Como criar uma política de viagens corporativas: o guia definitivo

É comum que um colaborador que viaja a trabalho receba de sua empresa orientações sobre como fazer o pedido de sua passagem aérea, reservar seu hotel e utilizar as opções de transporte urbano para se movimentar entre uma reunião e outra, por exemplo. A este conjunto de recomendações, dá-se o nome de política de viagens corporativas.

Se você quer aprender como fazer e implantar uma eficiente política de viagens corporativas continue a leitura deste artigo!

O que é uma política de viagens corporativas?

Política de viagens corporativas é o nome que se dá a um documento que traz os padrões a serem seguidos pelos colaboradores da empresa que viajam a trabalho. 

Além de uniformizar o fluxo de compra, realização e prestação de contas das viagens, é também uma referência importante para o gerenciamento dos indicadores de performance destes tipos de gastos.

Ele deve trazer todas as informações referentes a como viajar por meio da organização, por exemplo:

• Quem procurar para solicitar a viagem;

• Quais são as plataformas e sistemas disponíveis para comprar uma viagem;

• Qual é o limite de gastos;

• Quais são as regras que devem ser seguidas;

• Quais são os meios de contato disponíveis para suporte antes e durante a viagem;

• Quais são as recomendações e boas práticas incentivadas pela empresa durante uma viagem;

• Quais são as rotinas pós-viagem que o colaborador precisa cumprir;

• Entre outras.

Por que é importante ter uma política de viagens?

Imagine que você trabalha em uma empresa onde diversos funcionários precisam viajar a trabalho. 

Se cada um destes profissionais escolher uma maneira diferente de adquirir serviços ou prestar contas dos gastos de cada uma de suas viagens corporativas, como a empresa poderá garantir a segurança destas compras e experiências?

Para isso, existe uma referência — já utilizada pelas grandes corporações do mundo — que orienta toda a equipe (e, em alguns casos, até os fornecedores e parceiros) sobre como deve-se proceder para viajar ou se movimentar pela empresa.

A política de viagens corporativas pode e deve ser personalizada para cada empresa. O mais importante é que ela esteja clara para todos os envolvidos e que não haja brecha para dúvidas ou más interpretações. 

Assim, toda vez que alguém da sua empresa precisar viajar, ao determinar como obrigatória a leitura (e até o consentimento) da política, todas as partes ficam cientes do que as viagens contemplam e do caminho a ser seguido ao necessitar de uma.

Como criar uma política de viagens corporativas?

Não existe um formato pré-pronto para criação das políticas de viagem de uma empresa, pois elas podem variar de acordo com cada tipo de negócio. 

Sua política de viagens e de mobilidade faz parte de um contexto cultural específico da sua empresa. Isso significa que, além de ser uma referência para como, o que e por que cada processo de viagem e mobilidade precisa ser feito, a política também retrata como a sua empresa é.

Por isso, é importante se atentar também à forma como a sua empresa se comunica, orienta e cuida de seus funcionários. Estando tudo lá, na política, você se aproxima do colaborador e ganha mais aderência.

Confira abaixo quais são os pontos que não podem faltar no seu documento.

Procedimentos

Este primeiro ponto diz respeito aos passos que devem ser seguidos para a solicitação e aprovação das viagens. Assim, todos os membros da empresa passam a ter ciência de que não basta simplesmente procurar a equipe responsável pela gestão de mobilidade e dizer que vai viajar; é preciso seguir todos os procedimentos da política. 

Padrões

Já imaginou se um funcionário tem uma péssima experiência numa viagem porque o assento do ônibus ou avião é desconfortável? Ou porque as instalações do hotel são de péssima qualidade? Para evitar que isso aconteça, padrões devem ser seguidos e comunicados.

Logo, meios de transportes, requisitos para hospedagem, cooperativas de táxi e aplicativos de mobilidade devidamente aprovados pela empresa devem ser levados em conta durante a solicitação de uma viagem.

Tendo ciência de quais são os parceiros homologados pela empresa, o colaborador tem, além de uma experiência mais positiva em seus deslocamentos.

Normas

Para que tudo seja bem executado, é preciso que firma e funcionários respeitem as normas necessárias. Afinal, viagens corporativas representam um custo, por isso elas devem ser feitas dentro de condições que as façam valer a pena.

Leia também: Qual é o custo real de uma viagem a trabalho?

Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas

Agora que você já sabe quais pontos deve considerar ao elaborar a política de viagens da sua empresa, confira um passo a passo para te auxiliar neste processo.

1. Defina as necessidades da empresa

Entender as necessidades da sua empresa é importante para criar uma política que apoia tanto os objetivos financeiros, quanto a estratégia de negócios. Para isso, você deve analisar padrões de viagem, destinos frequentes e tipos de viagens realizadas, por exemplo. Considerar a cultura organizacional e as expectativas dos colaboradores também é fundamental para garantir a adesão à política.

2. Envolva os stakeholders

A participação dos stakeholders é indispensável para promover um senso de responsabilidade e facilitar a implementação e o cumprimento das diretrizes. Por isso, envolva gestores de diferentes departamentos, a equipe financeira e representantes dos colaboradores para garantir que a política atenda às diversas necessidades dentro da organização. 

3. Defina as regras

Definir regras inclui definir os tipos de viagens permitidas, como vão funcionar os processos de aprovação e quais serão as restrições em termos de classe de voo, tipo de acomodação e transporte, por exemplo. As regras devem ser específicas para evitar ambiguidades, mas flexíveis para que seja possível lidar com situações atípicas.

4. Liste os direitos e deveres dos viajantes

Ter uma lista clara de direitos e deveres ajuda a evitar mal-entendidos e garante que as expectativas sejam gerenciadas adequadamente. Informe sobre o que é direito do viajante, como todas as despesas cobertas pela empresa, como alimentação e hospedagem, e o que não é, como despesas pessoais. Os deveres podem incluir a necessidade de manter registros das despesas e seguir as diretrizes de segurança. 

5. Defina os orçamentos disponíveis e tetos de gasto

Esse passo é essencial para controlar os custos das viagens. Lembre-se que os orçamentos devem ser realistas e baseados em dados históricos de despesas, mas também devem permitir alguma flexibilidade para acomodar variações nos custos. Um caminho é definir limites diários para alimentação, hospedagem e transporte, bem como regras para viagens de longa distância.

6. Defina diretrizes para os meios de pagamento utilizados

Alguns dos principais meios de pagamento utilizados em viagens a trabalho são cartões corporativos, adiantamentos em dinheiro ou reembolsos. Cada método tem suas vantagens e desvantagens, e a política deve esclarecer quando e como cada um deve ser usado. Além disso, é importante definir procedimentos para a segurança dos dados financeiros e a prevenção de fraudes.

7. Defina diretrizes para o deslocamento do viajante

As diretrizes para o deslocamento incluem a escolha de companhias aéreas, classes de voo, tipos de transporte terrestre e opções de aluguel de carros. A política deve considerar a segurança e o conforto dos colaboradores, equilibrando esses fatores com o controle de custos. Além disso, é importante incluir diretrizes para situações imprevistas, como cancelamentos de voos ou outras emergências.

8. Aborde também a política de reembolso

Uma política de reembolso clara é essencial para garantir que os colaboradores sejam reembolsados de forma justa por suas despesas de viagem. Para isso, defina quais despesas são elegíveis para reembolso, o processo para submissão de comprovantes e o tempo esperado para o processamento do pagamento. 

9. Estabeleça diretrizes para os relatórios de despesas

Os relatórios de despesas são uma parte importantíssima do controle financeiro em viagens corporativas. A política deve definir o formato e o conteúdo esperado desses relatórios, incluindo a necessidade de recibos e justificativas para despesas. Além disso, deve haver diretrizes claras sobre os prazos para a submissão dos relatórios e as consequências para o não cumprimento. 

10. Considere sempre as necessidades dos colaboradores

Ao elaborar a política, é importante sempre levar em conta as necessidades e o bem-estar dos colaboradores, pois isso ajuda a promover a satisfação e a retenção de talentos. Por isso, evite regras excessivamente restritivas e ofereça o suporte adequado para situações imprevistas. Promover um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal é essencial, evitando viagens excessivas ou condições de viagem inadequadas. 

11. Garanta a conformidade com as leis trabalhistas (CLT brasileira)

A conformidade com as leis trabalhistas é essencial para evitar problemas legais e garantir o tratamento justo dos colaboradores. A política de viagens deve estar alinhada com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e considerar as regras sobre horas extras, descanso e segurança no trabalho. Para isso, você pode contar com a ajuda do departamento de RH da sua empresa.

12. Mantenha o documento sempre atualizado

As políticas de viagens devem ser revisadas e atualizadas com uma certa frequência para refletir mudanças nas necessidades da empresa, no mercado de viagens e nas regulamentações legais. Pode ser necessário fazer ajustes nos orçamentos, nas diretrizes de segurança ou nos processos de aprovação, por exemplo. 

E por falar em mudanças, confira também nosso artigo sobre como implantar uma gestão de mudança na sua empresa.

13. Conte com a ajuda de uma consultoria

Consultores experientes podem oferecer orientações sobre as melhores práticas do setor, ajudar a identificar áreas de melhoria e garantir que a política esteja alinhada com as tendências e regulamentações atuais. Além disso, uma consultoria pode facilitar a comunicação e o treinamento dos colaboradores, garantindo uma implementação mais assertiva da política de viagens da empresa.

Como fazer os colaboradores seguirem a política de viagens corporativas?

De nada adianta estabelecer uma política de viagens corporativas se os colaboradores que viajam a trabalho não tiverem acesso à ela. Para garantir que sua equipe estará ciente de todos os pontos, você pode seguir essas dicas:

• Invista na divulgação interna do documento utilizando múltiplos canais de comunicação, como e-mails, intranet e reuniões, e forneça um resumo executivo para facilitar o entendimento das diretrizes.

• Organize sessões de treinamento e capacitação, como workshops ou webinars para explicar a política em detalhes e disponibilize materiais de apoio, como guias de referência rápida e FAQs.

• Integre a política com sistemas de gestão que incorpore as diretrizes da política e automatize processos de aprovação e reembolso para aumentar a eficiência.

• Permita que os colaboradores forneçam feedback sobre a política através de pesquisas ou caixas de sugestões, e ajuste a política conforme necessário.

• Implemente programas de incentivo e reconhecimento para colaboradores que seguem a política de viagens consistentemente.

• Produza relatórios sobre a conformidade com a política, identificando áreas de melhoria e destacando sucessos.

• Defina e comunique as consequências para a não conformidade, reforçando a importância de seguir a política.

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A VOLL entende que gerenciar viagens corporativas pode ser um desafio e está aqui para te ajudar. 

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Nossos especialistas em viagens corporativas estão sempre prontos para oferecer suporte para você e sua equipe, garantindo que cada etapa da viagem, desde a reserva até o relatório de despesas, seja tranquila e sem complicações. 

Por isso, conte com a VOLL para transformar suas viagens corporativas em experiências agradáveis e bem-sucedidas! Aproveite para saber mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.

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