Pagar com o cartão corporativo é até fácil, difícil é aceitar com a mesma disposição os processos de adiantamento, reembolso e auditoria.
Por que não é tão fácil assim passar por estas etapas sem grandes estresses? Todos os processos citados são lentos, passíveis a erros catastróficos e prejuízos de dinheiro e produtividade.
Continue a leitura a seguir para entender melhor o que a utilização de um cartão corporativo traz de empecilho para a sua rotina de gestor, ou até mesmo viajante a trabalho.
A maioria das empresas tem meios de controlar as despesas pagas com cartão de crédito corporativo já bastante consolidados. Apesar disso, a gestão das faturas quase sempre é um processo complicado, burocrático e passível de fraudes.
O procedimento mais utilizado para tentar garantir que todos os pagamentos feitos com cartão corporativo de fato aconteceram como o esperado é por meio da prestação de contas.
Nela, espera-se que o colaborador responsável pelo cartão, justifique cada pagamento realizado, apresentando o motivo pelo qual a compra foi feita em cada data listada na fatura. Se a despesa não estiver de acordo com a política de despesas corporativas, ela pode ser considerada como uma irregularidade.
A rotina de prestação de contas, cansativa como ela é, faz parte da sua sistemática. E acontece todo mês. Sem falta. Isso significa que os colaboradores (e altos executivos) precisam parar de focar naquilo que foram contratados para fazer, para se dedicar às exaustivas horas para enviar seu relatório de despesas, reembolsos e afins.
Mesmo que você tenha uma plataforma tecnológica para fazer isso, parte deste trabalho sempre será humano e, convenhamos, uma grande perda de tempo, foco, eficiência e produtividade.
É principalmente neste momento de prestação de contas, que o uso do cartão corporativo se torna um verdadeiro problema. A lentidão e, por vezes, ineficiência na conciliação de despesas, causa prejuízos à empresa e estresse para seus colaboradores.
A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, ganhar eficiência e produtividade, sendo acessível para os profissionais que precisam viajar a trabalho ou pagar qualquer outro gasto corporativo.
Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.
Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.
Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.
É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.
Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.
Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.
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