Conheça a solução que elimina a necessidade de conciliação de cartão de crédito corporativo | Blog VOLL

Por que eliminar a conciliação de cartão de crédito? Simples: porque ela faz parte de um processo manual, obsoleto e exaustivo, e ainda mais: não é mais — nem de longe — a melhor forma de lidar com gestão de despesas corporativas. 

Dito isso, continue lendo este artigo para saber como se livrar, da melhor forma, da conciliação, otimizar processos, aumentar a produtividade da sua equipe e obter maior êxito na sua gestão ou compromissos corporativos. 

O que pode dar errado com o processo de conciliação de cartão de crédito? 

A conciliação de cartão de crédito corporativo envolve vários processos distintos e equipes de diferentes setores. Processos estes que poderiam, na verdade, serem simplificados e integrados em uma única plataforma digital. Você consegue imaginar essa praticidade bastante oportuna na sua rotina de gestor ou colaborador? 

Temos certeza que você não somente consegue, como o já fez várias vezes, desejando que se tornasse realidade.  

Não é à toa pensar assim, afinal, a conciliação do cartão envolve a burocrática justificativa do colaborador responsável pelo seu próprio cartão, para cada pagamento realizado, apresentando o motivo pelo qual a compra foi feita em cada data listada na fatura. Se os gastos informados não forem válidos de acordo com a política de despesas da empresa, eles podem ser considerados irregularidades.

Portanto, vários empecilhos podem acontecer durante estes processos: 

• Ética: dificuldade de controle e a possibilidade e o desvio de ética do colaborador ao usar os cartões secretamente para gastos pessoais;
• Lentidão na prestação de contas: conferir cada fatura individualmente não é nada prático. Quanto mais cartões a empresa tiver de gerenciar, mais difícil ainda será este processo;
• Prejuízo para a empresa: o departamento responsável pela conciliação acaba, por vezes, por “pagar no escuro” as faturas, para evitar juros. Ou seja, mesmo não tendo a clareza de quais gastos devem ou não ser cobertos pela empresa, prioriza-se a data de vencimento da fatura e com isso, pode ser despendido um valor acima do devido;
• Alto nível de estresse e queda de produtividade: tanto dos colaboradores quanto dos seus gestores, causado pela manutenção de um processo manual, burocrático e obsoleto. Processo este que depende da apresentação e organização de comprovantes de pagamento e conferência manual de faturas;   
• Prejuízo para o clima organizacional: gestores e colaboradores entrando, constantemente, em conflitos de posicionamento devido às discrepâncias na conferência das faturas, já que esta discussão envolve quem vai tirar o valor de uma compra ou utilização de um serviço, por vezes, oneroso, do próprio bolso. As negativas, restituições de valor e penas aplicadas tendem a causar desentendimentos, frustrações e acusações. 

Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet

Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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