Quais as principais habilidades do gestor de viagens para 2022?

Hoje é dia de estreia em nosso blog! Fernão Loureiro agora é nosso colunista mensal e inauguramos este espaço com uma tema muito relevante para o momento.

No passado, o nosso embaixador, Fernão Loureiro, fez um artigo conosco sobre quais as principais habilidades do gestor de viagens. Hoje, diante de tantas transformações neste último ano de pandemia, Fernão retorna ao blog da VOLL para atualizar este material. Acompanhe conosco!

O que faz um gestor de viagens?

O gestor de viagens, ou travel manager, é um profissional importante nas empresas que realizam viagens corporativas com frequência.

Ele é uma figura estratégica, e responde por um dos maiores custos das grandes corporações. A conta de viagens é conhecida por ser a segunda ou terceira maior despesa corporativa, ficando atrás apenas da folha de pagamento, nas maiores empresas do mundo.

Diante de tanta responsabilidade, a função do gestor de viagens permeia diversas atividades e ações estratégicas para o negócio. Algumas de suas atribuições são:

• manter e procurar novos fornecedores (e novidades) de viagens e de mobilidade
• monitorar em larga escala as reservas e emissões de passagens aéreas;
• monitorar em larga escala as reservas em meios de hospedagem;
• providenciar serviços de mobilidade urbana para os colaboradores;
• trazer melhorias na experiência do viajante corporativo (desde o planejamento da viagem até a fase de prestação de contas);
• centralizar e organizar todas informações relacionadas ao tema (políticas, normas, procedimentos);
• continuamente analisar dados para uma gestão mais eficiente.

Além do mais, ele também é encarregado de otimizar os valores relacionados a esses serviços para que a organização consiga ter os menores custos possíveis com viagens, mas sem perder eficiência, qualidade e — sobretudo — segurança.

Quais são as características de um gestor de viagens?

Para você conhecer o perfil de um bom gestor de viagens, convidamos uma das figuras que mais entende do assunto para uma entrevista. Fernão Loureiro é consultor empresarial, e compartilha anos de experiência com gestão de viagens e mobilidade nas maiores empresas do Brasil e da América Latina.

Ele já esteve à frente da gestão de viagens da Embaixada dos EUA, AmBev, Souza Cruz e Philips, por onde acumulou uma visão de vanguarda sobre como as organizações podem gerir seus programas de viagens de forma inteligente, econômica e humanizada.

Depois de um bate-papo muito inspirador e esclarecedor, separamos aqui seus principais aspectos:

O gestor de viagens precisa atuar como um ponto de apoio

Em uma empresa com centenas ou milhares de pessoas que precisam viajar para realizar suas atividades, é inevitável a existência de um perfil muito heterogêneo deste viajante. Em grandes corporações, é comum que existam profissionais que tenham uma predisposição maior às experiências digitais e de mobilidade, da mesma forma que também é comum haver quem ainda entrará em um avião pela primeira vez na vida.

Para ele, sob esta óptica, é importante que o gestor de viagens tenha uma atuação como um ponto de apoio em todos os assuntos pertinentes à mobilidade. Esclarecer dúvidas e intermediar as relações entre a empresa (e seus times que viajam) e companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, meios de pagamentos (assunto muito relevante hoje em dia com a transformação digital), plataformas de gestão de viagens online (os OTTs) sistemas de expense management etc.

“Além disso, este profissional também precisa ser um ponto de apoio para questões de segurança dos viajantes. É uma função que ganha destaque e relevância, por ser estratégica”, comenta Fernão.

Conhecer bem o perfil dos funcionários (e de suas viagens)

Como dissemos, o perfil do viajante corporativo varia bastante de acordo com cada empresa e suas necessidades. Afinal, algumas costumam trabalhar somente com deslocamentos locais ou interestaduais, enquanto outras operam com viagens internacionais também.

O papel do gestor não é simples. Ele deve se perguntar constantemente “quais são as necessidades do meu colaborador?”. A resposta para esta pergunta pode perfazer os tipos de viagem e de deslocamento que sua empresa demanda de seus viajantes.

Normalmente, roteiros mais complexos — como viagens internacionais ou trechos para regiões muito remotas — moldam um perfil de viajante mais carente de soluções que facilitem esta jornada.

Por isso, no entendimento de qual é essa jornada de viagem, o gestor de viagens deve se atentar para que todos os meios de transporte devem ser categorizados e gerenciados (em alguns casos, até providos pela empresa diretamente) — desde o patinete elétrico até a passagem aérea.

Sobre isso, Fernão compartilha que “a aviação deixou de ser o único ponto de atenção de um gestor; faz alguns anos que vai muito além. A mobilidade é presente em todos os níveis hierárquicos na empresa. É importante ter uma estratégia para cada nível”.

Assim, ao conhecer bem o perfil específico dos funcionários que viajam pela empresa, o gestor poderá atendê-los de forma adequada.

Conhecimento de processos eletrônicos

O gerente de viagens também precisa saber operar os programas utilizados para realizar a administração das viagens. Cada função — emissão de passagem, reserva de hotel, controle financeiro etc. — pode ser realizada por um diferente tipo de software que o profissional precisa conhecer bem, muito embora exista no mercado soluções em forma de app mobile como a VOLL que integra todas as funcionalidades em um só lugar.

Saber interpretar números e dados

Imagine a seguinte situação: sua empresa trabalha com dois fornecedores de aplicativos de transporte para que seus funcionários possam se locomover durante o trabalho. Porém, o número referente a esses gastos passa a ficar maior.

Ao observar o histórico, é notado que o tarifário de um dos fornecedores aumentou, o que fez viagens de mesmo percurso ficarem mais caras quando comparadas com as do outro app. Esse tipo de análise e interpretação de números faz parte da rotina do gestor de viagens.

Fernão defende que “administrar” é sinônimo de planejar. Redesenhar e redefinir novos passos devem ser ações feitas olhando para erros e acertos do passado, sempre olhando para as novas tecnologias e as oportunidades de levar inovação para dentro da empresa e do seu processo. Olhar relatórios e analisar tendências faz parte de uma estratégia de sucesso”.

Quais características um gestor de viagem deve ter em 2022?

Para ser um bom gestor de viagens corporativas, estar atualizado e estudar o mercado é essencial. Fernão destaca três principais características envolvendo soft e hard skills que, em 2022, são ainda mais importantes.

Duty of Care: a amplitude do que significa “cuidado”

O primeiro ponto é: saber cuidar BEM de pessoas. Pode parecer pouco, mas os gestores de viagens devem respirar Duty of Care (Dever de Cuidar). Isso não significa “cuidado” no sentido mais subjetivo da palavra, temos exemplos bem práticos do dia-a-dia. Um exemplo bem claro: como estão os valores de reembolsos de quilometragem e de alimentação da sua empresa?

Uma dica que Fernão dá é que se o valor está muito abaixo da média de mercado e não está acompanhando o ritmo do aumento da inflação dos preços, muito provavelmente o bem-estar do seu viajante corporativo está sendo prejudicado. Um valor de reembolso de KM menor que R$ 0.80 hoje em dia, por exemplo, já significa que seu colaborador está pagando do próprio bolso para viajar a trabalho. Como reter talentos e mantê-los motivados se o custo para isso, literalmente, é muito alto?

Cuidar bem de seus colaboradores é também prover dignidade e conforto para a realização das suas atividades.

Capacidade analítica para buscar oportunidades

Geralmente, no dia-a-dia, usamos boa parte das nossas faculdades mentais e a nossa inteligência para resolver problemas. Enquanto isso é, sim, muito importante, é preciso separar um tempo para buscar, analisar e aproveitar oportunidades.

Um exemplo simples disso é: já verificou se o plano de saúde da sua empresa oferece cobertura de seguro viagem para seus colaboradores dentro do Brasil ou em territórios como o MERCOSUL? Muitos gestores acabam pagando duas vezes por um serviço que já possuem, sem nem saber.

Empoderar e educar seus viajantes

Ser o ponto focal das viagens corporativas é o papel de todo gestor de viagens. Porém, ter colaboradores que aprenderam a ter autonomia para resolver problemas de baixa e média complexidade pode ser muito positivo para a empresa (o conceito de multiplicadores), como um todo. Isso evita a sobrecarga do gestor, os desvios de política, os problemas com o tempo de resposta que podem desanimar os envolvidos.

Para chegar a este ponto, é preciso desenvolver um esquema de trabalho com muito apoio aos viajantes e dedicação em ensinar, além de buscar ferramentas de viagem que prezem pela autonomia e o autosserviço.

Ao encontrar todas as características levantadas neste post em alguém interessado em se tornar o gestor de viagens da sua empresa, as chances de sucesso nessa ocupação serão grandes.

Quer saber mais sobre o tema? Continue acompanhando a coluna mensal do Fernão aqui no blog da VOLL!