A escolha dos meios de pagamento corporativos faz parte das decisões diárias de todos os perfis e tamanhos de empresa, mas, por algum motivo, sua gestão é pouco discutida no mundo corporativo.
Preparamos esse texto para trazer informações importantes sobre os principais meios de pagamento corporativos disponíveis no mercado, além de dicas interessantes para que você tenha mais ferramentas para escolher a melhor opção para sua empresa.
Para que todos fiquemos na mesma página, vamos começar pelas definições básicas. Boa leitura!
Ao organizar as principais responsabilidades e despesas financeiras de uma empresa, nos deparamos com esses 3 principais pilares: salários, benefícios e pagamentos corporativos.
As definições dos dois primeiros já estão bem consolidadas para todos, mas e o terceiro, o que representa na prática?
Pagamento corporativo é todo gasto realizado pela empresa ou pelo funcionário em nome da empresa, ou seja, desempenhando alguma atividade para a organização em que trabalha. Isso abrange diversas áreas e dinâmicas, tais como:
Portanto, despesas com alimentação (seja em um compromisso externo, viagem ou almoço com clientes), mobilidade urbana, passagens, hospedagens, etc… são gastos do funcionário de responsabilidade da empresa, configurando, então, um pagamento corporativo.
Já sabemos que a empresa precisa pagar. Mas, como pode ser feito esse acerto? Vamos começar a falar sobre isso no próximo tópico.
Apesar de mais complexa, a gestão financeira de uma empresa não difere muito da nossa como pessoa física. Nós costumamos segmentar nossas despesas e definir qual é a melhor forma de pagá-las, não é? Débito, crédito parcelado, débito automático em conta, boleto, pix…podemos escolher qual é a maneira mais adequada para cada caso. No mundo corporativo também é assim.
Para definir qual é o melhor meio para os pagamentos corporativos da sua gestão é preciso entender um pouco mais de cada opção disponível no mercado – e é exatamente isso que faremos agora.
Confira a seguir a seleção das 4 alternativas mais relevantes e depois uma lista de dicas exclusivas para tomar sua decisão.
Esse é um meio de pagamento corporativo convencional, usado há muitos anos. Apesar de muito comum em despesas maiores de fornecedores, também pode ser usada nas despesas de viagens corporativas. Por exemplo: um fornecedor envia uma fatura discriminando a compra de passagens de avião para que a empresa pague, como fazemos com um boleto bancário.
A principal desvantagem desta alternativa é a burocracia. O processo exige muita atenção dos gestores para garantir a segurança e assertividade, principalmente para uma companhia de médio ou grande porte. Imagine organizar, contabilizar e manter o controle de diversas faturas ao mesmo tempo?
Comparando com a alternativa anterior, o cartão corporativo é uma opção muito mais coerente com o cenário em que as empresas estão atualmente – ou seja, é mais moderna.
Essa escolha oferece a praticidade de vários colaboradores poderem comprar e contratar serviços, simultaneamente – principalmente através do recurso cartão virtual – e, no fim do mês, ter todos os gastos centralizados em uma única fatura. Ou seja, tornando ainda mais simples a verificação e controle dos gastos corporativos.
Além disso, assim como acontece com uma pessoa física, o uso do cartão de crédito oferece benefícios exclusivos de reservas e parcelamentos que podem ser interessantes para a gestão de viagens corporativas.
Assim como o faturamento, a opção de reembolso de despesas é um clássico do mundo corporativo. Caso essa seja a escolha da empresa, o funcionário pagará as despesas por conta própria, ou seja, com seus recursos pessoais, enviando as notas e comprovantes para que a companhia o reembolse depois.
Para que o processo funcione bem, é indispensável que todas as partes envolvidas estejam alinhadas com a política de viagens corporativas vigente. Caso contrário, pode ser muito desgastante e pouco produtivo em todos os aspectos, incluindo o financeiro.
Essa é a opção menos usual, mas, ainda assim, pode ser a mais adequada para determinados perfis de empresas. Basicamente, a companhia aprova um valor prévio e disponibiliza esse recurso para os funcionários. Estes, por sua vez, poderão usar o adiantamento seguindo as diretrizes da política de viagem corporativa e compliance, sem precisar gastar do próprio bolso.
Por outro lado, fica mais difícil auditar o processo e garantir que os recursos financeiros estão sendo usados da melhor forma, já que a gestão não tem tanto controle.
Uma forma de adotar essa opção usufruindo de toda praticidade sem abrir mão do controle é combiná-la ao uso de uma plataforma de gestão de viagem corporativa, por exemplo. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico.
Preparamos 3 dicas importantes para que você possa definir quais meios de pagamento corporativos usar e como otimizar a gestão financeira:
Aqui em nosso blog você pode conhecer um pouco mais sobre a solução oferecida pela VOLL e como transformar a gestão da sua empresa.
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Como falamos no início do artigo, a escolha dos meios de pagamento corporativos é um assunto de extrema importância para a gestão financeira de todos os tipos de empresa, porém pouco discutido.
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Até a próxima!