Sourcing de fornecedores: o que é e como aplicar na gestão de viagens corporativas

Para que uma viagem corporativa tenha sucesso, é essencial contar com uma gestão eficiente, que otimize os recursos da empresa sem prejudicar a experiência do colaborador.

Isso só é possível com processos bem estruturados e parcerias de qualidade, e é aqui que o sourcing de fornecedores entra em cena.

Se o seu objetivo é identificar, selecionar e negociar com os melhores fornecedores de serviços de viagens, como hotéis e companhias aéreas, é fundamental entender o conceito de sourcing.

Siga a leitura para descobrir o que é, como funciona esse processo e seus benefícios para a gestão de viagens corporativas!

O que é sourcing?

O sourcing é o processo estratégico de pesquisa, análise, identificação e seleção de fornecedores qualificados para oferecer produtos ou serviços que atendam às necessidades da empresa.

Mais do que uma simples busca, o sourcing envolve a definição de critérios de qualidade e a análise de fatores que vão além do preço, com o propósito de estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores que entreguem soluções eficientes e com bom custo-benefício.

O objetivo é garantir que os recursos da empresa sejam utilizados de forma estratégica, alcançando a máxima qualidade e eficiência, sem ultrapassar o orçamento e respeitando as políticas internas.

No contexto de viagens corporativas, o sourcing envolve a busca por fornecedores de transporte, hospedagem, alimentação, seguros, entre outros serviços necessários para o deslocamento dos colaboradores. 

Qual é a importância do sourcing?

Um processo de sourcing bem estruturado garante não só a seleção dos fornecedores certos, mas também a construção de parcerias estratégicas e duradouras, promovendo negociações vantajosas para todos os envolvidos.

Outros benefícios do sourcing incluem:

• Controle de custos e flexibilidade nas negociações;

• Garantia de conformidade com padrões de qualidade e exigências legais e corporativas;

• Gestão mais dinâmica e eficiente no dia a dia;

• Maior confiabilidade, reduzindo riscos de falhas operacionais;

• Acesso a condições diferenciadas, descontos e benefícios exclusivos;

• Maior satisfação do cliente (ou colaborador, no caso de viagens corporativas);

• Alinhamento com práticas de sustentabilidade e compliance.

Conheça os diferentes tipos de sourcing

Apesar do conceito de sourcing estar focado na busca e seleção de fornecedores, existem diferentes tipos e estratégias para aplicá-lo. Conheça abaixo as principais categorias:

Sourcing local

Refere-se à procura de fornecedores situados na mesma área ou país que a empresa, facilitando a logística, permitindo entregas mais rápidas e custos reduzidos de transporte.

Sourcing global

Consiste na procura de fornecedores em diferentes países ou regiões. Sua maior vantagem é o acesso a uma maior variedade de alternativas, o que pode resultar em preços mais baixos ou produtos especializados.

Multi-sourcing

Essa estratégia consiste em contratar diversos fornecedores para o mesmo produto ou serviço, diminuindo o risco de dependência de um único parceiro e aumentando a competitividade.

Single-sourcing

Ao contrário do multi-sourcing, essa estratégia se baseia na contratação de um único fornecedor para atender a uma necessidade específica. Embora possa fortalecer a parceria, ela também aumenta o risco da dependência desse fornecedor.

Sourcing de longo prazo

Utilizado para criar acordos de longa duração, com vários anos de contrato, garantindo estabilidade nos preços e fornecimento contínuo de recursos.

Sourcing de curto prazo

Refere-se à busca por fornecedores para atender a necessidades imediatas ou temporárias, como demandas sazonais, projetos específicos ou situações emergenciais. 

Este último caso também pode ser classificado como sourcing de emergência, que ocorre quando o fornecedor principal não consegue cumprir uma entrega ou em situações inesperadas, como desastres naturais ou falhas na produção.

Sourcing estratégico

Envolve a seleção de fornecedores com base em uma análise minuciosa do valor que cada fornecedor pode agregar ao negócio. Essa é uma categoria importante, por isso, vamos detalhá-la a seguir. Confira!

O que é sourcing estratégico?

Também conhecido como strategic sourcing, esse modelo é uma abordagem mais avançada e detalhada, focada na criação de valor sustentável e na conquista de vantagem competitiva no mercado.

O sourcing estratégico avalia fatores mais complexos, como qualidade superior, capacidade de inovação, integração com tecnologias de ponta e alinhamento com os objetivos de longo prazo da empresa.

Além disso, o strategic sourcing envolve uma análise contínua das necessidades do mercado e dos fornecedores, o que permite que a empresa se adapte rapidamente a mudanças e novos desafios no ambiente de negócios.

Com isso, é possível garantir inovação constante, alta qualidade e consistência nas entregas, além de maior eficiência, competitividade e redução de custos.

Principais etapas do processo de sourcing na gestão de viagens corporativas

Agora que você já sabe o que é sourcing, quais seus tipos e vantagens, é hora de aplicá-lo na prática em sua gestão de turismo corporativo.

A forma como a empresa estrutura sua estratégia de sourcing pode variar de acordo com o porte, os objetivos e o setor de atuação, por exemplo.

No entanto, existem algumas etapas básicas que fazem parte do processo de sourcing de maneira geral, e podem ser adaptadas à realidade das viagens a trabalho. Confira abaixo:

1. Identificação de necessidades

Antes de iniciar o processo de sourcing, é importante entender as necessidades, gaps e pontos de melhoria da sua gestão de viagens corporativas.

Identifique quais são os tipos de serviços necessários, o orçamento disponível e algumas necessidades específicas, como destinos comuns, frequência de viagens e perfil de viajante.

Além das necessidades, é interessante definir metas e KPIs para direcionar o processo e avaliar seu sucesso após a implementação dos novos fornecedores. 

2. Definição de critérios e parâmetros

Com as necessidades e metas bem definidas, o próximo passo é estabelecer critérios claros para selecionar fornecedores. 

Esse processo é muito importante para avaliar e filtrar os fornecedores em potencial, garantindo que todos cumpram os requisitos essenciais da empresa. 

Os parâmetros a serem considerados podem envolver preço e condições de pagamento, qualidade do serviço, SLA de atendimento, reputação, experiência no segmento de atuação da empresa, conformidade com a política de viagens interna, entre outros aspectos.

3. Pesquisa

Após mapear suas necessidades e definir parâmetros de avaliação, é hora de avaliar o que o mercado tem a oferecer. 

Para isso, pesquise sobre possíveis fornecedores e identifique aqueles que atendem aos critérios definidos. Isso pode ser feito através de buscas na internet, benchmarking com parceiros e concorrentes e, claro, com a ajuda de uma agência de viagens corporativas.

Essa análise ajudará a identificar as melhores opções e entender como cada fornecedor se posiciona no mercado, garantindo uma seleção mais informada e estratégica.

4. Pré-seleção de fornecedores

Com base nas pesquisas, defina os fornecedores mais promissores para, então, realizar uma análise mais aprofundada. Isso pode envolver visitas técnicas e auditorias, por exemplo.

Dessa forma, você terá uma lista de fornecedores reduzida, com um número gerenciável de empresas para realizar negociações iniciais e solicitar propostas formais.

Na gestão de viagens corporativas, essa etapa está relacionada ao RFI (Request for Information, ou Pedido de Informação).

5. Propostas e negociações

Nesta etapa, sua empresa deve avaliar as propostas com base nos critérios pré-definidos, comparando o que cada fornecedor tem a oferecer. Esse também é o momento de negociar condições mais vantajosas e solicitar garantias contratuais para assegurar a qualidade e a disponibilidade dos serviços de viagem.

Dentro do processo de bid de viagens, essa etapa pode incluir um RFP (Request for Proposal, ou Solicitação de Proposta). Esse documento deve detalhar os serviços requisitados, as especificações técnicas e as homologações necessárias, garantindo que as propostas sejam entregues dentro do padrão exigido pela sua empresa, o que facilita a comparação.

Quer saber mais sobre o bid de viagens corporativas? Confira nosso artigo completo!

6. Implementação e monitoramento

Após selecionar o fornecedor ideal, implemente o acordo e monitore continuamente o desempenho do parceiro. 

Acompanhe a satisfação dos viajantes corporativos, os custos envolvidos, entre outros fatores importantes para garantir que os acordos sejam cumpridos e que a relação com o fornecedor permaneça saudável e produtiva.

O uso da tecnologia no sourcing 

A tecnologia pode ser uma grande aliada no processo de sourcing, trazendo soluções que otimizam a seleção e a gestão de fornecedores. 

Ferramentas de automação, por exemplo, podem criar e gerenciar solicitações de propostas de forma rápida e eficiente, classificando e comparando as informações recebidas com base em critérios predeterminados.

A utilização de big data e ferramentas analíticas permite a coleta e a análise do desempenho de fornecedores, como a qualidade dos serviços, o cumprimento de prazos e a conformidade com os contratos. 

Essa tecnologia pode ser potencializada com o uso da inteligência artificial para prever demandas futuras, garantindo uma gestão de sourcing mais proativa.

Outra crescente tendência que pode apoiar o processo de sourcing são as agências de viagens corporativas digitais, que encurtam caminhos e conectam empresas aos melhores fornecedores de serviços de viagem, tudo de forma online, rápida e prática. 

Uma delas é a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

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Maior agência de viagens corporativas com tecnologia própria da América Latina, a VOLL une inteligência e inovação para oferecer soluções completas para a gestão de mobilidade, viagens e despesas corporativas.

Em um só lugar, centralizamos toda a jornada de viagem, agilizando a rotina tanto do gestor quanto do viajante. Assim, você tem acesso aos melhores fornecedores para passagens aéreas, hotéis, mobilidade e outros serviços essenciais para suas viagens corporativas.

Dessa forma, ajudamos sua empresa a alcançar a melhor relação custo-benefício, garantindo total conformidade com suas normas internas. 

Isso porque o gestor de viagens pode personalizar as configurações, cadastrar regras e limites personalizados, de acordo com a política da empresa.

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