Aprenda como estruturar sua política de viagens

Gerenciar as viagens corporativas de maneira eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, é preciso garantir que os colaboradores tenham acesso a uma política de viagens bem estruturada e que a gestão de despesas em viagens corporativas seja otimizada. 

Uma política de viagens corporativas eficiente envolve a definição de diretrizes e processos claros que garantam a melhor experiência para os seus colaboradores. 

Primeiramente, esse processo inclui a escolha de uma agência de viagens corporativas confiável e, posteriormente, a implementação de um sistema de gestão de viagens e a definição de limites para gastos corporativos. 

Por outro lado, a gestão de expenses é outro elemento crítico para garantir uma política de viagens bem-sucedida. 

Os benefícios de uma política de viagens bem estruturada vão além da redução de custos. Afinal, uma política eficiente também pode melhorar a satisfação dos colaboradores, aumentar a produtividade e fortalecer a imagem da empresa no mercado.

Neste artigo, você vai encontrar não apenas informações valiosas para aprimorar sua política de viagens corporativas, como também dicas para garantir uma gestão eficiente das despesas relacionadas a viagens.

Além disso, vamos discutir como escolher as melhores ferramentas para gerenciamento de viagens empresariais e compartilhar dicas práticas para redução de custos em viagens corporativas.

Em síntese, ao longo deste conteúdo, nosso objetivo é fornecer informações relevantes e embasadas para ajudá-lo a tomar decisões estratégicas e otimizar sua política de viagens corporativas.

Boa leitura!

O que é uma política de viagens corporativas?

Antes de nos aprofundarmos em estratégias para criar uma política de viagens corporativas eficiente, é fundamental compreender o que é essa política e por que ela é tão importante. 

Primeiramente, é importante saber que uma política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas pela empresa para orientar os colaboradores em relação às viagens a trabalho e gerenciar as despesas relacionadas a elas.

A política de viagens corporativas abrange aspectos como:

1. Procedimentos de reserva de voos e acomodações
2. Limites de gastos com alimentação, transporte e entretenimento
3. Diretrizes para reembolso de despesas
4. Regras sobre uso de ferramentas para gerenciamento de viagens empresariais
5. Políticas de seguro e cuidados com a saúde e segurança dos viajantes
6. Procedimentos para lidar com emergências e alterações de planos

Desse modo, ao estabelecer uma política de viagens corporativas sólida e eficiente, sua empresa garante o controle dos gastos corporativos, promove conformidade e transparência, e assegura o bem-estar dos colaboradores durante as viagens de negócios. 

Além disso, a política contribui para a otimização da gestão de despesas e a redução de custos em viagens corporativas.

Entendendo a política de viagens corporativas

Antes de mergulhar em dicas e estratégias para otimizar a política de viagens corporativas, é essencial entender o que é e qual é sua finalidade. 

Em suma, uma política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas pela empresa para orientar os colaboradores e gerenciar as despesas relacionadas às viagens a trabalho.

A importância da política de viagens corporativas

Ter uma política de viagens corporativas bem estruturada é fundamental para as empresas, pois traz benefícios como:

1. Controle e redução de custos: Com diretrizes claras, é possível evitar gastos desnecessários e garantir que os colaboradores sigam procedimentos adequados ao reservar viagens e acomodações, otimizando o orçamento da empresa.
2. Compliance e transparência: Uma política de viagens ajuda a garantir que os colaboradores sigam os regulamentos internos e externos, promovendo a transparência e evitando possíveis problemas legais.
3. Segurança e bem-estar dos colaboradores: Estabelecer diretrizes de viagem também ajuda a proteger a saúde e segurança dos colaboradores, garantindo que suas necessidades sejam atendidas durante as viagens corporativas.

Dúvidas comuns sobre a construção e necessidade de uma política de viagens corporativas

Para esclarecer as principais dúvidas que você pode ter, resumimos, a seguir, algumas delas:

• Por que minha empresa precisa de uma política de viagens corporativas? Como mencionado anteriormente, uma política bem estruturada ajuda a controlar e reduzir custos, promove conformidade e transparência, e garante a segurança e o bem-estar dos colaboradores.
• Como construir uma política de viagens eficiente? Uma política eficiente deve ser clara, abrangente e adaptável. Inclua diretrizes para reservas, acomodações, transporte, reembolso de despesas e quaisquer outras questões relevantes.
• Como garantir a adesão dos colaboradores à política de viagens? Para incentivar a adesão, envolva os colaboradores no processo de criação da política, ofereça treinamento e suporte adequados, e promova a comunicação aberta e transparente.

Continue a leitura para entender como montar uma política de viagens corporativas eficiente!

Defina os objetivos e o escopo da política de viagens corporativas

Como falamos anteriormente, para criar uma política de viagens corporativas eficiente é fundamental definir seus objetivos e escopo. Esses elementos ajudarão a direcionar suas ações e garantirão que você atenda às necessidades específicas da sua empresa.

Estabelecendo objetivos claros

Os objetivos de uma política de viagens corporativas variam de acordo com cada empresa, mas alguns exemplos comuns incluem:

• Redução de custos: Diminuir despesas em viagens corporativas, sem sacrificar a qualidade das viagens e o bem-estar dos colaboradores.
• Aumento da eficiência: Melhorar os processos de reserva e gestão de viagens, garantindo agilidade e praticidade.
• Segurança dos colaboradores: Assegurar que os colaboradores estejam protegidos durante suas viagens, monitorando sua saúde e segurança.
• Conformidade legal: Cumprir leis e regulamentos locais e internacionais relacionados a viagens corporativas e reembolso de despesas.

Sendo assim, fica claro que definir objetivos claros e mensuráveis permitirá o monitoramento do progresso e a avaliação da eficácia da política ao longo do tempo.

Determinando o escopo da política de viagens corporativas

O escopo da política de viagens corporativas define quais colaboradores e tipos de viagens serão abrangidos. A fim de estabelecer o escopo, é importante considerar:

• Colaboradores envolvidos: A política pode incluir todos os colaboradores ou apenas grupos específicos, como executivos e gerentes.
• Tipos de viagens: A política pode abranger viagens domésticas e internacionais ou categorias específicas, como treinamentos e eventos de negócios.

Definindo o escopo da política de viagens corporativas, você garante que as diretrizes sejam aplicadas de maneira consistente e justa. 

Igualmente, ela também oferece suporte adequado ao gestor de viagens, facilitando o gerenciamento das despesas corporativas e aprimorando a gestão de viagens como um todo.

Estabeleça diretrizes para a escolha de fornecedores e serviços de viagens

Assegurar que a política de viagens corporativas seja eficiente e econômica envolve estabelecer diretrizes claras para a seleção de fornecedores e serviços de viagens.

Em resumo, isso inclui a escolha de companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, agências de viagens corporativas e outros prestadores de serviços relacionados.

Fornecedores preferenciais ou flexibilidade na escolha

Algumas empresas optam por trabalhar com fornecedores preferenciais, negociando tarifas e condições especiais. Outras permitem que os colaboradores escolham livremente seus fornecedores, desde que estejam dentro dos limites de gastos estabelecidos pela política.

Fatores a considerar ao estabelecer diretrizes para fornecedores e serviços

Ao definir diretrizes para a escolha de fornecedores e serviços de viagens, considere os seguintes fatores:

• Qualidade dos serviços: Avalie a qualidade e confiabilidade dos serviços oferecidos pelos fornecedores.
• Reputação dos fornecedores: Verifique a reputação dos fornecedores no mercado e suas experiências anteriores com outras empresas.
• Suporte e assistência durante a viagem: Considere a disponibilidade de suporte e assistência aos colaboradores durante suas viagens.
• Compatibilidade com as necessidades e preferências dos colaboradores: Leve em conta as necessidades e preferências dos colaboradores ao escolher fornecedores e serviços.

Custos, descontos e programas de fidelidade

Além dos fatores mencionados, a empresa deve considerar os custos associados a cada fornecedor e serviço. Avalie a possibilidade de obter descontos e vantagens por meio de programas de fidelidade e parcerias. 

Essas práticas podem otimizar a gestão de despesas e garantir uma política de viagens corporativas bem estruturada e eficiente.

Implemente um sistema de gestão de despesas e reembolso de viagens

Para implementar um sistema de gestão de despesas e reembolso de viagens, é importante escolher uma solução adequada às necessidades da empresa e aos processos já existentes. 

Algumas empresas optam por soluções de software especializadas, enquanto outras utilizam planilhas ou sistemas internos.

Independentemente da solução escolhida, é importante que o sistema permita a integração com outras ferramentas e sistemas usados pela empresa, como sistemas de contabilidade e recursos humanos. 

Além disso, o sistema deve ser capaz de oferecer uma visão abrangente das despesas de viagem da empresa, permitindo análises mais precisas e estratégicas.

O que considerar na hora de optar pelo melhor sistema?

Algumas funcionalidades que podem ser consideradas na escolha de um sistema de gestão de despesas incluem a possibilidade de definir limites de gastos e aprovações hierárquicas, a integração com cartões corporativos e a facilidade de upload de comprovantes de despesas.

Ademais, é importante também que o sistema ofereça suporte eficiente aos colaboradores em caso de dúvidas ou problemas, além de garantir a segurança e privacidade das informações pessoais e financeiras dos colaboradores.

Consequentemente, implementar um sistema de gestão de despesas e reembolso de viagens pode trazer diversos benefícios para a empresa.

Dentre estes, maior eficiência e controle de custos, redução de erros e fraudes, e maior transparência e conformidade com leis e regulamentações.

Estabeleça diretrizes claras de comportamento e responsabilidades dos colaboradores

Para garantir que as viagens corporativas ocorram de forma tranquila e eficiente, é fundamental estabelecer diretrizes claras de comportamento e responsabilidades dos colaboradores.

Comportamento durante as viagens

As diretrizes devem especificar a conduta esperada durante as viagens corporativas, incluindo a representação da empresa, a postura profissional e a etiqueta adequada em diferentes contextos culturais. 

Dessa forma, os colaboradores também devem ser orientados a respeitar as políticas e regras de cada fornecedor e serviço de viagem utilizado, como companhias aéreas e hotéis.

Adesão às leis e regulamentos

É importante que a política de viagens corporativas esteja em conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais, e que os colaboradores sejam orientados a seguir essas regras durante as viagens. 

Isso pode incluir orientações sobre vistos, impostos, segurança e proteção de dados pessoais.

Responsabilidades dos colaboradores

As diretrizes também devem deixar claro quais são as responsabilidades dos colaboradores em relação aos custos e decisões relacionadas às viagens corporativas. 

Isso pode incluir a adesão aos limites de gastos estabelecidos pela política de viagens, a escolha de fornecedores e serviços adequados, e a correta prestação de contas das despesas.

Além disso, a política de viagens corporativas deve abordar questões como a segurança e saúde dos colaboradores, estabelecendo procedimentos e recursos de apoio em caso de emergências ou problemas de saúde durante as viagens. 

Isso pode incluir o fornecimento de informações sobre vacinação, seguro de viagem e números de contato de emergência, bem como diretrizes para a prevenção e tratamento de doenças comuns em viagens.

Sendo assim, com a definição clara das diretrizes de comportamento e responsabilidades dos colaboradores durante as viagens, a empresa pode garantir um ambiente de trabalho seguro e eficiente, além de reduzir riscos e custos desnecessários.

Monitore e revise a política de viagens corporativas regularmente

Primeiramente, é importante monitorar e revisar a política de viagens corporativas regularmente, garantindo que ela permaneça eficaz, atualizada e alinhada aos objetivos e necessidades da empresa. 

Isso pode incluir a análise de dados de viagens e despesas, a identificação de tendências e padrões e a avaliação do feedback dos colaboradores sobre suas experiências de viagem. 

Com base nessa análise, a empresa pode identificar áreas de melhoria e fazer ajustes na política conforme necessário.

Avaliação do feedback dos colaboradores

Outro aspecto importante na revisão e monitoramento da política de viagens corporativas é a avaliação do feedback dos colaboradores. Isso pode ser feito por meio de pesquisas e feedback direto dos colaboradores que viajaram a negócios.

Assim, ao avaliar o feedback dos colaboradores, a empresa pode identificar problemas ou desafios com a política atual e fazer os ajustes necessários. 

Além disso, pode ajudar a melhorar a satisfação dos colaboradores com a política de viagens corporativas e, consequentemente, aumentar a eficácia das viagens.

Adaptação às mudanças no ambiente de negócios

Por fim, a revisão e monitoramento regular da política de viagens corporativas permite que a empresa se adapte às mudanças no ambiente de negócios. 

Isso pode incluir mudanças nas necessidades dos colaboradores, novas leis e regulamentações, avanços tecnológicos e outras tendências relevantes.

Ao manter a política atualizada e adaptada às necessidades da organização, a empresa pode garantir que a gestão de viagens seja eficiente.

Além disso, isso permite atender às necessidades dos colaboradores e estar em conformidade com as leis e regulamentações relevantes.