocráticos de conferência, integrações e análises depois do retorno dos viajantes corporativos.

Como usar a tecnologia para aumentar a adesão à sua política de viagens

Organizar tudo isso sem contar com a ajuda da tecnologia não é uma opção. Pergunte-se se você, gestor ou gestora de viagens, conseguiria fazer o seu trabalho se não pudesse contar com soluções e aplicativos que multiplicassem sua capacidade gerencial. Temos a certeza que, apenas de cogitar fazer tudo o que você faz, de forma manual, certamente te causa um grande pavor.

Plataformas de gestão de viagens corporativas permitem diversos tipos de configurações e parametrizações, para que a política de viagens da sua empresa seja acessível para todos os colaboradores que precisam se movimentar a trabalho.

Estas ferramentas permitem que você, enquanto gestor ou gestora, habilite regras de compra para todos os serviços de viagens. Isso significa que é possível parametrizar, de maneira sistêmica, limites para os gastos com passagens aéreas, diárias de hotel, locação de veículos etc.

Sem o uso da tecnologia, conferir todo esse trâmite de maneira manual seria inviável. Além das parametrizações das regras de viagem da sua empresa, soluções como essas trazem o benefício de orientar o viajante corporativo para as melhores práticas de viagem.

Além da pesquisa inteligente de voos e hotéis, essas ferramentas podem indicar se o viajante está optando por serviços que estão dentro ou fora da política de viagens da empresa. À medida que a política de viagens corporativas é atualizada, a equipe de gestão de viagens pode atualizá-la.

Experiência do colaborador, usabilidade e o impacto nos resultados da gestão de viagens corporativas

Com o avanço da tecnologia mobile e o crescimento do número de smartphones no Brasil, ganham destaque os aplicativos que resolvem dores reais e que estejam nas nossas mãos o tempo todo. Mais do que o benefício da usabilidade, aplicativos para o celular detém um grande valor no que diz respeito à rápida comunicação e a localização do colaborador que está fora da empresa a trabalho.

Dentre vários benefícios, levar a gestão de viagens para a tela do smartphone viabiliza:

• Comunicação mais assertiva, com canais de contato online sempre disponíveis na mão do colaborador.
• Visão completa da jornada de viagem, desde o uso de um serviço de mobilidade urbana, à passagem de avião e até o café da manhã na padaria próxima ao cliente.
• Identificação da posição do colaborador no mapa, antevendo para alertar sobre quaisquer eventos que possam colocar seu viajante corporativo em risco.

Fora isso, por simplificar a jornada pré, durante e pós-viagem, os apps de viagens corporativas asseguram o seguimento da política de viagens das empresas enquanto facilitam a usabilidade. Com interfaces mais simples, autoexplicativas e com interações fluidas, os apps mobile ganham os corações dos viajantes corporativos, incluindo os mais exigentes.

Por fim, já sabemos que a gestão de viagens corporativas é responsável por garantir o cumprimento da política de viagens da empresa. Mas, sem uma tecnologia de ponta, que seja adotada com apreço pelos seus viajantes, os resultados podem ficar comprometidos.

E você, quais são as expectativas para o próximo panorama da dupla gestão de viagens corporativas e tecnologia? Deixe seu comentário, aqui no post, para que outros profissionais de gestão de viagens e de mobilidade possam compartilhar suas opiniões!