Habilidades e competências necessárias para gestão de viagens em 2021

Viagens corporativas são comuns nos mais variados tipos de empresas. Afinal, elas não dizem respeito somente a idas a outros estados ou países, mas também ao uso de Uber ou táxi, que um funcionário chama para ir até um cliente ou parceiro, por exemplo.

Assim, é essencial que a empresa conte com alguém que cuide dedicadamente de todos estes vaivéns, gerindo custos e a política de mobilidade que a empresa adota para si. Muitas vezes, esta figura capitaneia um setor, e é conhecida no mercado pela nomenclatura de gestor de viagens.

Para que você saiba o que ele faz e também quais são as características necessárias para executar bem esse trabalho, produzimos este artigo e te convidamos a lê-lo até o final. Vamos lá?

O que faz um gestor de viagens?

O gestor de viagens, ou travel manager, é um profissional importante nas empresas que realizam viagens corporativas com frequência.

Ele é uma figura estratégica, e responde por um dos maiores custos das grandes corporações. A conta de viagens é conhecida por ser a segunda maior despesa corporativa, ficando atrás apenas da folha de pagamento, nas maiores empresas do mundo.

Diante de tanta responsabilidade, a função do gestor de viagens permeia diversas atividades e ações estratégicas para o negócio. Algumas de suas atribuições são:

• manter e procurar novos fornecedores de viagens e de mobilidade
• acompanha a reserva e emissão de passagens aéreas;
• acompanhar e realizar reservas em hotéis;
• providenciar serviços de mobilidade urbana para os colaboradores;
• trazer melhorias na experiência do viajante corporativo;
• centralizar e organizar todas informações relacionadas à mobilidade;
• continuamente analisar dados para uma gestão mais eficiente.

Além do mais, ele também é encarregado de otimizar os valores relacionados a esses serviços para que a organização consiga ter os menores custos possíveis com viagens, mas sem perder eficiência, qualidade e — sobretudo — segurança.

Quais são as características de um gestor de viagens?

Para você conhecer o perfil de um bom gestor de viagens, convidamos uma das figuras que mais entende do assunto para uma entrevista. Fernão Loureiro é consultor empresarial, e compartilha anos de experiência com gestão de viagens e mobilidade nas maiores empresas do Brasil e da América Latina.

Ele já esteve à frente da gestão de viagens da Embaixada dos EUA, AmBev, Souza Cruz e Philips, por onde acumulou uma visão de vanguarda sobre como as organizações podem gerir seus programas de viagens de forma inteligente, econômica e humanizada.

Depois de um bate-papo muito inspirador e esclarecedor, separamos aqui seus principais aspectos:

O gestor de viagens precisa atuar como um ponto de apoio

Em uma empresa com centenas ou milhares de pessoas que precisam viajar para realizar suas atividades, é inevitável a existência de um perfil muito heterogêneo deste viajante. Em grandes corporações, é comum que existam profissionais que tenham uma predisposição maior às experiências digitais e de mobilidade, da mesma forma que também é comum haver quem ainda entrará em um avião pela primeira vez na vida.

Para ele, sob esta óptica, é importante que o gestor de viagens tenha uma atuação como um ponto de apoio em todos os assuntos pertinentes à mobilidade. Esclarecer dúvidas e intermediar as relações entre a empresa (e seus times que viajam) e companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, meios de pagamentos (assunto muito relevante hoje em dia com a transformação digital), plataformas de gestão de viagens online (os OTTs) sistemas de expense management etc.

“Além disso, este profissional também precisa ser um ponto de apoio para questões de segurança dos viajantes. É uma função que ganha destaque e relevância, por ser estratégica”, comenta Fernão.

Conhecer bem o perfil dos funcionários (e de suas viagens)

Como dissemos, o perfil do viajante corporativo varia bastante de acordo com cada empresa e suas necessidades. Afinal, algumas costumam trabalhar somente com deslocamentos locais ou interestaduais, enquanto outras operam com viagens internacionais também.

O papel do gestor não é simples. Ele deve se perguntar constantemente “quais são as necessidades do meu colaborador?”. A resposta para esta pergunta pode perfazer os tipos de viagem e de deslocamento que sua empresa demanda de seus viajantes.

Normalmente, roteiros mais complexos — como viagens internacionais ou trechos para regiões muito remotas — moldam um perfil de viajante mais carente de soluções que facilitem esta jornada.

Por isso, no entendimento de qual é essa jornada de viagem, o gestor de viagens deve se atentar para que todos os meios de transporte devem ser categorizados e gerenciados (em alguns casos, até providos pela empresa diretamente) — desde o patinete elétrico até a passagem aérea.

Sobre isso, Fernão compartilha que “a aviação deixou de ser o único ponto de atenção de um gestor; hoje vai muito além. A mobilidade é presente em todos os níveis hierárquicos na empresa. É importante ter uma estratégia para cada nível”.

Assim, ao conhecer bem o perfil específico dos funcionários que viajam pela empresa, o gestor poderá atendê-los de forma adequada.
Conhecimento de processos eletrônicos

O gerente de viagens também precisa saber operar os programas utilizados para realizar a administração das viagens. Cada função — emissão de passagem, reserva de hotel, controle financeiro etc. — pode ser realizada por um diferente tipo de software que o profissional precisa conhecer bem, muito embora exista no mercado soluções em forma de app mobile como a VOLL que integra todas as funcionalidades em um só lugar.

Saber interpretar números e dados

Imagine a seguinte situação: sua empresa trabalha com dois fornecedores de aplicativos de transporte para que seus funcionários possam se locomover durante o trabalho. Porém, o número referente a esses gastos passa a ficar maior.

Ao observar o histórico, é notado que o tarifário de um dos fornecedores aumentou, o que fez viagens de mesmo percurso ficarem mais caras quando comparadas com as do outro app. Esse tipo de análise e interpretação de números faz parte da rotina do gestor de viagens.

Fernão defende que “administrar é sinônimo de planejar. Redesenhar e redefinir novos passos devem ser ações feitas olhando para erros e acertos do passado, sempre olhando para as novas tecnologias e as oportunidades de levar inovação para dentro da empresa e do seu processo. Olhar relatórios e analisar tendências faz parte de uma estratégia de sucesso”.

Quais características um gestor de viagem deve ter em 2021?

Por conta da pandemia do coronavírus em 2020, nossas vidas mudaram em muitos aspectos, inclusive em termos de viagens. Provavelmente, ainda veremos essas mudanças ao longo de 2021, o que faz o gerente corporativo ficar atento, fundamentalmente, a dois pontos.

O primeiro diz respeito à informatização dos processos. Como a prática do home-office foi aplicada por muitas empresas, enquanto, antes, documentos de viagens e reembolsos eram feitos presencialmente no escritório, agora eles passam a ser feitos online. Por isso frisamos a importância da integração de sistemas, pois facilita esse trabalho.

“O que dificulta a vida dos gestores de viagens em grandes empresas, é que elas já estão dentro de uma estrutura global que possui padrões muito estabelecidos, com estratégias globais, e não querem ninguém fora do eixo. Hoje, é difícil para o gestor de viagens trocar uma agência e implantar novas medidas, então o caminho é desembaraçar as funcionalidades de um app, como a VOLL, por exemplo, para se encaixar em um planejamento”, reitera Fernão.

O segundo ponto está voltado a ter sensibilidade a ponto de enxergar o mundo pelos olhos de quem está viajando. Portanto, é necessário ter empatia para conseguir se colocar no lugar dos colaboradores e coordenar tudo que for necessário para que as viagens de negócios atendam bem as suas expectativas.

Quais são as dicas de ouro para os gestores de viagens para 2021?

Fernão compartilha algumas dicas, que entende serem pontos de muita atenção e expectativa, para os gestores de viagens no que se refere à sua atuação no ano de 2021:

1. Não esquecer da LGPD (as multas começarão oficialmente em agosto). É essencial ter uma política clara e de acordo com a lei.
2. Implantar sistemas de expense management, ou melhorá-los.
3. Fazer o monitoramento das tarifas. É o momento de estudar, devido ao baixo volume de viagens.
4. Investir na comunicação interna. Mostrar a mobilidade para a toda empresa, faz com que todos os níveis hierárquicos entendam mais sobre o assunto e evita qualquer ruído ou falta de informação.

Ao encontrar todas as características levantadas neste post em alguém interessado em se tornar o gestor de viagens da sua empresa, as chances de sucesso nessa ocupação serão grandes.

Uma das primeiras tarefas que esse profissional deve executar é analisar e atualizar a política de viagens da empresa. Aliás, se ainda não tiver uma, não se preocupe. Continue conosco e confira agora neste artigo como fazer a sua!