Por que sua solução de viagens corporativas deve ser mobile-first?

Os aplicativos de celular são indispensáveis para acelerar uma estratégia de transformação digital. Basta olhar para o lado e perceber que a tecnologia faz parte das nossas vidas e mudou a forma como trabalhamos, nos divertimos e suprimos as necessidades básicas.

O termo “mobile-first” se refere à criação de produtos digitais desenvolvidos com foco em dispositivos móveis. Ou seja, a experiência do usuário é priorizada na versão mobile, o que geralmente garante uma interface mais intuitiva, um carregamento mais rápido e uma melhor usabilidade.

Para aumentar a eficiência dos processos de uma empresa, todos os pontos que envolvem a rotina de trabalho precisam ser constantemente atualizados — inclusive os que correspondem à mobilidade dos funcionários. Por isso, ter um sistema mobile-first de gestão de viagens corporativas é tão importante.

Neste artigo apresentamos quais são as principais características que tornam seu uso fundamental tanto para as empresas quanto para os seus colaboradores nos dias de hoje. Continue a leitura!

O que é gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é um conjunto de processos que tem como objetivo garantir que os deslocamentos realizados a trabalho por um colaborador sejam eficientes, alinhadas às políticas da empresa e com os melhores custos.

Isso inclui desde a escolha de passagens e hospedagens até o monitoramento de despesas e reembolsos. Em empresas de grande porte, que costumam realizar viagens com certa frequência, esses processos são de responsabilidade de um gestor de viagens, mas também podem ser realizados pelo departamento de RH, compras ou financeiro, por exemplo.

O que é e para que serve uma plataforma de gestão de viagens

Da mesma forma que existem plataformas para gerenciar finanças ou projetos, uma plataforma de gestão de viagens corporativas centraliza e automatiza todas as etapas dos deslocamentos a trabalho.

Funciona assim: os gestores determinam quais funcionalidades vão querer, incluem as diretrizes estabelecidas na política de viagens corporativas da empresa e, dessa forma, os viajantes podem gerir suas experiências com muito mais facilidade.

Algumas das funcionalidades oferecidas por uma plataforma de gestão de viagens são:

• Pesquisa e reserva de voos, hospedagens e transportes

• Integração com serviços como Airbnb e Uber

• Envio digital de comprovantes de despesas

• Solicitação e aprovação de reembolsos

• Geração automática de relatórios de despesas

• Categorização automática de despesas

• Auditoria e detecção de fraudes

• Rastreamento de colaboradores para segurança

• Indicação de opções sustentáveis de viagem

• Consolidação de dados em um único sistema 

Como um gestor de viagens se beneficia dessa solução

O gestor de viagens ou responsável por estes processos pode se beneficiar de todas funcionalidades que mencionamos aqui neste texto, afinal, com uma plataforma que oferece diferentes soluções de forma prática, fica muito mais fácil ter controle e visibilidade de todas as etapas de uma viagem a trabalho.

Além disso, automação de processos como a reserva de passagens e o reembolso de despesas, por exemplo, ajuda a minimizar erros e a garantir a conformidade com a política de viagens corporativas estabelecida pela empresa.

Esse profissional também pode se beneficiar dos relatórios gerados pela plataforma, pois todos os dados já vêm consolidados para facilitar a análise dos gastos e otimizar a gestão financeira das viagens. 

E não são apenas os gestores que saem ganhando. Os colaboradores costumam preferir resolver todas as questões pelo celular e podem organizar suas viagens de forma mais ágil, acompanhar reembolsos e receber suporte em tempo real. 

Com um sistema integrado, a comunicação entre gestores e viajantes também melhora, proporcionando mais segurança e uma experiência mais fluida para todos os envolvidos.

Por que utilizar uma plataforma mobile-first na sua gestão de viagens corporativas

Embora o uso de softwares desenvolvidos unicamente para computadores tenha sido predominante nas empresas anos atrás, hoje a realidade é diferente. De acordo com um estudo da SimilarWeb, o número de acessos via mobile aumentou 30,6% no ano passado, enquanto desktop caiu 3,3%.

A característica que reduz a praticidade dos sistemas usados somente em computadores é justamente o fato de o usuário precisar de um PC ou notebook para acessá-lo. Em alguns casos, o programa chega a ser instalado somente numa máquina, tornando-o ainda mais restrito.

Mais recentemente, os SaaS (softwares as a service) tomaram conta do mundo digital e se tornaram cada vez mais presentes, tanto na esfera privada quanto na corporativa. Sem necessidade de instalação, estas plataformas são cloud-based — hospedadas em nuvem — e permitem acessos de diferentes dispositivos.

E, quando falamos de mobilidade e viagens corporativas, não depender de uma hardware (equipamento físico) para acessar e utilizar um sistema é premissa.

Facilidade de uso em qualquer lugar

Um ponto de destaque dos softwares desenvolvidos para mobile é a facilidade. Em via de regra, seu design costuma ser mais simples, tornando mais intuitiva a sua usabilidade e, assim, tornando a experiência melhor.

Imagine se você precisasse fazer o download de um programa, para instalá-lo em seu computador, para poder chamar um táxi, reservar um hotel ou pedir uma pizza?

A forma do pedido acompanha a simplicidade e a urgência da demanda. Isso significa que, se para fazer um pedido simples como os de exemplo, o processo não pode levar mais que alguns segundos, o mesmo vale para o uso da plataforma que permite essa ação.

Pensando em necessidades um pouco mais complexas — como se movimentar ou viajar a trabalho —, os apps mobile têm (e muito) a sua vez.

Dada a frequência que utilizamos aplicativos em nossos smartphones para resolver praticamente todos os problemas do nosso cotidiano, usá-los ao realizar uma viagem de trabalho também é ter muito mais conveniência.

Enquanto antigamente era necessário chegar ao hotel e ligar o notebook para ter acesso às ferramentas de trabalho, hoje tudo pode ser feito, literalmente, na palma da mão. E sempre que você precisar. Os apps funcionam 24 horas, sem interrupções, e de forma muito mais simples e segura.

Isso inclui serviços como fazer a reserva de um hotel, solicitar um transporte de táxi ou uber do aeroporto ou rodoviária até o local de destino. 

A VOLL é um sistema que une essas duas frentes numa só plataforma — mobile, claro. Isso significa que o colaborador pode comprar passagens, reservar hotéis, pedir um uber (e muito mais!) apenas usando seu celular. 

A gestão mobile já está presente na vida pessoal dos colaboradores

O Brasil tem aproximadamente 234 milhões de smartphones em uso, o que corresponde a mais de 1 aparelho por habitante. Isso significa que os membros da sua empresa também usam seus celulares para gerir suas vidas pessoais.

A começar pelas redes sociais que são usadas a fim de distração, informação entretenimento e até mesmo de trabalho em alguns casos. Como o caso da plataforma Slack, que funciona como um “Whatsapp” corporativo, possibilitando a comunicação de todos os colaboradores da empresa por meio de um único aplicativo.

Logo, é essencial que as empresas estejam atentas a essas transformações digitais na vida das pessoas a fim de tornar os meios de trabalho mais próximos delas.

Soluções para antes, durante e após as viagens 

Fora toda a praticidade de resolver tudo na palma da mão, as plataformas de gestão de viagens ainda oferecem soluções para as etapas do deslocamento. 

Antes da viagem, elas auxiliam na pesquisa, reserva e aprovação de voos, hospedagens e transportes. Já no local, permitem o envio de comprovantes de despesas em tempo real, além de fornecer suporte e rastreamento para maior segurança. E, quando o viajante retorna, automatizam a categorização de gastos, facilitam reembolsos e geram relatórios para análise e otimização de custos, garantindo mais eficiência na gestão das próximas viagens corporativas.

A proposta da VOLL é justamente essa: ajudar as empresas na gestão de todas as etapas de uma viagem corporativa, de forma totalmente digitalizada e mobile, além de melhorar a experiência dos colaboradores.

Por trás de toda a facilidade para o colaborador, existe um robusto app center em que o cliente faz a autogestão de seus fornecedores com transparência. É possível, ainda, que a empresa compare as tarifas corporativas com oportunidades de mercado para viagens aéreas, hospedagem e transporte terrestre em um só app. 

Além disso, contamos com um time humanizado que fica disponível 24h por dia para auxiliar gestores e colaboradores sempre que preciso. Não é à toa que as maiores empresas do país já usam a plataforma da VOLL para a gestão de suas viagens corporativas.

Aproveite para saber mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.

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