Como manter a produtividade durante viagens corporativas?

Muitos profissionais viajam frequentemente com diferentes objetivos, como visitar clientes, participar de reuniões, prospectar parceiros ou participar de cursos e treinamentos.

Entretanto, a mudança de ambiente e eventuais imprevistos podem comprometer a produtividade de quem trabalha fora da empresa.

Para minimizar esses desafios, reunimos dicas essenciais para manter a produtividade durante viagens corporativas. Siga a leitura!

O que é viagem corporativa e qual sua relação com a produtividade?

Viagens corporativas envolvem qualquer deslocamento realizado pelos funcionários para atender às necessidades da empresa ou cumprir compromissos profissionais, como reuniões, eventos e treinamentos.

Além de impulsionar o crescimento da empresa e expandir oportunidades de negócios, as viagens corporativas favorecem a integração com parceiros e clientes, o fortalecimento de relações comerciais e o aprimoramento do conhecimento dos colaboradores.

Durante as viagens, a produtividade é um aspecto crucial. Afinal, para assegurar que os objetivos definidos sejam alcançados, o colaborador precisa manter o foco nas responsabilidades profissionais, cumprindo prazos, evitando imprevistos e maximizando seu desempenho mesmo fora do seu ambiente habitual de trabalho.

Imagine o seguinte cenário: João viajou a São Paulo para apresentar uma proposta a um cliente em potencial, mas não conseguiu concluir os slides a tempo. Ele planejou finalizá-los no hotel, onde teria algumas horas até a reunião. 

Porém, seu voo atrasou e, ao pegar um carro por aplicativo, enfrentou um longo engarrafamento, alterando completamente seu cronograma.

Depois da apresentação, João voltou ao aeroporto, onde precisava preparar um relatório enquanto aguardava o voo. No entanto, acabou se distraindo e não finalizou o material.

Agora, consegue perceber como a baixa produtividade de João impactou diretamente o objetivo da sua viagem?

Então, para garantir o sucesso da viagem, o funcionário deve equilibrar a agenda de compromissos com o uso eficiente do tempo, sem deixar de lado suas outras obrigações profissionais.

Como manter a produtividade viajando a trabalho?

Agora que você já sabe a importância da produtividade durante viagens corporativas, é hora de aprender como aplicá-la na prática.

Confira algumas dicas para se manter produtivo durante seus deslocamentos a trabalho, minimizando o impacto de imprevistos e garantindo o cumprimento das atividades:

1. Foque nos objetivos da viagem

Toda viagem a trabalho tem objetivos específicos. Por isso, ao planejá-la, liste os principais e secundários, estabeleça metas e crie um cronograma com os compromissos diários.

É importante também listar quais são as prioridades, tempo previsto de deslocamento, pessoas envolvidas e os horários de cada compromisso.

Ao colocar no papel este planejamento, será mais fácil entender do que abrir mão em caso de imprevistos ou visualizar gargalos. 

2. Planeje seu deslocamento com antecedência

Imprevistos podem acontecer, principalmente em grandes centros urbanos. Se viajar para lugares desconhecidos, analise a região antes mesmo de reservar o hotel.

Trace rotas com aplicativos de mapas para verificar a distância entre os compromissos, o hotel em que irá se hospedar e os locais de transporte, como pontos de táxi e aeroportos, por exemplo. 

Assim, você ganha tempo e evita desencontros. 

3. Organize sua agenda

Com os objetivos definidos e o planejamento do deslocamento pronto, elaborar um roteiro será mais simples.

Use ferramentas como Google Calendar para inserir atividades e compromissos e, se puder, reserve um tempo para se concentrar em tarefas específicas. 

Quanto mais organizado for seu planejamento, mais fácil será manter o foco na viagem e evitar o esquecimento de alguma tarefa.

4. Agende um serviço de transporte corporativo

Realizando o agendamento do transporte para de deslocar dentro do destino, é possível economizar tempo e reduzir custos. 

Afinal, não será necessário ficar longos minutos esperando um carro de aplicativo, nem ter surpresas desagradáveis no final da corrida, pois o preço pode subir dependendo do tempo parado no trânsito.

Esse tipo de serviço também garante suporte e segurança em caso de imprevistos, aumentando seu conforto.

5. Contrate um bom seguro de viagem

Além de cobrir despesas médicas, o seguro viagem também pode incluir proteção contra perda de voo ou danos à bagagem.

Essas situações podem afetar totalmente sua produtividade, porém, ao contar com um seguro adequado, você não precisa perder tempo com trâmites burocráticos para resolvê-las.

De maneira geral, o seguro viagem costuma oferecer cobertura para as seguintes situações:

• Despesas médicas, hospitalares, farmacêuticas e odontológicas; 

• Reembolso de despesas de viagens em caso de interrupção ou cancelamento;

• Assistência para atraso de voo, perda de conexão e extravio de bagagem;

• Morte acidental em viagem e traslado do corpo;

• Invalidez permanente total ou parcial por acidente em viagem.

6. Estabeleça horários e limites

Durante uma viagem, o tempo dedicado ao trabalho e ao descanso pode se sobrepor, mas é importante lembrar que a produtividade também depende do bem-estar. Procure estabelecer horários específicos para encerrar o expediente e fazer pausas estratégicas, assim, seu período de trabalho pode ser mais eficiente.

Além disso, mantenha o controle sobre o tempo trabalhado para solicitar o pagamento de horas extras, se necessário.

7. Use a tecnologia a seu favor

Existem diversos aplicativos mobile que podem facilitar sua rotina e elevar a produtividade em viagens corporativas. 

Ferramentas para comunicação remota, gestão do tempo e organização de documentos são algumas opções disponíveis.

Um exemplo de como a tecnologia pode impulsionar as viagens corporativas é a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. 

Com soluções completas de gestão de viagens, mobilidade e despesas, a VOLL possui um aplicativo que transforma a rotina do viajante e do gestor ao centralizar informações e torná-las acessíveis na palma da mão.

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