Se você é um gestor de viagens internacionais corporativas, sabe que precisa ter um olho aberto para o planejamento e outro para as questões fiscais e regulatórias.
Deslizes nessa área podem transformar um passeio de negócios bem estruturado em um pesadelo de papelada e multas.
Para evitar que isso aconteça, confira abaixo tudo o que você precisa saber para organizar as viagens corporativas internacionais da sua empresa.
Viagens internacionais corporativas são deslocamentos realizados por colaboradores de uma empresa para outros países, com o objetivo de cumprir compromissos profissionais, como reuniões, conferências, treinamentos ou negociações.
Essas viagens são necessárias quando há a necessidade de interação presencial para fechar negócios, participar de eventos do setor, explorar novas oportunidades de mercado, realizar treinamentos ou quando a presença física é importante para o sucesso de uma negociação. Além disso, são fundamentais para empresas que buscam internacionalizar suas operações ou que possuem filiais em outros países.
Ter uma política de viagens bem estruturada é fundamental para garantir que as viagens sejam realizadas dentro de acordo com as diretrizes estabelecidas pela empresa.
Também ajuda a alinhar as expectativas dos colaboradores, uma vez que estabelece as regras sobre reservas, despesas, segurança e outros diversos aspectos relevantes para a realização de uma viagem, seja ela nacional ou internacional.
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Alguns dos principais pontos que diferenciam uma viagem nacional de uma viagem internacional são:
Documentação: Em viagens nacionais, a documentação exigida é geralmente mais simples, como um documento de identidade (RG), enquanto nas viagens internacionais, é necessário um passaporte válido, e em muitos casos, um visto específico para o país de destino, além de outros documentos que podem ser exigidos pelas autoridades locais.
Moeda: Durante uma viagem nacional, as transações são feitas em real, a moeda local. No entanto, em viagens internacionais, é preciso lidar com moedas estrangeiras, o que implica em estar atento às taxas de câmbio e possíveis flutuações que podem impactar o orçamento da viagem.
Regulamentações: As viagens nacionais seguem as normas e regulamentações locais, que são mais familiares para os viajantes. Em contrapartida, as viagens internacionais exigem o cumprimento de leis e regulamentos do país de destino, que podem ser bastante diferentes e requerem uma pesquisa prévia detalhada.
Comunicação: Em viagens dentro do país, não há barreiras linguísticas. Já em viagens internacionais, o idioma pode ser uma barreira, exigindo que o viajante tenha algum conhecimento da língua local ou que utilize ferramentas de tradução ou tradutores profissionais.
Logística: A logística de uma viagem nacional tende a ser menos complexa, com deslocamentos mais curtos e menos exigências em termos de planejamento. Por outro lado, as viagens internacionais envolvem voos de longa distância, conexões, e uma logística mais elaborada para garantir que todos os aspectos da viagem sejam cobertos.
Por ser diferente de uma viagem nacional em alguns aspectos, uma viagem internacional a trabalho pode envolver desafios como:
Mudança de fuso horário: O chamado “jet lag” pode causar fadiga e desorientação. Para se adaptar melhor ao novo horário, o viajante deve manter hábitos saudáveis e evitar cafeína e álcool para minimizar os efeitos.
Diferenças culturais e linguísticas: Diferenças na comunicação, comportamento social e expectativas podem dificultar relacionamentos comerciais.
Regulamentos de visto: Cumprir os regulamentos de visto pode ser burocrático e demorado. Ter um planejamento antecipado é essencial para evitar atrasos e complicações na entrada no país de destino.
Problemas de saúde: Diferenças nos padrões de saúde e segurança podem afetar os viajantes. Manter-se hidratado, evitar alimentos crus e escolher restaurantes bem avaliados são medidas preventivas eficazes.
Mudanças na rotina: A falta de familiaridade com o local e a ausência de rotina podem causar estresse. Momentos de lazer e contato com familiares ajudam a aliviar o impacto emocional.
Desafios de logística: Reservar voos e acomodações pode ser complexo. Planejamento antecipado é fundamental para garantir que todos os aspectos logísticos sejam cobertos sem contratempos.
Cumprimento de regulamentos locais: Cada país possui suas próprias leis e regulamentos que devem ser seguidos. É crucial pesquisar e entender essas normas para evitar problemas legais.
Gestão de despesas em moeda estrangeira: Lidar com diferentes moedas e taxas de câmbio pode complicar o controle do orçamento. Ferramentas financeiras e planejamento cuidadoso são essenciais para gerenciar as despesas adequadamente.
Gerenciar o orçamento de viagens corporativas internacionais exige muita atenção, já que será preciso lidar com diferentes moedas e a variação nas taxas de câmbio pode impactar bastante o custo total da viagem. Para enfrentar esses desafios, é importante considerar algumas estratégias, como:
Planejamento: Realizar uma pesquisa detalhada sobre as taxas de câmbio atuais e as tendências do mercado ajuda a prever possíveis flutuações e a definir um orçamento mais preciso. Utilizar ferramentas online para monitorar as taxas de câmbio em tempo real pode ser extremamente útil.
Reserva de moeda estrangeira: Os gestores de viagem podem adquirir moedas estrangeiras quando as taxas estão favoráveis para garantir mais economia. Além disso, ter uma reserva de dinheiro em espécie pode ser útil em situações onde o uso de cartões não é viável.
Uso de cartões corporativos: Optar por cartões corporativos que oferecem taxas de câmbio competitivas e isenção de taxas internacionais pode ajudar a controlar os custos. Além disso, esses cartões frequentemente oferecem relatórios de despesas, facilitando o acompanhamento e a análise dos gastos.
Ferramentas de gestão financeira: Plataformas como o app VOLL podem ser integradas para gerenciar despesas de forma eficiente. Elas permitem que os colaboradores registrem e categorizem suas despesas em tempo real, garantindo que todas as transações estejam alinhadas com a política de viagens da empresa.
Educação financeira dos colaboradores: É importante educar os colaboradores sobre a importância de gerenciar suas despesas de forma responsável. Isso inclui entender as implicações das taxas de câmbio e a necessidade de justificar cada gasto de acordo com as diretrizes já estabelecidas.
Organizar uma viagem internacional de trabalho pode ser uma tarefa complexa, mas com um planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes, é possível garantir que tudo ocorra sem contratempos. A seguir, listamos alguns pontos para ajudar na organização de uma viagem corporativa internacional. Confira!
Evite surpresas de última hora. Reserve voos e acomodações e organize o itinerário da viagem com o máximo de antecedência que puder. Um planejamento antecipado permite que você aproveite tarifas mais baixas e garanta disponibilidade nos melhores locais.
Certifique-se de que todos os documentos, como passaportes, vistos e carteiras de vacinação, estejam atualizados e dentro da validade. Verifique os requisitos específicos de cada país de destino para evitar problemas na imigração e garantir uma entrada tranquila.
Antes de viajar, é importante entender as obrigações fiscais que a empresa pode ter no país de destino, como possíveis impostos sobre serviços ou produtos adquiridos durante a viagem, além de acordos fiscais que possam existir entre os países.
Cada país tem suas próprias leis e regulamentos. Por isso, pesquise sobre as regras locais para evitar problemas legais e garantir que todas as atividades durante a viagem estejam em conformidade com as normas do país.
A variação de câmbio pode impactar bastante o orçamento da viagem. A dica é monitorar as taxas de câmbio e considerar adquirir moeda estrangeira quando as taxas estiverem favoráveis para minimizar custos.
Defina uma política clara de reembolso para despesas de viagem que inclua quais tipos de despesas são elegíveis e os procedimentos que os colaboradores devem seguir para solicitar o reembolso.
Ofereça suporte contínuo aos colaboradores durante a viagem, como assistência em caso de emergências ou problemas logísticos. Isso pode incluir um contato de emergência ou um serviço de concierge.
A segurança dos colaboradores deve ser uma prioridade. Aplique o conceito de duty of care e forneça informações sobre segurança no destino, incluindo áreas a serem evitadas e contatos de emergência locais, além de considerar um seguro de viagem abrangente.
Eduque os colaboradores sobre a cultura local, moeda, normas de segurança e outros aspectos relevantes do país de destino para evitar mal-entendidos culturais e a garantir uma experiência de viagem mais tranquila.
Contratar uma consultoria especializada pode ser uma excelente maneira de garantir que todos os aspectos da viagem sejam geridos de forma profissional e eficiente, minimizando riscos e otimizando recursos.
Mantenha um registro detalhado de todas as atividades e despesas durante a viagem. Isso facilitará a produção de relatórios pós-viagem, ajudando a avaliar o sucesso da viagem e a identificar áreas de melhoria para futuras viagens.
Vivemos em uma era digital onde o uso de ferramentas e plataformas pode facilitar a gestão de viagens corporativas internacionais.
Com a tecnologia ao nosso alcance, os gestores de viagens podem otimizar seus processos com a ajuda do app VOLL, onde, em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem.
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Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.
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