RFI em viagens corporativas: o que é e como elaborar

A gestão de viagens corporativas envolve muitos desafios, desde a otimização de custos até a garantia de segurança e conformidade para os colaboradores viajantes, e a escolha dos fornecedores certos tem impacto direto em todas essas questões. 

Para escolher os parceiros e soluções de viagem mais adequados, muitas empresas realizam um processo chamado bid de viagens corporativas, que envolve a busca e a licitação de fornecedores para selecionar as melhores opções.

Nesse contexto, o RFI (Request for Information) é uma etapa essencial, pois possibilita uma avaliação detalhada do mercado antes da tomada de decisão.

Quer entender melhor o que é o RFI e como elaborá-lo de maneira eficaz? Continue a leitura!

O que é RFI? 

A sigla RFI significa Request for Information, ou Pedido de Informação, em português. 

Essa é uma etapa inicial do bid para coletar informações detalhadas de empresas prestadoras de serviços de viagem, como locadoras de veículos, companhias aéreas e agências, antes da contratação. 

O objetivo do RFI é conhecer melhor as opções disponíveis no mercado e tomar decisões mais precisas, alinhando expectativas, esclarecendo dúvidas iniciais e definindo critérios para a escolha do parceiro mais adequado.

O RFI também possibilita que as empresas conheçam os fornecedores além da precificação, avaliando sua capacidade de atender a requisitos específicos, como compliance, segurança e personalização de serviços.

Dessa forma, o RFI estabelece uma base sólida para as etapas seguintes do bid, que incluem a solicitação de propostas (RFP) e as negociações finais.

Quer saber mais sobre o bid de viagens corporativas? Confira nosso artigo completo!

Quais são as diferenças entre RFI e RFP?

Embora ambos sejam utilizados em processos de seleção de fornecedores, o RFI e o RFP (Request for Proposal, ou Pedido de Proposta) possuem objetivos diferentes.

O RFI tem como foco a coleta de informações gerais sobre os fornecedores, oferecendo uma visão inicial das suas competências e experiências.

Já o RFP é usado para solicitar propostas comerciais formais e detalhadas de fornecedores selecionados previamente.

Ambos fazem parte do processo de bid e são documentos complementares, porém, aplicados em momentos diferentes: o RFI é usado na fase inicial da seleção, quando a empresa ainda está avaliando opções. 

Já o RFP é utilizado posteriormente, quando já há um entendimento claro das necessidades da empresa e ela busca propostas concretas.

Dessa forma, o RFI é um documento mais aberto, permitindo que os fornecedores compartilhem informações gerais, enquanto o RFP é mais estruturado, com requisitos técnicos específicos, além de detalhes sobre orçamento e precificação.

Qual é a importância do RFI?

Elaborar um RFI é essencial para facilitar o processo de escolha de fornecedores, permitindo que a sua empresa conheça melhor o mercado e tome decisões mais assertivas. 

Dessa forma, o RFI beneficia toda a gestão de viagens corporativas, além de garantir serviços de qualidade para os viajantes. 

Entre as principais vantagens de elaborar um RFI, destacam-se:

Custo-benefício

O RFI permite que sua empresa equilibre precificação e qualidade, realizando uma triagem inicial para avançar apenas com fornecedores que atendam às suas exigências, sem ultrapassar o orçamento.

Inovação

Ao analisar informações detalhadas de diversos fornecedores, a empresa tem a oportunidade de identificar soluções inovadoras, novas tecnologias e abordagens diferenciadas de serviço.

Tomada estratégica de decisão

Um RFI bem planejado oferece informações essenciais que ajudam os responsáveis pela tomada de decisão a entender as capacidades dos fornecedores. 

Isso permite que os critérios mais relevantes para um futuro RFP sejam estabelecidos, além de eliminar fornecedores que não atendem aos requisitos antes de um processo formal de seleção.

Redução de riscos

Conhecendo melhor os fornecedores desde o início do processo de seleção, sua empresa reduz o risco de contratar serviços que não estejam alinhados com suas necessidades ou com as normas de conformidade regulatória.

Clareza

O RFI torna o processo de contratação mais transparente, deixando claras para o mercado as necessidades da empresa e permitindo uma melhor compreensão das vantagens e desvantagens das opções disponíveis.

Como elaborar um RFI?

A elaboração de um RFI eficiente requer planejamento e clareza sobre os objetivos da empresa, garantindo uma avaliação estratégica dos possíveis fornecedores. 

Para isso, alguns passos podem ser seguidos:

1. Defina os objetivos do RFI

Antes de iniciar a elaboração do documento, mapeie as necessidades da sua gestão de viagens e quais informações deseja obter nesse processo. 

Faça um levantamento interno para entender quais desafios a empresa enfrenta na gestão de viagens atualmente, e se o objetivo do RFI é apenas mapear o mercado ou já começar a filtrar fornecedores, por exemplo.

2. Identifique as áreas impactadas

Um RFI eficaz deve envolver todos os departamentos da empresa que serão impactados pela escolha dos novos fornecedores. 

Então, identifique e reúna todos os stakeholders internos que podem contribuir com a elaboração do documento. 

Gestores de viagem, equipe de compras, financeiro, RH, jurídico e TI são alguns exemplos comuns.

3. Forneça informações sobre a sua empresa

O objetivo do RFI é proporcionar um entendimento mútuo. Enquanto você busca conhecer as soluções e capacidades dos fornecedores, é importante que eles compreendam a realidade da sua empresa para oferecer informações mais relevantes. 

Assim, os potenciais parceiros poderão apresentar de forma mais detalhada como suas soluções podem agregar valor ao seu negócio, tornando o RFI ainda mais eficaz.

Para isso, compartilhe sua missão, visão, valores, desafios enfrentados na gestão de viagens, além de suas metas, objetivos e expectativas.

4. Estabeleça as perguntas

Essa é a parte central do RFI e deve ser elaborada com cuidado. As perguntas devem estar totalmente alinhadas às necessidades e desafios da empresa. 

Por isso, detalhe-as e personalize-as ao máximo para garantir que todas as informações essenciais sejam obtidas, reduzindo dúvidas futuras.

As categorias das perguntas podem incluir:

• Informações sobre histórico e experiência do fornecedor;

• Soluções oferecidas;

• Infraestrutura e tecnologias utilizadas;

• Políticas internas, certificações e compliance;

• Precificação e formas de pagamento.

5. Defina os critérios de avaliação

Para garantir mais transparência ao processo e facilitar sua escolha, os critérios de seleção dos fornecedores devem ser apresentados no RFI. Alguns exemplos são:

• Experiência e credibilidade no mercado;

• Qualidade dos serviços;

• Capacidade de atendimento e suporte;

• Inovação e digitalização das soluções;

• Aderência às exigências de compliance e segurança;

• Flexibilidade na precificação e pagamento;

• Adequação a critérios ESG.

Modelo de estrutura de RFI

O RFI deve ser organizado de forma lógica e clara para facilitar a análise das respostas. 

Desenvolvemos um modelo de estrutura que pode ser usado como base e personalizado de acordo com as suas necessidades. Confira:

1. Apresentação da empresa: informações básicas, missão, visão e valores, expectativas do processo;

2. Escopo e necessidades: política de viagens atual, volume de viagens, desafios enfrentados;

3. Requisitos técnicos e operacionais;

4. Perguntas sobre o fornecedor;

5. Critérios de avaliação;

6. Prazo e formato de resposta exigidos;

7. Próximos passos e contato para dúvidas.

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