Quando falamos de viagens corporativas, as rotinas administrativas que mais surgem à mente são as relativas a pagamentos. Isso acontece porque, mesmo diante de tantas inovações tecnológicas nesse setor, como apps de pagamento, PIX e carteiras virtuais, os reembolsos e as rotinas financeiras envolvidas na gestão de viagens costumam ser as mais burocráticas.
Se a empresa não utiliza uma plataforma centralizadora para sua gestão, sua visão torna-se fragmentada, o que dificulta a identificação de gargalos que poderiam ser evitados. É claro que isso resulta em mais gastos e menos produtividade, por conta da elevada carga de trabalho que realizar uma gestão arcaica gera para seus colaboradores.
A VOLL, uma das maiores traveltechs brasileiras atualmente, trouxe para o mercado uma solução cujo principal objetivo é simplificar essas rotinas, unificando em uma única interface e plataforma tudo que a empresa precisa visualizar em sua rotina de viagens corporativas.
Para além de aumentar a visibilidade do colaborador, para que ele possa selecionar sempre a melhor opção (de custo, de tempo ou de categoria de serviço) a cada necessidade de deslocamento, a VOLL também oferece uma inteligência gerencial única.
“Não é preciso trabalhar com acessos individuais, configurando e atualizando bases separadas de funcionários em cada player de mobilidade. Na VOLL, toda interação de dados feita em nosso sistema é replicada de forma automática para os fornecedores finais de transporte”, comenta Jordana Souza, CRO da VOLL.
As empresas podem, por meio da inteligência de dados da VOLL, gerenciar suas políticas e seus gastos de mobilidade de maneira eficiente, no que gostamos de chamar de ecossistema inteligente.
É possível configurar, em um único acesso, todas as definições de políticas de viagem, como: quem pode usar transporte, qual modalidade fica disponível para quem, em quais horários determinados colaboradores podem utilizar transporte pela empresa, e, inclusive, limites de valores ou quantidades de viagens por profissional, em um determinado período etc.
“A gestão de orçamentos da VOLL é altamente eficiente. Se a empresa trabalhava com dois ou três apps de mobilidade, antes, uma gestão de orçamento não era segura. Era impossível estabelecer limites de gastos em duas ou mais plataformas diferentes. Com a VOLL, essa trava é geral e funciona para delimitar o custo com transporte do colaborador, independentemente de em qual player ele solicitar uma viagem”, completa Jordana.
Além disso, a solução permite que as empresas conectem seus próprios sistemas de back-office, conhecidos como ERPs, o que diminui atritos e facilita a otimização dos processos já existentes da empresa na fase de implantação.
Com informações precisas e atualizadas via integração, a VOLL permite ainda que as empresas configurem meios de pagamento específicos às suas necessidades. “Muitas empresas usufruem do nosso gateway próprio de pagamento. A VOLL funciona também como uma fintech e entrega, além de todo o escopo de gestão de tecnologia, uma visibilidade garantida por meio de uma gestão financeira de alto impacto”, finaliza Jordana.
Ana Lectícia Soares, gerente de facilities da Pepsico, ingressou na empresa com o desafio de liderar a área, no escritório central da empresa. A maior dificuldade que Lectícia enfrentava em sua área era a gestão descentralizada que gerava pouca visibilidade em números referentes aos gastos, reembolsos e rotinas de pagamento das viagens corporativas. Lectícia conta que buscava uma solução que pudesse oferecer um BI, que ofertasse relatórios completos de gestão e que fosse possível metrificar a satisfação dos viajantes.
O maior desafio da Pepsico era estar presente no país todo, em várias localidades, e alguns serviços contratados previamente não atendiam todos os lugares que necessitavam enviar colaboradores.
Após contratar a VOLL, Lectícia revela que tinha uma expectativa de reduzir custos em 20%, mas foram surpreendidos com 38% de redução comparados aos anos anteriores. Esse recorde logo foi superado, chegando a atingir 43% de economia.
A Estácio, uma das líderes do país em educação superior, tem uma história consolidada de mais de cinco décadas e 500 mil alunos. No ensino presencial, possui polos em 23 estados e no Distrito Federal, ultrapassando 90 unidades.
A implantação da VOLL trouxe para a Estácio uma economia de 27% em seu ticket médio, além de eficiência em seus processos administrativos e financeiros. A VOLL ajudou a Estácio a reduzir o número de processos administrativos para menos de 8 por mês, além dos êxitos em economia, capilaridade e experiência do viajante!
Sobre a VOLL
Com o objetivo de revolucionar o mercado de gestão de mobilidade e viagens corporativas, a VOLL, fundada em 2018 em Belo Horizonte, desenvolve tecnologia e ferramentas para simplificar processos, otimizar custos e facilitar a mobilidade corporativa e gestão de viagens de empresas de todos os tamanhos e segmentos. Atualmente a startup facilita o planejamento de viagens a trabalho para mais de 200 clientes, entre eles corporações como o Banco Itaú, Telefônica/Vivo, McDonald’s, PepsiCo, Heineken, Leroy Merlin, Sodexo, Cielo, Vibra e Localiza.
É uma startup investida pela Wayra e a Iporanga Ventures e uma das integrantes do ranking 100 Startups to Watch 2021, que lista 100 empresas com as soluções mais inovadoras para atender às demandas de uma economia em transformação e prontas a receber a atenção de investidores, grandes corporações, governos e fundos de venture capital.