Como criar uma política de viagens corporativas: o guia definitivo

Para um colaborador que viaja a trabalho, é comum que ele recebe orientações a partir de algumas diretrizes da empresa sobre como fazer o pedido de sua passagem aérea, reservar seu hotel e utilizar as opções de transporte urbano para se movimentar entre uma reunião e outra. A este conjunto de recomendações, dá-se o nome de política de viagens corporativas.

Se você quer aprender como fazer e implantar uma eficiente política de viagens corporativas continue a leitura deste artigo!

O que é uma política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é um documento que traz os padrões a serem seguidos pelos colaboradores da empresa em termos de mobilidade. 

Além de uniformizar o fluxo de compra, realização e prestação de contas das viagens, é também uma referência importante para o gerenciamento dos indicadores de performance destes tipos de gastos.

Ele deve trazer todas as informações referentes a como viajar por meio da organização, por exemplo:

• quem procurar para solicitar a viagem;
• quais são as plataformas e sistemas disponíveis para comprar uma viagem;
• qual é o limite de gastos;
• quais são as regras que devem ser seguidas;
• quais são os meios de contato disponíveis para suporte antes e durante a viagem;
• quais são as recomendações e boas práticas incentivadas pela empresa durante uma viagem;
• quais são as rotinas pós-viagem que o colaborador precisa cumprir, dentre outros.

É muito importante que essa política esteja clara para todos os envolvidos de modo que não haja brecha para dúvidas ou más interpretações. 

Por exemplo, se faltar clareza na informação de que determinados custos da viagem não estão incluídos, os funcionários poderão passar por momentos de constrangimento — ou, ainda, infringir alguma diretriz — caso pensem o contrário.

Assim, toda vez que alguém da sua empresa precisar viajar, ao determinar como obrigatória a leitura (e até o consentimento) da política, todas as partes ficam cientes do que as viagens contemplam e do caminho a ser seguido ao necessitar de uma.

Por que existe uma política de viagens?

Imagine que você trabalha em uma empresa de 100 funcionários que, em algum momento, precisam se movimentar ou viajar a trabalho. Se este é o seu caso, imagine a sua realidade para responder à seguinte pergunta: como organizar a consulta pelas melhores opções, a compra dos serviços de viagem (passagem aérea, hotel, aluguel de carro etc.) ou os relatórios de despesas pós-retorno, sem uma uniformização do processo?

Se cada um destes 100 (ou, se for o caso, ainda mais) profissionais escolher uma maneira diferente de adquirir serviços ou prestar contas dos gastos de cada uma de suas viagens corporativas, como a empresa poderá garantir a segurança destas compras e experiências de mobilidade?

Para isso, existe uma referência — já utilizada pelas grandes corporações do mundo — que orienta toda a equipe (e, em alguns casos, até os fornecedores e parceiros) sobre como deve-se proceder para viajar ou se movimentar pela empresa, quando necessário.

Como criar uma política de viagens corporativas?

Não existe um formato pré-pronto para criação das políticas de viagem de uma empresa, pois elas podem variar de acordo com cada tipo de negócio. Por essa razão, reunimos aqui os pontos que não podem faltar no seu documento.

Mas, antes de entrarmos neles, é interessante lembrar que sua política de viagens e de mobilidade faz parte de um contexto cultural específico da sua empresa. Isso significa que, além de ser uma referência para como, o que e por que cada processo de viagem e mobilidade precisa ser feito, a política também retrata como a sua empresa é.

Por isso, é importante se atentar também à forma como a sua empresa se comunica, orienta e cuida de seus funcionários. Estando tudo lá, na política, você se aproxima do colaborador e ganha mais aderência.

Procedimentos

Este primeiro ponto diz respeito aos passos que devem ser seguidos para a solicitação e aprovação das viagens. Assim, todos os membros da empresa passam a ter ciência de que não basta simplesmente procurar a equipe responsável pela gestão de mobilidade e dizer que vai viajar; é preciso seguir todos os procedimentos da política. 

Padrões

Já imaginou se um funcionário tem uma péssima experiência numa viagem porque o assento do ônibus ou avião é desconfortável? Ou porque as instalações do hotel são de péssima qualidade? Para evitar que isso aconteça, padrões devem ser seguidos — e comunicados.

Logo, meios de transportes, requisitos para hospedagem, cooperativas de táxi e aplicativos de mobilidade devidamente aprovados pela empresa devem ser levados em conta durante a solicitação de uma viagem.

Tendo ciência de quais são os parceiros homologados pela empresa, o colaborador tem (além de uma experiência mais positiva em seus deslocamentos) a confiança de que os fornecedores de viagem e mobilidade foram previamente apresentados à empresa.

Normas

Para que tudo seja bem executado, é preciso que firma e funcionários respeitem as normas necessárias. Afinal, viagens corporativas representam um custo, por isso elas devem ser feitas dentro de condições que as façam valer a pena.

Como atualizar a sua política?

A política não é um documento estático e sim um arquivo que precisa ser atualizado de tempos em tempos. Afinal, os mercados mudam e isso pode influenciar todos os pontos envolvidos quando o assunto é viagem.

Com a chegada da pandemia da covid-19, por exemplo, muitas empresas tiveram de reduzir o orçamento das viagens, além de determinar outros padrões que visam a saúde dos colaboradores durante deslocamento e permanência em outros lugares.

Assim, se você já tiver uma política de viagens corporativas documentada, é fundamental analisá-la e atualizá-la sempre que for necessário. E por falar em mudanças, não deixe de conferir também este artigo que escrevemos sobre como implantar uma gestão de mudança na sua empresa!

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Até a próxima!