Gestão de viagens corporativas: dicas reduzir custos

Viagens corporativas são uma parte essencial da rotina das grandes empresas (que precisam fazer uma boa gestão de viagens corporativas). Elas permitem que os funcionários se encontrem com clientes, parceiros e fornecedores em todo o mundo, realizem vendas, façam apresentações, participem de conferências, feiras e muito mais. 

No entanto, essas viagens podem ser caras e ineficientes, especialmente se não forem gerenciadas corretamente. Neste artigo, exploraremos como a gestão de viagens corporativas permite às grandes empresas reduzirem seus custos e serem mais eficientes em seus negócios.

1. Planejamento de viagens corporativas antecipado

O planejamento antecipado é uma das maneiras mais eficazes de economizar dinheiro em viagens corporativas. As empresas devem se certificar de que seus funcionários solicitem suas viagens com antecedência suficiente para aproveitar as melhores tarifas aéreas e de hotel disponíveis. Isso também permite que as empresas negociem melhores preços com as companhias aéreas e hotéis.

Além disso, as empresas devem incentivar seus viajantes a reservar voos durante a semana, quando as tarifas são geralmente mais baixas do que nos fins de semana. Também é importante evitar reservas de última hora sempre que possível, pois os preços tendem a ser mais altos e as opções de voo limitadas.

2. Política de viagens corporativas

As empresas podem economizar muito dinheiro em viagens de negócios, reunindo orientações gerais para os colaboradores que precisam viajar. Normalmente, grandes corporações costumam ter um documento oficial, conhecido como Política de Viagens Corporativas, que reúne normativas e recomendações de boas práticas para a realização do pedido de viagem, aprovação (para gestores ou líderes que deliberam sobre a compra dos serviços de viagens) e para o próprio viajante corporativo.

Políticas de viagens são construídas com base no contexto de cada tipo de negócio. Como cada empresa possui uma dinâmica (e cultura) diferente, por isso, é comum que a política se adapte à realidade de cada corporação.

As empresas podem economizar dinheiro em viagens de negócios implementando políticas claras e específicas. Essas políticas devem incluir as diretrizes para viagens de negócios, como quais tipos de despesas são reembolsáveis e quais não são, limites para gastos com refeições, hotéis e aluguel de carros, e quais tipos de voos são permitidos. As políticas devem ser claras e fáceis de entender para evitar confusão e desperdício de dinheiro.

3. Negociação de preços com fornecedores

Outra maneira de reduzir os custos das viagens é negociando preços com fornecedores. As empresas que fazem viagens frequentes podem negociar descontos com companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguel de carros. Essas negociações podem resultar em tarifas mais baixas e economia significativa de custos a longo prazo.

Depois de negociados, estes acordos corporativos precisam ser apresentados para os viajantes corporativos preferencialmente em uma solução tecnológica, da agência de viagens corporativas da empresa. 

A VOLL, por exemplo, permite que os acordos corporativos de hotéis sejam comparados com os preços de dezenas de portais da Internet — garantindo sempre o menor custo para o mesmo quarto de hotel, dentro das políticas da própria empresa.

4. Uso de ferramentas de gestão de viagens corporativas

As empresas podem economizar muito tempo e dinheiro usando ferramentas de gerenciamento de viagens. Essas ferramentas permitem a reserva de voos, hotéis e carros de aluguel de maneira mais eficiente, além de gerenciar despesas, reembolsos e relatórios. 

A VOLL é a solução completa de gestão de viagens corporativas, mobilidade e despesas corporativas utilizada pelas maiores empresas do Brasil. Sua tecnologia tem ajudado as empresas a controlar seus custos de viagem e garantir que os funcionários estejam usando as tarifas mais baixas, dentro da política estabelecida e parametrizada.

5. Gestão de despesas

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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