Blog

Blog VOLL: mulher usando o app VOLL em seu celular
20/12/2021
Por: Luiz Moura

Compliance em viagens corporativas: entenda o que é e como garantir que seja cumprido

Se você esteve rondando os principais canais sobre viagens corporativas nesta semana, deve ter lido em algum lugar sobre compliance. A palavra, bem conhecida dentro das organizações, tem ganhado mais relevância, principalmente por conta do cenário positivo de retomada das viagens nas empresas para o próximo ano.

Compliance, que vem do termo em inglês “to comply with [somehting]”, significa “estar em conformidade com” ou “cumprir”. Algumas empresas possuem, inclusive, um setor chamado “compliance”, que costuma ser responsável por garantir que as políticas internas da empresa estejam sendo seguidas pelos seus colaboradores.

Em viagens corporativas, podemos dizer que é uma realidade similar, mas aplicada às regras, regulamentos e políticas de viagem.

Neste artigo do blog, vamos te explicar como utilizar estratégias de compliance podem causar um impacto positivo nas rotinas de viagens corporativas de sua empresa. Aproveite para assinar a nossa newsletter e manter-se informado sobre as principais notícias do segmento de viagens!

  • O que é compliance em viagens corporativas? 
  • Qual a importância e os benefícios do compliance em viagens corporativas? 
  • Como aliar compliance à política de viagens de sua empresa? 

O que é compliance em viagens corporativas? 

Quando falamos em viagens corporativas, há uma série de regras, políticas e regulamentações que a equipe envolvida precisa determinar e cumprir. Para quem faz a gestão, é preciso estabelecer processos e analisar se estão sendo seguidos. E, para quem viaja, é necessário agir de acordo com o melhor interesse da empresa.

Há três pontos essenciais em compliance para viagens corporativas: o processo de aprovação, o colaborador e os fornecedores. 

Processo de aprovação

Basicamente, este processo é necessário para entender se a empresa está ciente da viagem, se foi realizado um briefing e se há estrutura necessária para o colaborador viajar, representando a empresa. 

Colaborador

Para ambas as partes, é essencial que o colaborador entenda seu real papel numa viagem a trabalho. É importante manter a clareza do trabalho a ser realizado e das políticas da empresa.

Fornecedores

A escolha dos fornecedores deve ser feita de maneira inteligente, para que possa atender as necessidades da empresa ao mesmo tempo em que preza pela saúde financeira da organização. 

Qual a importância e os benefícios do compliance? 

Conforme as empresas crescem, surge a necessidade de ter mais controle sobre seus departamentos, colaboradores e sócios. Para isso, além das definições de hierarquia, ter domínio e transparência com seus processos colabora para manter o bom funcionamento da organização, evitando problemas, crises e facilitando a gestão como um todo. Tais processos podem ser medidas de segurança, estabelecimento de políticas, procedimentos padrões, formas de análise e gestão das atividades. 

Alguns exemplos disso, aplicados à realidade de compliance, são: códigos de conduta, manuais e cartilhas, processos auditórios e políticas de viagens corporativas. O maior objetivo de todos esses exemplos é proteger o patrimônio da empresa, porém, contribuem para que os colaboradores trabalhem de acordo com as normas e acordos estabelecidos internamente, com as legislações vigentes e normas da empresa.

Como benefícios de aplicar uma boa estratégia de compliance nos processos da empresa, estão:

  • Transparência na gestão 
  • Redução de custos e aumento dos lucros
  • Mitigação de práticas ilícitas (fraudes)
  • Aumento da reputação da empresa com seus funcionários
  • Possibilidade de um efetivo Duty of Care 

Com a Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013), chamada também de “Lei da Empresa Limpa”, a sua empresa tem um grande incentivo para orientar suas equipes em relação ao compliance e manter suas políticas bem estruturadas. 

Como aliar compliance à política de viagens de sua empresa? 

Bem, como vimos anteriormente, o compliance é uma estratégia que traz inúmeros benefícios, para diversos setores da empresa. Para aliar compliance e gestão de viagens corporativas é preciso levar em consideração alguns pontos, como:

Política de viagens bem estruturada e transparente

Já falamos em nosso blog como criar uma boa política de viagens corporativas e garantir a aderência. Este é um dos pontos mais importantes quando a empresa precisa realizar a gestão de viagens de seus colaboradores, pois serve como um guia do que um funcionário pode ou não fazer durante uma viagem, qual a política de reembolsos e gastos, quais os deveres e direitos de ambas as partes e principais meios de contato e ferramentas. Também já exploramos anteriormente no blog como usar a tecnologia a seu favor, vale a leitura! 

Realize auditorias 

As auditorias permitem entender onde estão os gargalos e o que pode ser aperfeiçoado. Conferir os documentos e os dados gerenciais das viagens corporativas ajudam o gestor a ter uma visão sobre as despesas, reembolsos, desvios de políticas, comparativos entre fornecedores, tarifas e a relação do que foi (ou deixou de ser) economizado. Atualmente, existem soluções no mercado que centralizam todas essas informações em apenas uma tela. É o caso da VOLL, a solução para viagens corporativas que integra tecnologia e mobilidade em apenas um app! Agende uma demonstração para entender como funciona

Definir objetivos claros

Não tenha medo de pecar pelo excesso: especifique se o colaborador está viajando a trabalho ou se é uma viagem de incentivo. Quais são as responsabilidades do funcionário enquanto estiver viajando? Suas metas? Seus prazos? 

Investir em tecnologia

Hoje em dia, falar em tecnologia é falar em soluções mobile. Afinal, estamos com nossos smartphones a todo momento! Inclusive, tornou-se uma importante ferramenta de trabalho para quem está fora do escritório. Com a pandemia e os sistemas de trabalho home office, os apps relacionados à rotina corporativa viraram sinônimos de mobilidade. Por isso, é importante pensar numa solução mobile-first, que possa entregar tudo que a sua empresa precisa em relação ao compliance. Já citamos o app da VOLL da anteriormente, mas você sabia que é uma das soluções mais inovadoras do mercado atual

Esperamos que, com este texto, tenha ficado claro como o compliance em viagens corporativas pode ser positivo para a gestão de sua empresa, garantindo economia e tornando sua organização mais transparente, menos passível de práticas ilícitas e, consequentemente, destacando-se e mantendo sua credibilidade no mercado. 

Que tal agora se juntar a mais de 6 mil pessoas bem informadas e assinar a nossa newsletter? 🙂 

Você também pode se interessar:

Executivos entrando no aeroporto
09/08/2022
Por: Luiz Moura

Como usar a tecnologia a seu favor para garantir que a política de viagens da empresa seja seguida

Quando um colaborador precisa viajar a trabalho, é comum que ele tenha sido orientado a partir de algumas informações e diretrizes da empresa sobre como fazer o pedido de sua passagem aérea, reservar seu hotel e utilizar as opções de transporte urbano para se movimentar entre uma reunião e outra. A este conjunto de recomendações, […]

Leia mais
08/08/2022
Por: Amanda Doimo

Devo fazer o check-in online ao viajar?

Fazer o check-in online é um passo importante para quem vai viajar. Com cancelamentos e alterações de voos pelas companhias aéreas cada vez mais frequentes, os viajantes podem acabar enfrentando muitos transtornos e incertezas na hora de embarcar. Antigamente, o check-in era um processo manual, que dependia de funcionários da companhia para atender os viajantes, […]

Leia mais
04/08/2022
Por: Henrique Coelho

Viagens corporativas de ônibus compensam?

Quando pensamos em viagem a trabalho, logo relacionamos com a rapidez do avião, não é mesmo? Acontece que, muitas vezes e, principalmente, em trajetos curtos ou viagens que ofereçam a oportunidade de escolha, outras opções são mais vantajosas – inclusive no quesito tempo.  São exatamente esses prós e contras que vamos abordar hoje, especialmente sobre […]

Leia mais

Receba as novidades sobre o universo da mobilidade

Acompanhe as últimas notícias da Voll. Inscreva-se para receber tudo em primeira mão através da nossa plataforma digital.