Viagem a trabalho internacional: guia para gestores de viagens

Expectativa, grandes oportunidades e desafios: três itens que vão na bagagem em toda viagem a trabalho internacional – seja do lado da empresa ou do colaborador viajante, não é mesmo?

Além de todos os processos da gestão de viagens corporativas, o deslocamento internacional exige, naturalmente, um planejamento mais cuidadoso de todos os envolvidos. Por isso, nesse texto vamos falar com os gestores, ajudando a entender o cenário e como podem atuar com mais assertividade nesse processo.

Preparamos um material que combina pontos técnicos da gestão de viagens corporativas com dicas e sugestões que poderão ajuda-lo(a) a fazer a diferença para sua equipe e empresa.

Confira, então, a seguir os 10 pontos que merecem sua atenção e depois compartilhe em seu LinkedIn – pode ser útil para mais pessoas que te acompanham por lá ;]

Pesquise qual é o melhor seguro viagem para o destino

Sim, o destino pode influenciar na escolha de diversos itens de uma viagem, incluindo o seguro. O sistema de saúde do país pode ser precário, por exemplo, exigindo, portanto, um seguro mais abrangente. O contrário também pode acontecer, possibilitando contratar uma opção mais básica.
Esse deve ser o ponto de partida do seu planejamento – pensando no bem-estar do seu funcionário e no duty of care.

Esteja disponível para contato direto 100% do tempo

Independentemente de ter o seguro viagem contratado, é fundamental estabelecer um canal direto empresa-viajante, disponível 24h por dia/7 dias por semana. Além de trazer mais segurança ao funcionário, também pode ser útil para solucionar dúvidas com a política de viagem corporativa ou até mesmo de assuntos de interesse da empresa que precisem ser resolvidos durante a viagem.

Defina, portanto, se você ou outra pessoa ficará responsável por esse “plantão” – e também qual canal será usado: telefone, app de mensagens instantâneas, etc.

É interessante também pensar em um fluxo de soluções para possíveis imprevistos que possam surgir. Esteja preparado e prepare seu funcionário!

Prepare uma ficha especial com os dados do colaborador

É importante que a empresa tenha os principais dados do funcionário atualizados antes de uma viagem a trabalho internacional. Endereço, WhatsApp, telefone de familiares para contato… prepare uma ficha padronizada e lembre-se de pedir atualização a cada viagem.

Idioma, cultura, clima, contexto: prepare seu colaborador

Que tal montar um breve manual com informações úteis para o funcionário que irá viajar? Clima que encontrará, expressões idiomáticas que deve evitar, como deve ser portar em seus compromissos, caso exista alguma particularidade sociocultural, etc.

Embarque na viagem com sua equipe, esse papel pode ser sua responsabilidade e fazer toda diferença no resultado.

Monitore as notícias do destino antes e durante a viagem

Seguindo a mesma sugestão do tópico anterior, é interessante que você esteja atento(a) aos acontecimentos do país destino. Mudanças climáticas, cenários econômicos, políticos, eventos, etc: são diversos os fatores que podem ocorrer e impactar uma viagem.

Deixe no radar esse monitoramento e tenha mais ferramentas para se preparar e preparar seu funcionário!

Permita que o colaborador participe das decisões

Como falamos, uma viagem a trabalho internacional gera muitas expectativas e, por isso, pode ser muito positivo ouvir a opinião do viajante para alguns detalhes, como horário do voo e necessidades especiais de hospedagem – itens que podem impactar diretamente na permanência e produtividade do colaborador.

Repasse a política de viagens corporativas 

Destaque os pontos mais relevantes de forma clara antes de o funcionário viajar. É importante que ele se sinta seguro com as normas e orientações da gestão de viagem corporativa.

Oriente e disponibilize-se para ajudar

Entenda que pode ser a primeira vez do seu colaborador no país ou até mesmo a primeira viagem internacional a trabalho dele. Sendo assim, ofereça ajuda no planejamento, mesmo no que teoricamente não é responsabilidade da empresa, como por exemplo:

• Com passaporte, visto e outras documentações necessárias – dê essa assessoria e orientações para seu funcionário se preparar.
• Com o planejamento financeiro – veja se ele(a) tem dúvidas quanto ao câmbio e cartões que poderá usar na viagem.
• Com vacinas exigidas e outras questões sanitárias – faça um checklist disso e de toda documentação necessária
• Pacote de dados internacional/chip – garanta que seu colaborador se informe e escolha a melhor forma de ter internet disponível no destino.

Oriente em relação ao turismo na viagem internacional a trabalho

É muito comum – e até saudável- que em uma viagem a trabalho internacional o funcionário encaixe um pouco de lazer entre os compromissos, ao fim de semana, em uma escala ou até mesmo estender a estadia para passear um pouco pelo destino. Você já ouvir falar sobre Bleisure? Clique para conferir um artigo mais detalhado sobre essa tendência!

Permitir essa flexibilidade entre trabalho e turismo pode ter um impacto muito positivo para a produtividade do seu funcionário. Nossa sugestão é, mais uma vez, revisar bem a política de viagens corporativas e o compliance da sua empresa para que essa combinação funcione bem para todos.

Informe-se mais sobre o Bleisure em nosso blog. É sempre bom atualizar-se sobre as práticas que são interessantes para o mercado, para sua equipe e empresa.

Muitas ideias podem voltar na bagagem!

Uma viagem a trabalho internacional, seja para um congresso, prospecção, parceria com outras sedes ou visita a clientes, colocará seu/sua funcionário(a) frente a frente com novas culturas e formas de trabalhar. Isso pode ser muito positivo. Por isso, dê espaço para que ele(a) exponha as ideias, incentive! Faça uma reunião de feedback que vá muito além dos processos necessários na gestão de viagem corporativa.

Chegamos então ao final do nosso artigo e esperamos que você, como gestor(a) se sinta mais preparado(a) para planejar a próxima viagem a trabalho internacional da sua equipe. Se achou interessante, lembre-se de compartilhar no LinkedIn para que mais pessoas recebam essas informações!

Aqui em nosso blog nós temos diversos outros artigos que trazem informações e novidades do mercado que podem te ajudar a transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa.

Fique à vontade para conferir e até a próxima!