O que é bid e como aplicar nas viagens corporativas

Diante de tantas opções de fornecedores disponíveis no mercado, receber diferentes propostas é sempre a melhor estratégia quando precisamos otimizar custos e garantir que faremos a melhor escolha. 

No universo das viagens corporativas, isso não poderia ser diferente. A realização de um bid bem-sucedido pode economizar tempo e dinheiro para a sua empresa, além de garantir que seus colaboradores estejam confortáveis e seguros durante suas viagens a trabalho.

Por isso, se quer saber como melhorar sua gestão de viagens corporativas, confira abaixo tudo o que você precisa saber para receber as melhores propostas e encontrar os fornecedores ideais para o seu negócio.

O que é bid? Como ele se aplica às viagens corporativas?

Bid é um termo que vem do inglês "to bid" e significa “oferta” ou “proposta”. Esse termo é utilizado para se referir a um processo de busca e licitação de fornecedores, que tem como objetivo final selecionar a opção que melhor se adeque às necessidades de uma empresa.

No caso do bid de viagens corporativas, as empresas solicitam propostas de fornecedores de serviços de viagens, como companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, seguradoras, entre outros.

O bid é importante neste contexto porque ajuda as empresas a negociarem condições mais favoráveis, como, por exemplo, tarifas de grupo, flexibilidade em reservas e taxas menores de cancelamento.

Qual a importância do bid para as empresas?

O bid traz benefícios como economia, melhor controle dos gastos e melhorias na qualidade dos serviços contratados.

Isso porque abrir esse tipo de concorrência permite às empresas terem uma melhor visibilidade sobre as práticas de preços e as tendências da área.

Ao realizar um bid, a empresa tem acesso à informações importantes sobre os fornecedores, como, por exemplo, suas políticas de cancelamento, outros serviços ofertados e programas de fidelidade. 

Além disso, o bid ajuda as empresas a estabelecerem relacionamentos duradouros com fornecedores confiáveis que praticam preços competitivos. 

Como estruturar um bid de viagens corporativas?

Para estruturar um bid, a empresa pode seguir as seguintes etapas:

1. Planejamento 

• Defina os objetivos do bid: Nem sempre o único objetivo é reduzir custos. O bid também serve para empresas que buscam, por exemplo, melhorar o atendimento aos viajantes ou implementar novas tecnologias.

• Mapeie as necessidades da empresa: Identifique os serviços de viagens essenciais, como emissão de passagens, reservas de hotel, gestão de despesas, atendimento emergencial, relatórios de desempenho, entre outros.

• Estabeleça um cronograma: Determine prazos para cada etapa do bid, incluindo o envio de propostas, a análise e a seleção do fornecedor.

2. Elaboração do RFP (Request for Proposal)

• Crie um documento para solicitação de proposta: O RFP deve detalhar os serviços requisitados, as especificações técnicas e as homologações necessárias. Falaremos melhor sobre este documento em um próximo tópico. 

3. Seleção de fornecedores

• Identifique fornecedores qualificados: Convide companhias aéreas, hotéis, agências de viagens corporativas, TMCs (Travel Management Companies) e outros parceiros com experiência no mercado.

• Envie o RFP: Garanta que os fornecedores tenham tempo suficiente para preparar propostas que se adequem às expectativas da sua empresa.

4. Análise das propostas

• Compare os fornecedores: Use uma matriz de avaliação para analisar as propostas com base nos critérios definidos (ex.: custo, qualidade, suporte, inovação).

• Solicite apresentações ou reuniões: Permita que os fornecedores expliquem suas propostas e respondam dúvidas.

• Realize simulações de custo: Teste cenários para avaliar como cada fornecedor impacta financeiramente a empresa.

5. Negociação

• Refine propostas: Discuta condições, preços, SLA (Acordos de Nível de Serviço) e possíveis ajustes nos serviços.

• Garanta flexibilidade: Negocie cláusulas que permitam revisões durante a vigência do contrato.

6. Tomada de decisão

• Apresente o caso internamente: Compartilhe as análises com os stakeholders para validar a escolha.

• Escolha o fornecedor: Baseie a decisão em dados e garanta que ela esteja alinhada às estratégias da sua empresa.

7. Formalização do contrato

• Estabeleça as condições da parceria: Defina os escopos, prazos, responsabilidades e métricas de desempenho (KPIs).

• Garanta alinhamento com compliance: Confirme que o contrato atende às políticas internas e regulamentações.

8. Implementação

• Integre o fornecedor aos processos internos: Realize treinamentos e sessões de alinhamento.

• Estabeleça canais de comunicação: Garanta um fluxo eficiente para gestão de demandas e resolução de problemas.

O que é uma RFP e como elaborar uma?

A RFP (Request for Proposal) é um documento usado para solicitar propostas de fornecedores e garantir que elas estejam alinhadas às expectativas da empresa. 

Ela é parte essencial do bid de viagens corporativas, pois facilita a comparação das propostas, promovendo transparência e ajudando a empresa a selecionar o fornecedor que melhor atenda às suas demandas.

Como elaborar a RFP para viagens corporativas

A RFP deve conter as seguintes informações:

• Apresentação da empresa: Informações sobre a organização, volume de viagens e expectativas.

• Escopo dos serviços requeridos: Liste todos os serviços que o fornecedor deverá oferecer.

• Critérios de avaliação: Especifique os fatores que serão analisados (preço, qualidade, tecnologia, experiência, etc.).

• Dados sobre a demanda: Liste dados como volume estimado de viagens, destinos frequentes, padrões de reserva, etc.

• Definição das especificações técnicas: Inclua requisitos mínimos de tecnologia, integração com plataformas existentes e suporte ao viajante.

• Definição das homologações necessárias: Informe os padrões que os fornecedores devem atender, como certificações de segurança, práticas de compliance e alinhamento às políticas de viagens corporativas da empresa.

• Orçamento disponível: Indique uma estimativa de quanto a empresa está disposta a pagar pelos serviços para permitir que os fornecedores ajustem suas propostas dentro de limites razoáveis.

• Prazo para envio de propostas: Inclua a data limite e o formato de envio das propostas. 

Quais são os critérios utilizados para avaliar fornecedores?

Não há ninguém melhor do que os próprios gestores da empresa para definir os critérios utilizados para a avaliação dos fornecedores, afinal, eles quem irão determinar qual o objetivo principal do bid. 

No entanto, é sempre interessante levar em conta fatores como:

• Custo: Preço competitivo e estrutura de pagamento.

• Qualidade do serviço: Atendimento ao cliente e suporte oferecido.

• Tecnologia: Ferramentas e plataformas de gestão integradas.

• Experiência: Histórico e expertise no mercado de viagens corporativas.

• Capacidade de atendimento: Suporte emergencial e disponibilidade.

• Flexibilidade: Adaptação a mudanças nas necessidades da empresa.

• Compliance: Conformidade com políticas internas e regulamentações externas.

• Inovação: Soluções inovadoras que realmente possam melhorar a experiência do viajante.

Quais são outros pontos de atenção para o bid de viagens corporativas?

Ao elaborar um bid de viagens corporativas, além dos critérios de avaliação padrão, é importante considerar outros pontos que também podem impactar a escolha do fornecedor e o sucesso do contrato. 

Confira alguns pontos que merecem atenção:

• Evite escolher com base apenas no preço: Embora o custo seja um fator importante, a qualidade do serviço e o suporte oferecido devem ser igualmente avaliados para garantir a uma boa gestão e a satisfação dos colaboradores.

• Garanta a conformidade com políticas internas e externas: Verifique se o fornecedor segue as políticas de viagens corporativas da empresa e se cumpre as regulamentações locais ou internacionais, como leis de segurança e de proteção de dados.

• Considere a escalabilidade do serviço: Avalie se o fornecedor pode atender a mudanças no volume de viagens ou novas demandas da empresa, como expansão para novos destinos ou necessidades específicas de negócios.

• Atenção ao suporte pós-venda: Certifique-se de que o fornecedor oferece suporte contínuo durante as viagens, incluindo serviços de emergência, atendimento a mudanças de última hora e soluções rápidas para imprevistos.

• Verifique a integração com sistemas internos: A compatibilidade do fornecedor com as ferramentas de gestão e relatórios da empresa pode melhorar a eficiência operacional e reduzir erros ou redundâncias no processo de reserva e controle de despesas.

Como a VOLL pode ajudar no bid das suas viagens corporativas?

A VOLL é a parceira ideal para otimizar o bid da sua empresa, já que, em uma única plataforma, gestores e viajantes têm acesso aos melhores fornecedores para passagens aéreas, hotéis, mobilidade, e outros serviços essenciais para suas viagens corporativas.

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Também garantimos a segurança de seus colaboradores e oferecemos suporte completo e atendimento 24/7.

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