Uma das maiores dores das grandes empresas brasileiras é a aderência à política de viagens, mobilidade e compras indiretas, principalmente para os gestores das áreas administrativas. A ausência de uma solução mobile, que fosse simples, intuitiva e segura para o profissional fazia com que caminhos alternativos fossem escolhidos por aqueles que estavam na ponta do processo.
Em vista de facilitar a rotina do viajante ou do profissional que tem atividades externas à empresa, a VOLL trouxe o registro de despesas para dentro de seu app, a fim de simplificar a jornada de quem não pode perder tempo com este tipo de atividade e precisa se dedicar ao seu negócio integralmente.
A versão 6.4 do app VOLL inclui novas funcionalidades que permitirão que mais etapas da jornada de viagem e de mobilidade estejam dentro do mesmo campo de visão, além de entregar uma experiência simples e intuitiva. Acompanhe-nos neste release para entender com mais detalhes quais são as novas funcionalidades e como impactam a rotina dos usuários.
Os recibos de mobilidade urbana e de alimentação dividem os primeiros lugares no ranking de despesas mais presentes nos relatórios de reembolso e de prestação de contas de viagem em todo o mundo.
Para os usuários do app VOLL, não é necessário ter que prestar contas no fim da viagem ou no retorno ao escritório dos pedidos de transporte urbano e o pagamento de refeições.
Na versão 6.4 do app VOLL, incluímos um novo módulo para compor a jornada de viagem e mobilidade dos seus colaboradores: o reembolso de despesas. Os viajantes poderão registrar os recibos de itens que precisaram ser adquiridos durante sua jornada (dentro ou fora do escritório), submetendo-os à aprovação para reembolso.
Os recibos são digitalizados por meio da câmera do smartphone, ativada pelo aplicativo VOLL, e armazenados junto aos seus acessos à plataforma. Enquanto seus viajantes dizem adeus à manutenção de recibos de papel, você visualiza os custos, audita os comprovantes e delibera sobre o pedido de reembolso.
A nova funcionalidade do app VOLL permite que os recibos sejam anexados em lote ou individualmente. Os recibos são indexados de acordo com as regras que a sua empresa define dentro da aplicação. Categorize-os por tipo de despesa, motivo da compra/pagamento, valor e opcionais observações.
Para todos os pedidos de viagem feitos dentro do app VOLL, seu colaborador identifica se a opção de sua preferência está dentro ou fora da política de viagens da sua empresa enquanto está fazendo a busca e cotação.
Esta funcionalidade, internamente chamada de “farol de política”, apresenta à sua equipe exatamente quais são os serviços de viagem que atendem aos requisitos de sua política interna. Quem solicita possui clara visão de quais opções serão aprovadas imediatamente e quais necessitam de um segundo nível de aprovação ou precisarão ser auditadas.
Na prática, observa-se que o viajante tende a escolher as opções que representem um custo menor de deslocamento ou hospedagem, contribuindo para a eficiência administrativa.
No app VOLL, a política de viagem é o que determina se o viajante pode selecionar um determinado voo ou hotel que esteja fora dos parâmetros pré-aprovados, exibido no menu como “farol de política”.
Caso exista a permissão de seguir, e a opção selecionada estiver de acordo com as políticas da empresa, o pedido será automaticamente aprovado. Porém, quando os pedidos não atenderem aos critérios de custo, antecedência e categoria, o solicitante precisará justificar o motivo de ter selecionado uma alternativa fora da política.
Estas justificativas, até então, eram campos livres para que o solicitante preenchesse à sua maneira. Porém, na versão 6.4 do app VOLL, habilitamos a opção de cadastrar justificativas pré-selecionadas, para que o colaborador simplesmente indique o motivo de solicitar um serviço fora da política da empresa.
O cadastro das justificativas pré-selecionadas pode ser feito pelos usuários do app VOLL com perfis de administradores da plataforma. Os registros serão disponibilizados para os novos pedidos de viagem, imediatamente após o cadastro.
Ficou ainda mais simples identificar qual usuário realizou a aprovação de uma viagem. A partir de agora, todos os vouchers emitidos terão discriminada a informação de quem realizou sua aprovação. É importante destacar que os viajantes também terão acesso a esta informação. Os dados estarão na opção “detalhes do voucher”.
Experiência aprimorada para reservas de Airbnb
A maior plataforma de hospedagem do mundo está disponível no app VOLL. A partir de novembro, você contará com uma experiência ainda melhor para solicitar uma reserva de hospedagem em uma das mais de 5,6 milhões de propriedades disponíveis em todo o mundo no Airbnb.
Em seu acesso web, vá à aba “Concierge” e selecione a opção “Airbnb”. Após a indicação da propriedade, a confirmação de datas e dos usuários viajantes, é só seguir o fluxo tradicional de aprovação, para que sua equipe desfrute de uma hospedagem mais acolhedora, econômica e única. Tão simples quanto uma reserva de hotel.
Os pedidos de viagem feitos para diretoria e presidência notoriamente exigem uma atenção extra. Além do suporte de alto nível, já oferecido pela equipe de sucesso do cliente VOLL, as viagens solicitadas para diretores, vice-presidentes e presidentes passarão a receber uma atenção adicionalmente especial.
Não é nada comparado ao suporte de qualidade prêmio, que você certamente conhece de outras ferramentas de mercado. As solicitações de viagem dos seus VIPs são tratadas por uma equipe que antevê as necessidades dos viajantes mais exigentes.
Os canais de contato e interação foram aprimorados. Com o app VOLL, o viajante tem suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, onde quer que esteja e da maneira que preferir. O acesso a eles permanece o mesmo, por meio do portal ajuda.govoll.com.
Otimizamos a estrutura do aplicativo na web e no celular, melhorando pontos como a velocidade de processamento e a estabilidade do app VOLL.
Esperamos, com esta nova versão, que o usuário do app VOLL seja impactado de maneira positiva em sua rotina, facilitando e simplificando processos burocráticos.
Sobre a VOLL – Somos protagonistas da revolução no mercado de gestão de mobilidade e viagens corporativas. Desenvolvemos tecnologia e ferramentas para simplificar processos, otimizar custos e facilitar a mobilidade e viagens de empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Nossa plataforma já soma 300 mil usuários no Brasil e no exterior. Hoje, com unidades nas três principais capitais brasileiras — São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte —, a VOLL é uma startup investida pela Wayra e a Iporanga Ventures e uma das integrantes do ranking 100 Startups to Watch 2021, que lista 100 empresas com as soluções mais inovadoras para atender às demandas de uma economia em transformação e prontas a receber a atenção de investidores, grandes corporações, governos e fundos de venture capital.
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