O processo de reembolso de viagem é uma parte importante da gestão de viagens corporativas. Quando os funcionários gastam dinheiro em nome da empresa, estando em viagens de negócios ou não, eles precisam ser reembolsados de maneira adequada.
O reembolso de viagem é uma forma de garantir que os colaboradores possam realizar suas atividades, principalmente em viagens corporativas, mas esse processo não os exime de ter que tirar do próprio bolso os recursos para custos relacionados ao trabalho.
Por este e alguns outros motivos, há muitos erros comuns que os gestores cometem na hora de fazer esses reembolsos de despesas. Neste artigo, vamos explorar os três maiores erros que as empresas cometem ao reembolsar seus funcionários e como evitá-los.
O primeiro erro bastante comum é a falta de clareza nas políticas. Muitas vezes, as diretrizes são vagas e deixam espaço para interpretação. Isso pode levar a atrasos no processo de reembolso, confusão entre os funcionários e gerentes e, em alguns casos, até fraude.
Para evitar esse tipo de problema, é importante que as políticas da sua empresa sejam claras e bem definidas. Isso significa que deve ser fácil para os funcionários entenderem o que é reembolsável e o que não é, como fazer um pedido de reembolso de viagem, qual é o prazo para submissão de despesas e como a empresa irá efetuar o pagamento.
As diretrizes devem ser escritas de maneira clara e objetiva, para que não haja espaço para ambiguidade. Quanto mais claro elas forem, menor o risco de erros e mal-entendidos.
Uma forma de facilitar a interpretação das regras para o pagamento de despesas corporativas é adicionar a normativa de expenses dentro da política de viagens.
Desta forma, seus colaboradores que estiverem em viagem — e que, necessariamente, terão despesas que precisam ser custeadas pela empresa — saberão exatamente como seguir para realizá-las e registrá-las.
Outro erro comum é a falha na verificação das despesas. Quando os funcionários enviam solicitações de reembolso, é importante que as despesas sejam conferidas com cuidado antes do pagamento. Se essa parte não for feita com atenção, podem ocorrer erros de cálculo ou, ainda pior, o reembolso de despesas que não são elegíveis para reembolso.
Além disso, é importante que as empresas tenham uma política clara em relação às despesas que não são reembolsáveis, para que os funcionários saibam exatamente com o que podem ou não gastar.
Para evitar situações assim, é importante que as empresas tenham um processo de verificação de despesas em vigor. Há alguns anos, ferramentas com a funcionalidade de OCR (sigla para “optical character recognition”, em inglês; “leitura de caracteres”, em tradução livre) eram tidas como seguras para inibir qualquer tipo de uso fortuito do recurso da empresa.
Contudo, você certamente já se deparou com ocasiões em que recibos aleatórios foram inseridos em um relatório de despesas, possivelmente retirados do piso ou de dentro de uma lixeira de um aeroporto. Hoje em dia, a visão de validação e auditoria se dá a partir da análise de dados, visibilidade online de comportamentos de uso e inteligência artificial.
Com métodos aprimorados, como o permitido pelo VOLL Pay, sua empresa passa a enxergar comportamentos sintomáticos de pagamentos de despesas, imediatamente à medida em que são realizadas.
Frequência, valor, horário e até a localidade em que cada pagamento é feito são critérios que deixam de ser avaliados apenas no final do mês, por meio de obsoletos relatórios de Excel, e passam a ser monitorados em tempo real, através de uma poderosa ferramenta de BI.
Enquanto o VOLL Pay garante essa oportunidade de ter uma visibilidade aprimorada dos gastos corporativos, em tempo real, sua empresa ainda pode incluir a revisão das notas fiscais, recibos e faturas digitalizadas pelo próprio colaborador, durante o processo de pagamento digital feito pelo aplicativo VOLL, para garantir que as despesas sejam precisas e elegíveis para reembolso.
O terceiro erro é o atraso no pagamento de reembolsos. Quando os funcionários fazem gastos em nome da empresa, é importante que eles recebam o reembolso em tempo hábil. Atrasos no pagamento podem causar frustração e desconfiança entre os funcionários e, em alguns casos, até mesmo problemas financeiros pessoais.
Para evitar esse erro, é importante que as empresas adotem soluções que eliminem este e outros processos. Com o VOLL Pay, por exemplo, o reembolso não precisa ser realizado, uma vez que o pagamento é feito de forma digital, através do limite liberado por sua empresa — de forma online, em menos de dois segundos.
Isso significa que, se você, gestor de viagens corporativas, precisa dispor do valor da diária de viagens da sua empresa agora, para três, cem ou mil colaboradores, você pode fazê-lo em poucos segundos, pelo VOLL Pay.
A solução ainda elimina a necessidade de definir prazos claros para a submissão de despesas, o processamento dos pagamentos em um período de tempo razoável e a comunicação clara com os funcionários sobre o status de seus reembolsos.
Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.
Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.
Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.
É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.
Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.
Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.
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