O relatório de viagem é tão comum no mundo corporativo que até ganhou uma sigla: RDV. Porém, é um documento que pode gerar frustrações e desentendimentos entre gestores de viagens e viajantes a trabalho.
Este mal-estar em relação ao documento tem um motivo: o RDV é um processo, geralmente, manual, que depende de uma extensa papelada — envolvendo numerosos dados de viagens, comprovantes, recibos e notas fiscais do viajante.
Pensando nisso, preparamos um texto completo com tudo que você precisa saber para entender o porquê de evitar o RDV. Leia e compartilhe em seu LinkedIn para ajudar mais colegas da área! É sempre bom ser portador de conhecimento.
Para entender a função do relatório de viagens é preciso lembrar de dois pontos:
Tendo isso em mente, fica claro que é preciso adotar estratégias para controlar e monitorar todos os gastos dos colaboradores em viagens corporativas para assim, garantir que os recursos da empresa sejam usados de forma estratégica, inteligente e justa.
O RDV é, na prática, um relatório elaborado pelo colaborador compilando os gastos com deslocamento e viagens a trabalho para apresentar ao gestor, que deverá aprová-lo para dar continuidade ao processo de reembolso.
Apesar de parecer que o primeiro passo é do colaborador, que deve armazenar e apresentar as despesas no RDV, quem inicia o processo é a empresa. Como? Padronizando o relatório e se responsabilizando por criar uma política de viagens corporativas otimizada e prática.
Cabe à sua empresa padronizar o Relatório de Despesas de Viagem de forma personalizada, mas 4 itens são considerados indispensáveis para a otimização do documento:
Com todas as informações e tempo que ele exige, já deu para perceber que não é, sistematicamente, a melhor escolha a ser feita, não é mesmo?
É possível perceber que, embora pareça bastante útil, é um documento gerado envolvendo muita exaustão. Como se já não bastasse isso, ainda há o risco da imprecisão das suas informações, o que pode prejudicar pagamentos de reembolsos, conhecimento de custos totais e estratégias de redução de custos.
Aliás, o reembolso é uma consequência do RDV que, hoje em dia, nem sequer precisa existir. Afinal, já existe uma plataforma digital que realiza a pré-conciliação automática de todas as despesas corporativas do colaborador, sem precisar ocupar tantos gestores e profissionais da área financeira com tudo isso.
Esta informação despertou sua curiosidade? Fique atento às informações a seguir para saber todos os detalhes desta revolução na gestão de despesas corporativas.
Confira os riscos que o RDV pode trazer para o êxito da gestão de despesas corporativas.
Agora, imagine que em cada um destes retornos, um executivo de alto cargo, com a agenda abarrotada de compromissos, tenha que parar tudo que está fazendo, para preencher informações repetitivas e das quais, por vezes, não se lembra da origem de suas divergências.
Para os níveis abaixo da gerência, não é diferente. Todo o processo que envolve o reembolso de despesas é uma preocupação a mais que os profissionais não desejam ter, não somente pela exaustão do processo, mas por possibilidade de constrangimentos quanto à divergência de informações e negativas.
É um prejuízo de tempo, empecilho para o fechamento de negócios que precisam de atenção imediata e para o clima organizacional. Ninguém realiza este tipo de tarefa sem sentir decepção com quem a solicita repetidamente e de forma tão exaustiva.
Da mesma forma que quem a solicita pode se irritar por ter que fazer isso com tanta frequência, por uma suposta falta de atenção do colaborador.
Além do RDV ser, quase sempre, um processo complicado, burocrático e passível de não ter a exatidão que se precisa, pode facilitar fraudes por parte de colaboradores.
Aqueles que ainda necessitam de adiantamentos e/ou um cartão de crédito corporativo, obtém com isso facilidade de utilizar os valores e limites concedidos para compras pessoais.
Alguns até acreditam que “pegar emprestado” parte deste dinheiro e devolvê-lo depois é fácil e não e não acarreta nenhum problema. Todavia, descobrem logo depois que não é bem assim e que estão cometendo irregularidades. Este é mais um atraso a ser incluído no RDV.
Qual a consequência? O acréscimo de obstáculos para o êxito da gestão de despesas.
Não para por aí, com as fraudes vêm os prejuízos, como exemplificamos a seguir.
Não é só o departamento responsável pelo RDV que passa pelas situações desgastantes relatadas anteriormente. O departamento responsável pela conciliação também não sai ileso.
Os responsáveis por finalizar a conciliação podem vir a “pagar no escuro” as faturas dos cartões corporativos para evitar juros. Como isso é uma consequência do uso manual do RDV?
Bom, atrasos de pagamento dessas faturas podem ocorrer devido às possíveis imprecisões dos relatórios de viagens — causadas pela dificuldade no rastreamento de recibos fornecidos, nem sempre completos e no formato solicitado pela política de despesas, com consequente falha em seus registros.
Desta forma, mesmo não tendo a clareza de quais gastos devem ou não ser cobertos pela empresa, prioriza-se a data de vencimento da fatura dos cartões de crédito corporativos e com isso, pode ser despendido um valor acima do devido pela empresa.
Por fim, todos os esforços que a empresa dedica para uma checagem eficiente e uma validação assertiva vão por água abaixo com os problemas causados pelo sistema manual nas mãos da auditoria – os quais citamos anteriormente.
O desperdício, então, não é só de dinheiro, mas também de mão de obra que não está focando naquilo que a empresa esperava de sua contratação. Desviando sua atenção para apagar incêndios gerados pelos RDVs.
Primeiramente, é preciso digitalizar os processos de coleta, organização e registro das informações fornecidas pelo viajante, automatizá-los e integrá-los em uma única plataforma.
Soa difícil? A boa notícia é que, ao contrário, é extremamente fácil e rápido utilizar uma ferramenta digital como o VOLL Pay.
Com o VOLL Pay, todos os pagamentos são realizados apenas após a identificação da despesa, ou seja, de forma pré-conciliada. É necessário apontar o motivo, tipo ou valor, e demais observações, antes que a transação seja autorizada.
Com isso, ao pagar, a prestação de contas e a autorização do pagamento acontecem no mesmo minuto. Você passa a ter mais visibilidade, controle e segurança durante todo o processo.
Desta forma, não há necessidade da criação manual de um RDV. Ele é realmente erradicado. Viajantes e gestores passam a ter menos atividades burocráticas e mais eficiência, para se dedicarem ao seu desenvolvimento e ao crescimento dos seus negócios.
Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.
Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.
Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.
É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.
Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.
Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.
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