Cartão corporativo: como usá-lo para garantir conformidade

Lidar com despesas corporativas pode ser um grande desafio, mas, com um cartão corporativo, a gestão financeira da empresa fica muito mais fácil. Isso porque ele ajuda a manter os gastos organizados e evita dores de cabeça na hora de prestar contas ou reembolsar despesas.

Seja para a compra de equipamentos de trabalho, pagamento de fornecedores ou para o uso em viagens corporativas, o cartão corporativo também é vantajoso porque elimina a necessidade de os colaboradores utilizarem seus recursos próprios e garante mais comodidade e agilidade em processos geralmente burocráticos.

Mas, para que seu uso seja feito da maneira correta, é preciso estabelecer algumas regras e garantir uma política de uso consistente. Neste artigo, listamos 10 regras que podem nortear a política de uso de cartão corporativo da sua empresa e outras dicas para que esse recurso seja administrado da melhor forma possível. Confira!

O que é cartão corporativo

O cartão corporativo é um cartão de crédito que a empresa fornece para que os colaboradores possam realizar pagamentos ligados às suas atividades profissionais. É bastante utilizado para arcar com corridas de aplicativos de transporte, combustível, viagens corporativas e compra de materiais, por exemplo.

Como usar o cartão corporativo

A primeira regra básica é que o cartão corporativo deve ser usado apenas para custos relacionados ao trabalho. 

O cartão pode ser físico ou digital e, antes de utilizá-lo, é importante verificar se há necessidade de autorização prévia, especialmente para gastos de maior valor. 

Além disso, é essencial seguir as políticas internas — como limites de uso e procedimentos para prestação de contas — para evitar problemas ou mal-entendidos.

Leia também: Cartão corporativo vs. Pix: Qual a melhor opção para a sua empresa?

Como usar o cartão corporativo em viagens pela empresa

Muitas empresas costumam fornecer cartões corporativos para colaboradores que viajam a negócios. Essa forma de pagamento pode ser utilizada para cobrir custos essenciais da viagem, como passagens, hospedagem, transporte local e alimentação. 

Antes de viajar, é importante que o colaborador cheque se as políticas da empresa cobrem todas as despesas previstas e, se necessário, deve apresentar um planejamento de gastos. 

Algumas empresas exigem que os comprovantes das compras feitas com o cartão sejam guardados para facilitar a prestação de contas quando a viagem terminar, mas essa burocracia pode ser eliminada se a empresa utilizar uma ferramenta que faça a gestão de cartões e viagens corporativas.

A VOLL é uma plataforma all-in-one que integra diversas ferramentas e serviços de gestão de pagamentos e viagens em um só lugar, como reservas, controle de gastos e relatórios. Além disso, também permite aos gestores criarem cartões de crédito corporativos virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à sua política de gastos interna. Clique aqui e saiba mais sobre como essa solução pode ajudar a sua empresa.

Quais são as regras para uso do cartão corporativo

Estabelecer regras para o uso do cartão corporativo é a melhor forma de controlar despesas e prevenir erros ou mau uso por parte dos colaboradores. Elas também facilitam a prestação de contas e, ao mesmo tempo, fortalecem a cultura organizacional, já que os colaboradores compreendem a importância de gerir os recursos da empresa com mais eficiência. 

As regras podem variar de empresa para empresa, mas listamos abaixo 10 exemplos que geralmente fazem parte da política de uso de cartão corporativo das empresas:

1. O cartão só deve ser usado para despesas corporativas.

2. O limite de gastos deve ser respeitado.

3. Saques em dinheiro são proibidos, salvo autorização específica.

4. Despesas que requerem aprovação prévia devem ser autorizadas pelo gestor responsável antes do uso do cartão.

5. Todos os comprovantes de pagamento devem ser apresentados para prestação de contas.

6. Os gastos devem ser registrados em relatórios.

7. O cartão pode ter categorias de uso limitadas, como restrições para compras de entretenimento.

8. Não é permitido o uso para despesas pessoais, mesmo que sejam pequenas.

9. O uso indevido do cartão está sujeito a penalidades.

10.  Em caso de perda ou roubo, o cartão deve ser bloqueado imediatamente.

Como criar uma política de uso para cartões corporativos

Todas as regras acima devem constar na política de uso para cartões corporativos, que é um documento que reúne as regras e diretrizes que definem como o cartão deve ser utilizado pelos colaboradores da empresa.

Por funcionar como um guia, o documento também deve detalhar os procedimentos de autorização, prestação de contas, sanções para mau uso e boas práticas para uso do cartão. 

Você pode criar a política seguindo esses passos:

1. Deixe claro por que o cartão corporativo é utilizado e quais são os objetivos da empresa.

2. Inclua todas as regras que os colaboradores devem seguir.

3. Determine os processos de autorização e como solicitar aprovação para o uso do cartão.

4. Explique os procedimentos de prestação de contas, detalhando como comprovar os gastos realizados.

5. Implemente sanções para uso indevido e informe as consequências do descumprimento das regras.

6. Realize treinamentos para garantir que os colaboradores entendam as diretrizes e saibam aplicá-las.

7. Revise e atualize o documento regularmente conforme as necessidades da empresa ou feedbacks colhidos.

A política de uso de cartões corporativos também pode compor a parte sobre gastos de uma política de viagens corporativas.