Saiba tudo sobre gestão de riscos em viagens corporativas

O conceito de viagem corporativa engloba todos os deslocamentos que um colaborador faz em nome da empresa, seja para outra cidade, estado ou país.

Assim como em qualquer processo ou atividade, as viagens envolvem diferentes tipos de riscos que podem causar impactos negativos para o colaborador, para as finanças e para toda a operação.

Sua empresa está preparada para possíveis riscos e imprevistos que podem surgir durante uma viagem? Com este artigo, você saberá como aplicar a gestão de riscos de forma eficaz em todos os deslocamentos. Acompanhe!

O que é gestão de riscos em viagens corporativas?

A gestão de riscos envolve o planejamento e implementação de estratégias e ações voltadas para proteger a empresa contra potenciais riscos ou ameaças. 

O objetivo principal é controlar os riscos para reduzir seus potenciais impactos. 

No contexto de viagens corporativas, as práticas são focadas na redução dos riscos que podem ocorrer durante o deslocamento dos colaboradores, buscando garantir sua integridade, segurança e bem-estar.

Tendências e dados do setor

A gestão de risco em viagens corporativas ganhou destaque com a pandemia de COVID-19, que evidenciou a importância de adotar uma postura preventiva em relação a possíveis ameaças à saúde. 

Em casos de viagens ao exterior, riscos de segurança também reforçam a importância desse tipo de gestão.

Com isso, o setor segue evoluindo, acompanhando as mudanças no mercado global e a crescente complexidade dos deslocamentos. Segundo relatório da Allied Market Research, o mercado de gerenciamento de risco de viagens foi avaliado em US$ 96,26 bilhões em 2021. 

Agora, a previsão é alcançar os US$ 223,62 bilhões até 2031, com uma taxa de crescimento anual composta de 8,1% entre 2022 e 2031.

Analisando as tendências que justificam esse crescimento, a tecnologia desempenha um papel central. 

Ferramentas de monitoramento em tempo real estão em expansão, oferecendo informações instantâneas sobre condições de segurança, clima, localização do viajante, entre outros. 

Além disso, a tecnologia tem possibilitado uma gestão de riscos mais personalizada. É cada vez mais comum que as empresas considerem características e situações específicas de cada colaborador, como condições de saúde e vulnerabilidades particulares. O uso da inteligência artificial pode agilizar ainda mais essa personalização, analisando dados anteriores de forma instantânea. 

Tipos de riscos relacionados às viagens corporativas

Para facilitar o processo de levantamento de possíveis riscos em uma viagem a trabalho, é possível classificá-los em três grupos principais:

1. Riscos pessoais

São os riscos que envolvem diretamente o colaborador viajante, como acidentes de transporte durante o trajeto, violência (como assaltos e sequestros), fenômenos naturais (terremoto, tsunami, etc) ou problemas de saúde.

2. Riscos financeiros

Todo e qualquer imprevisto que possa acontecer e impactar o orçamento, como mala extraviada, voo cancelado, roubos, fraude ou falhas na Política de Viagem Corporativa (especialmente no tópico de reembolsos de despesas).

3. Riscos de performance ou conduta: 

Todas as ações do colaborador que impactem em sua produtividade durante a viagem a trabalho podem (e devem) ser classificadas como um potencial risco. 

Por exemplo, se o funcionário dedica mais tempo a atividades pessoais do que cumprindo a agenda, se atrasa com frequência para os compromissos ou não segue a política da empresa, ele está ameaçando o sucesso da viagem.

Caso o colaborador tenha dificuldades para solicitar um Uber corporativo, ou a internet do hotel não esteja funcionando, ele também estará exposto a riscos que afetam sua performance.

Importância da gestão de riscos em viagens a trabalho

A gestão de riscos é fundamental para garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores durante viagens a trabalho. Porém, seus impactos vão muito além.

Com uma gestão de riscos eficiente, sua organização age de forma legalmente responsável, promovendo confiança e segurança, o que eleva a produtividade e protege a reputação corporativa.

O controle financeiro também é diretamente beneficiado. Imprevistos exigem soluções imediatas que, por sua vez, quase sempre extrapolam o orçamento, custando mais do que realmente deveriam. Aplicar a gestão de risco da forma correta é usar os recursos da empresa estrategicamente. 

Por fim, toda viagem a trabalho tem uma finalidade principal. Pensar antecipadamente em tudo que pode acontecer e se preparar para mitigar os impactos é agir de forma coerente com as metas da companhia, garantindo o cumprimento das metas e objetivos da viagem.

Relação entre gestão de risco e compliance

Gestão de riscos e compliance em viagens corporativas estão diretamente ligados. Afinal, o compliance está relacionado à orientações práticas para nortear as ações dos colaboradores. 

Essas orientações abordam diferentes tipos de riscos, especialmente durante os deslocamentos a trabalho.

De forma geral, ambas são fundamentais para garantir que a operação diária da empresa esteja em conformidade com as regulamentações legais e políticas internas.

Por isso, juntas, as duas áreas potencializam a redução de riscos, a conformidade com normas e a segurança dos colaboradores.

Como gerenciar riscos em viagens corporativas? Veja dicas e boas práticas

Após entender o que é e qual a importância da gestão de riscos em viagens, é hora de entender como colocá-la em prática. Confira nossas dicas para implementar uma gestão eficiente:

1. Avalie a probabilidade e impacto dos riscos

Essa é uma etapa importante da gestão de riscos, pois vai trazer mais clareza para que você e sua equipe saibam em quais riscos devem focar, quais são as prioridades no plano de gestão, e qual a melhor forma de agir em relação a cada risco.

Por exemplo: uma queda de avião e a possibilidade de um atraso em voo não devem ser encarados da mesma forma. Um tem baixa probabilidade e alto impacto, enquanto o outro tem alta probabilidade e baixo impacto.

Uma metodologia que pode ser aplicada nessa etapa é a chamada Matriz GUT. Essa ferramenta de priorização consiste em avaliar riscos e atribuir notas para cada um dentro de três critérios: gravidade, urgência e tendência.

2. Defina como vai lidar com cada risco identificado

Depois de identificar e analisar os riscos, você pode agir de três formas:

• Eliminar o risco: encontrar uma solução ainda durante a fase de planejamento da viagem;

• Delegar a solução: contratar um seguro, uma agência de viagem corporativa ou um recurso tecnológico para evitar fraudes são alguns exemplos;

• Aguardar para agir caso ocorra: essa é uma conduta que pode ser assumida em casos de riscos classificados como de baixo impacto e probabilidade.

Cada viagem, destino e perfil de negócio oferece riscos diferentes e, por isso, precisa de uma avaliação individualizada. 

3. Garanta que o compliance seja aplicado nas viagens corporativas 

É fundamental investir em acordos que assegurem que toda e qualquer atividade da companhia esteja dentro das leis e coerente aos valores da empresa. 

Por isso, revise o compliance no que diz respeito às leis trabalhistas, contratação de serviços, processos financeiros e imagem da empresa diante do mercado, garantindo que seja elaborado e aplicado corretamente na gestão de viagens corporativas.

4. Tenha uma gestão presente e atenta em cada viagem

Garanta que a empresa esteja no controle da viagem para aumentar as chances de antever algo que ofereça risco. 

Para isso, estude os destinos mais comuns da sua organização, entendendo contexto político, climático, etc. Não deixe de compartilhar o que for necessário com o colaborador que vai embarcar.

Além disso, ter planos de ação bem definidos para lidar com situações de crise é fundamental para agir com rapidez e tranquilidade.

5. Tenha uma boa política de viagens corporativa 

Diversos riscos, especialmente os financeiros, podem ser evitados quando se tem uma política de viagem clara, objetiva e, principalmente, acessível a todos os colaboradores.

Quanto mais didático estiver o tópico de despesas e reembolsos, por exemplo, menor a chance de falhas de comunicação gerarem gastos excessivos ou fraudes que possam comprometer o orçamento.

Se você quer saber mais sobre como conectar gestão de riscos e política de viagens, confira o tópico a seguir. 

Como integrar gestão de riscos e política de viagens?

Integrar gestão de risco e política de viagens requer planejamento e alinhamento entre diferentes áreas e departamentos, pois impacta diferentes processos. 

Veja alguns passos essenciais para conectar essas duas frentes:

• Faça o mapeamento e categorização adequados dos riscos, apresentando essas informações na política de viagens;

• Estabeleça regras e procedimentos claros, trazendo orientações sobre como agir em situações de emergência;

• Adote plataformas que permitam monitorar viagens em tempo real e inclua a exigência de uso na política;

• Promova capacitações sobre os principais riscos para os próximos viajantes da empresa;

• Inclua cláusulas relacionadas à segurança e gestão de riscos nos contratos com fornecedores de viagem;

• Faça revisões frequentes na política de viagens para garantir a conformidade com os riscos atuais;

• Adote uma solução de gestão de viagens que simplifique essa integração e o acesso dos colaboradores às normas.

Se sua empresa deseja contar com uma ferramenta completa de gestão de viagens que ajuda a gerenciar riscos, garantir a conformidade com a política interna e ainda oferecer uma experiência personalizada para os colaboradores, conheça a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

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Para evitar riscos financeiros, por exemplo, os gestores de viagem podem limitar um valor a ser gasto, ou designar regras de uso para perfis de colaboradores específicos. A despesa é registrada no sistema com todos os detalhes da transação, garantindo total visibilidade dos custos.

Além disso, a VOLL oferece um serviço de atendimento totalmente personalizado, feito por especialistas que podem não só tirar dúvidas, mas também apoiar em todo o seu processo de gestão e construção de políticas.

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