Como inovar na gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens

Seja para uma viagem a trabalho ou não, fato é que os processos de adiantamento e reembolsos de despesas são as etapas mais cansativas, tanto para quem viaja, quanto para quem gerencia os gastos.

Além de representarem um enorme e burocrático desafio, os reembolsos e adiantamentos são processos extremamente antigos e engessados, que praticamente funcionam da mesma maneira há muito tempo e com pouca margem para melhorias.

O resultado de tudo isso é insatisfação por toda a parte. Afinal, quem cuida da gestão de reembolsos continua a ter a sensação de estar gastando mais tempo que o necessário e quem solicita, ainda tem o desgaste de aguardar pela aprovação. 

Em uma era tão tecnológica, será mesmo que não há uma forma mais prática e inovadora, que seja benéfica para todos os envolvidos? Para o seu alívio — e da empresa toda —, existe sim.

Veja a seguir, como é possível inovar na gestão de despesas e assim, ganhar muito mais agilidade em processos que costumam ser demorados e burocráticos. 

Como os processos de adiantamento e reembolso funcionam?

Para poder inovar, é necessário entender muito bem como os dois processos funcionam atualmente, de acordo com as políticas internas da empresa.

Reembolso de despesas

Apesar de simples, o reembolso funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho. Mas é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.

Além disso, o reembolso corporativo é reativo. Isso significa que a empresa acaba por “pagar” sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. Em alguns casos, a empresa pode se recusar a reembolsar o colaborador — mas, para isso, precisará assumir os riscos de desgastar a sua relação com o membro do time e, em casos extremos, ser acionada legalmente.

Adiantamento de viagem

Os adiantamentos são menos comuns que os reembolsos, mas ainda assim bastante presentes na rotina de quem viaja a trabalho (sobretudo pela primeira vez). Adiantamentos de valores envolvem a aprovação e a antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor conforme as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.

A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, especialmente na etapa final do processo: a prestação de contas. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos, uma vez que o pagamento é feito antes da compra de serviços ou produtos, em si. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.

Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai. 

Para acabar com toda a burocracia e os riscos de uma só vez, a tecnologia pode ser uma aliada e tanto. Além de inovar, você também pode facilitar, automatizar e, possivelmente, eliminar processos burocráticos. 

Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet

Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

Gostou do nosso conteúdo? Compartilhe no LinkedIn! 

E continue acompanhando o nosso blog para ler muito mais conteúdos sobre esse tema. Até a próxima 😉