Embora estejam intrinsecamente conectados, os eventos e as viagens corporativas ainda andam bastante separados no mundo corporativo. Os fornecedores de logística, em geral, são os mesmos: companhias aéreas, meios de hospedagem e agências de logística.
Muita sinergia poderia ser gerada com uma gestão conjunta destas 3 categorias de fornecedores – não necessariamente tendo apenas um gestor, mas um olhar e ações conjuntas entre estes profissionais, buscando otimização e melhor aproveitamento de recursos.
Muitas empresas sugerem a seus funcionários que adquiram seus bilhetes para irem a um evento nas ferramentas de reservas online (mais conhecidas como online booking tools, ou OBT), que em teoria, seriam indicadas para transient travel– ou seja, viagens corporativas individuais, e não de grupos.
Nestes casos, negociações de blocos de passagens não se aplicam, pois cada colaborador segue as regras de antecedência e aplicação de descontos da política de viagens. O custo é debitado de seu centro de custos individual, e não da verba de marketing, como é habitual em grupos aéreos de eventos.
Deve ser levado em consideração que estes bilhetes, então, passarão a ser contabilizados nos relatórios, orçamentos e cálculos de savings da área de viagens, embora seu propósito final seja para participação em eventos.
Aí entram os necessários Trip Reasons, que nada mais são que códigos de identificação do motivo da viagem que origina aquela reserva. No caso, a empresa deve prever, tanto em seu OBT quanto nos sistemas de atendimento dos consultores de viagens nas agências, o motivo “Eventos | Congressos | Reuniões” para ser possível depois o rastreamento dos “viajantes a eventos” e a devida separação de volume para análises e negociações.
O mesmo motivo de viagem pode ser utilizado para o viajante justificar a não-reserva de um hotel no OBT ou via agência, pois há empresas que mesmo liberando a compra do aéreo individualizado, não deixam de negociar o bloqueio de apartamentos; ou há um hotel oficial para aquele evento, que o viajante reserva diretamente com a organização do mesmo; ou ainda algum colega seu no destino fará a reserva em caráter de hospitalidade, como um bom anfitrião.
São muitas nuances e possibilidades nestes dois complexos mundos que às vezes se encontram. Somente especialistas com muita experiência conseguem ajudar as empresas a entenderem como e onde eles se unem e como otimizar esta união.
Quer saber mais sobre o tema? Continue acompanhando a coluna mensal do Fernão aqui no blog da VOLL!