As etapas de pedidos de adiantamento e reembolsos são, com certeza, as mais cansativas na gestão de despesas corporativas.
Para quem gerencia, a sensação é de estar gastando mais tempo que o necessário. Já para quem solicita, além da demora na aprovação, há sempre a necessidade de guardar todas as notas fiscais de restaurantes, transporte ou qualquer outro pequeno gasto para depois, realizar a prestação de contas.
Será que existe uma maneira melhor de simplificar os gastos e facilitar a gestão de adiantamentos e reembolsos corporativos, acabando de vez com essa verdadeira “dor de cabeça”? É o que vamos entender a seguir.
Para poder simplificá-los, é necessário entender muito bem como tanto o adiantamento quanto o reembolso funcionam. Mesmo que as políticas internas variem de acordo com cada empresa, de maneira geral, os dois processos são muito bem definidos.
O reembolso, apesar de simples, funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho. Mas é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.
Além disso, o reembolso corporativo é reativo. Isso significa que a empresa acaba por “pagar” sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. Em alguns casos, a empresa pode se recusar a reembolsar o colaborador — mas, para isso, precisará assumir os riscos de desgastar a sua relação com o membro do time e, em casos extremos, ser acionada legalmente.
Os adiantamentos são menos comuns que os reembolsos, mas ainda assim bastante presentes na rotina de quem viaja a trabalho (sobretudo pela primeira vez). Adiantamentos de valores envolvem a aprovação e a antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor de acordo com as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.
A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, especialmente na etapa final do processo: o encontro de contas. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos, uma vez que o pagamento é feito antes da compra de serviços ou produtos, em si. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.
Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai.
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Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
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É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
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Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
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Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
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A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
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