Viagens corporativas internacionais: um guia completo

Se você é um gestor de viagens internacionais corporativas, sabe que precisa ter um olho aberto para o planejamento e outro para as questões fiscais e regulatórias.

Deslizes nessa área podem transformar um passeio de negócios bem bolado em um pesadelo de papelada e multas. Então, vamos nos preparar para estar sempre à frente dessas questões?

Neste artigo, vamos te ajudar a lidar com os desafios de enviar sua equipe para o exterior. Vamos falar sobre como entender os regulamentos do país para onde você está mandando sua equipe, a importância de manter os documentos organizados e como entender as obrigações fiscais da sua empresa. 

Mas, não vamos apenas falar sobre o que você precisa fazer. Vamos te mostrar como fazer. Assim como um atleta de elite, você precisa ter as ferramentas certas, a estratégia certa e, principalmente, a mentalidade certa para lidar com qualquer obstáculo que apareça no caminho.

Então, com este guia, esperamos te equipar com o que você precisa para lidar com as questões fiscais e regulatórias das viagens corporativas internacionais de forma eficaz. 

Juntos, vamos transformar esses desafios em oportunidades para tornar as viagens corporativas internacionais mais eficientes e eficazes. Que tal?

Entenda os regulamentos dos destinos das viagens corporativas internacionais

Entender os regulamentos do local de destino é o primeiro passo para uma viagem internacional corporativa sem complicações. Porque, afinal, cada país tem seu próprio conjunto de regras e leis, e você, como gestor de viagens corporativas internacionais, precisa ter uma compreensão clara dessas normas.

Por exemplo, você já se perguntou sobre a entrada de certos produtos que podem ser restritos ou até mesmo proibidos? Imagine que sua equipe leve algum item que não é permitido, e vocês acabem enfrentando problemas na alfândega. Certamente, isso não seria uma boa maneira de começar uma viagem de negócios, não é mesmo?

Por isso, é primordial que se faça uma pesquisa cuidadosa e minuciosa antes de qualquer deslocamento internacional. Não apenas para evitar a inconveniência na alfândega, mas também para garantir que todos estejam de acordo com as leis locais durante a estadia.

Além disso, outra questão super importante a se familiarizar é com os regulamentos fiscais do destino. Dependendo do tipo de negócio que sua empresa faz, você pode precisar pagar impostos locais. Ou, em alguns casos, pode haver acordos fiscais entre o país de origem e o de destino que podem te beneficiar.

De maneira idêntica, as regras de entrada e saída de cada país também variam bastante. Por isso, é importante conhecê-las de antemão para evitar qualquer atraso ou imprevisto que possa afetar a viagem.

Enfim, o ponto aqui é que a preparação e o conhecimento das regras locais são elementos chave para garantir uma viagem corporativa tranquila. Portanto, não deixe para a última hora. Com um bom planejamento, você estará equipado para lidar com qualquer eventualidade que possa surgir.

Conheça as obrigações fiscais da empresa

Quem nunca ouviu dizer que “o diabo está nos detalhes”? E quando se trata das obrigações fiscais da empresa em viagens corporativas internacionais, esse ditado popular nunca fez tanto sentido. 

Sim, estamos falando de impostos e, principalmente, dos impostos que incidem sobre bens ou serviços comprados no exterior.

Vamos combinar, esse assunto pode ser um pouco maçante, mas, é fundamental para garantir que você não tenha surpresas desagradáveis no futuro. Porque, imagine só, você volta de uma viagem de negócios, e BAM! Uma cobrança fiscal inesperada chega para estragar seu dia. E isso, ninguém quer, certo?

Aqui vai uma dica: alguns países têm acordos fiscais entre si. Ou seja, se a sua empresa é de um país que tem esse tipo de acordo com o país de destino, talvez você consiga evitar certos impostos. Por exemplo, em alguns casos, você pode estar isento do pagamento de impostos sobre a aquisição de bens ou serviços durante a viagem.

Por isso, antes de qualquer viagem, vale a pena dedicar um tempo para investigar as obrigações fiscais da empresa. Analise se existe algum acordo fiscal entre o país de origem e o destino e quais os possíveis benefícios.

Nesse sentido, realizar essa avaliação prévia pode te poupar de algumas dores de cabeça. E convenhamos, já temos o suficiente para lidar, não é mesmo? Portanto, não subestime essa etapa. Lembre-se sempre: conhecimento é poder, e neste caso, pode significar também economia para sua empresa.

Organização dos documentos é fundamental em uma viagem corporativa internacional

Ah, a organização, um pequeno detalhe que faz uma grande diferença, especialmente quando estamos falando sobre lidar com as burocracias fiscais e regulatórias das viagens corporativas internacionais.

Agora, imagine a seguinte situação: seu colaborador volta para casa depois de uma viagem a trabalho cheia de compromissos e reuniões, quando de repente percebe que esqueceu de onde colocou aquela nota fiscal do jantar que teve com um cliente. O que era para ser um simples procedimento de prestação de contas se torna uma busca desesperada por documentos.

Para evitar esse tipo de situação, a dica é simples, mas muitas vezes negligenciada: a organização dos documentos. Como gestor de viagens, você pode incentivar seus colaboradores a estarem um passo à frente, adotando o hábito de guardar todos os recibos e notas fiscais durante as viagens.

No entanto, não basta apenas guardá-los, é preciso mantê-los organizados. E aqui entra a sua orientação: ajude seus colaboradores a desenvolverem um sistema de organização eficiente. 

Pode ser algo simples, como separar envelopes para cada dia de viagem ou utilizar aplicativos de digitalização de documentos no celular. O importante é encontrar uma solução que funcione para cada um.

Considere consultoria profissional em viagens corporativas internacionais

Neste mundo corporativo em que vivemos, a figura de um consultor profissional pode ser um verdadeiro salva-vidas. As questões fiscais e regulatórias são, em sua natureza, complexas. São campos cheios de nuances, e navegar por eles pode ser um verdadeiro desafio, principalmente quando envolvem viagens internacionais.

Primeiramente, você precisa compreender as leis do seu próprio país, o que, por si só, já é uma tarefa gigantesca. Além disso, há a necessidade de entender as regulamentações do país de destino. Afinal, cada país tem suas próprias regras e é preciso estar a par delas para evitar surpresas desagradáveis.

É aí que entra a importância de um consultor profissional. Eles são especialistas nesses campos. Conhecem as leis, os regulamentos e, mais importante, sabem como aplicá-los na prática. Portanto, ter alguém assim ao seu lado pode ser a diferença entre uma viagem de negócios tranquila e uma cheia de contratempos.

E isso é especialmente relevante para as empresas que fazem viagens internacionais com frequência. Seja para negociações, reuniões ou treinamentos, cada viagem representa uma nova oportunidade para erros fiscais e regulatórios. E um consultor profissional pode ajudar a evitar essas armadilhas.

Em conclusão, embora a contratação de um consultor não seja obrigatória, pode ser extremamente útil. Então, da próxima vez que estiver planejando uma viagem de negócios internacional, considere essa opção. Pode ser o investimento que salvará seu tempo, esforço e, possivelmente, suas finanças.

Preparação para imprevistos

Estamos em um mundo cheio de imprevisibilidades e, muitas vezes, o imprevisto ocorre. Sim, mesmo com o melhor planejamento, as coisas nem sempre correm como esperado. Assim, a preparação para imprevistos se torna uma parte crucial de qualquer plano.

Vamos começar com um exemplo comum, a perda de documentos importantes. É um cenário indesejável, mas que pode acontecer. Nesse caso, o que fazer? 

Bem, oriente seus colaboradores a manter cópias de segurança desses documentos. Portanto, é aconselhável sempre ter um backup armazenado em um local seguro. Não apenas cópias físicas, mas também digitais, especialmente em viagens internacionais.

Mas e quanto aos outros tipos de imprevistos? Aí entra a importância de um plano de contingência. Este é um plano preparado especificamente para lidar com eventos inesperados. Pode ser qualquer coisa, desde um voo cancelado até uma emergência médica. Em essência, é um plano B que entra em ação quando as coisas não vão conforme o planejado.

Nesse sentido, é importante ressaltar que cada empresa terá necessidades diferentes. Ou seja, não existe um plano de contingência padrão. Ele deve ser adaptado à sua empresa, levando em consideração seus possíveis riscos e desafios.

Portanto, embora um bom planejamento possa evitar muitos problemas, ainda é fundamental estar preparado para imprevistos. Afinal, é melhor prevenir do que remediar. E, lembre-se, ter uma estratégia sólida de contingência não é apenas útil, é uma parte crucial da gestão eficaz.

Uso de ferramentas de gerenciamento de viagens corporativas internacionais

Atualmente, vivemos em uma era digital onde o uso de ferramentas e plataformas pode facilitar a gestão de viagens corporativas internacionais. Com a tecnologia ao nosso alcance, os gestores de viagens têm uma ampla variedade de opções para escolher e otimizar seus processos.

Uma dessas opções é o app VOLL. Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem.

Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

Basta acessar a plataforma para ter as melhores ofertas do mercado à disposição – e o melhor, já filtradas pela sua política de viagem corporativa. 

Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.

Contratações, recibos e múltiplas formas de pagamento, tudo ali, centralizado e acompanhado por gestores em tempo real. Se os benefícios do antes e durante a viagem já ficaram claros, só nos resta dizer que a VOLL também oferece relatórios de viagens com os dados consolidados.

Toda essa inovação e praticidade justifica a VOLL estar na rotina de mais de 300 mil usuários no Brasil e no exterior.

Como a VOLL pode melhorar a rotina do viajante? 

Centralizar todos os processos é um benefício unânime, mas seus funcionários poderão somar mais algumas vantagens:

• Fim das falhas de interpretação e comunicação da política de viagem corporativa. Como a plataforma VOLL já é customizada com a política da sua empresa, as orientações serão seguidas naturalmente pelos viajantes. 
• O colaborador tem mais autonomia para decidir seus fornecedores de viagem. Com a garantia de que tem acesso às melhores opções do mercado e a tranquilidade de que não enfrentará problemas com a política de viagem corporativa depois. 
• Menos tempo gasto com burocracia, mais foco no que importa. Sem a necessidade de se preocupar com a política e com a gestão de despesas e reembolso, sua equipe poderá focar no que realmente motivou a viagem.
• Equipe mais conectada. Todas essas mudanças experimentadas por gestores e funcionários criarão uma relação menos desgastada, sem atritos e que fluirá muito melhor. Esse é o ponto de partida para que a equipe trabalhe melhor juntos e soluções comecem a surgir! 

Como essas melhorias vão impactar no orçamento da empresa?

Já passamos pelas melhorias na rotina dos gestores, dos funcionários e agora chegamos ao tópico de maior relevância para a empresa: a redução de custos. 

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 4 principais motivos que levam a esse resultado:

Mais controle das contratações e despesas

A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.

Acesso garantido às melhores ofertas do mercado

Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.

Apenas uma plataforma para todas as necessidades

Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas. 

Maior produtividade para a equipe

Menos tempo despendido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes e contratos. 

Sobre a VOLL: Transformando Viagens Corporativas

A VOLL existe com um único propósito: revolucionar a experiência de viagem corporativa. Nossa missão vai além de conectar pessoas a destinos; nós conectamos pessoas a pessoas, ideias a ideias, sonhos a realidades, tudo isso integrado através de uma tecnologia robusta e amigável.

Na VOLL, acreditamos que a viagem corporativa pode ser mais do que apenas uma necessidade funcional. Ela é uma oportunidade de crescimento, descoberta e conexão.

Dedicamos nossa energia e inovação para criar soluções que tornam a jornada de negócios mais fluida, segura e impactante. Somos mais do que uma solução de viagem; somos a ponte que conecta sonhos, ideias e pessoas. Não vendemos viagens, criamos memórias.

Viagens Corporativas Simplificadas

A VOLL não é uma simples agência de viagens corporativas. Ela é uma solução completa que integra viagens corporativas, mobilidade e despesas em uma única plataforma tecnológica. A nossa solução ajuda a gerenciar as viagens de negócios de maneira mais eficiente e com menos burocracia.

A VOLL permite que você encontre viagens ao menor preço, com um sistema de aprovações simplificado, e sempre em adequação à política da sua empresa. A nossa busca inteligente garante sempre o menor preço! Além disso, oferecemos gestão completa de transporte corporativo e um sistema de despesas sem adiantamentos e reembolsos.

Atendimento Humanizado

Nossa equipe de atendimento é composta por mais de 200 especialistas prontos para ajudar, disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, via WhatsApp, telefone, e-mail e chat ao vivo. O atendimento ao cliente é uma prioridade para a VOLL e nós nos orgulhamos do nosso índice de satisfação de 97%.

Expertise Comprovada

Com mais de 15 anos de experiência em viagens e mobilidade, a VOLL oferece um serviço de confiança. Atualmente, somos utilizados por mais de 1.000 empresas em 2.000 cidades em todo o mundo. Nosso objetivo é aliar tecnologia de ponta, serviços especializados e atendimento de qualidade para proporcionar uma excelente experiência de gestão e de viagem.

Tecnologia e Parcerias

Nossa tecnologia é mobile-first e própria, permitindo total liberdade para personalizar nossas ferramentas de acordo com suas necessidades. Fazemos acordos com as principais companhias aéreas e redes hoteleiras, nacionais e internacionais, para proporcionar a melhor relação custo-benefício.

A VOLL também possui um sistema integrado com as principais soluções de mercado, como ARGO, SAP e SAP Concur, Totvs, Expensify e Espresso, além de ERP próprio, para garantir uma gestão eficiente e em tempo real das viagens e despesas.

Duty of Care

A segurança dos colaboradores é uma prioridade para a VOLL. Por isso, fornecemos ferramentas para rastreabilidade total e alertas de exposição a riscos, além de ações de reforço e conscientização sobre boas práticas de mobilidade e de viagem.

Na VOLL, o seu negócio vai mais longe. Dê um upgrade na sua gestão de viagens, mobilidade e despesas. Entre em contato conosco e descubra como podemos transformar a experiência de viagem da sua empresa.

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Conclusão

Em resumo, a gestão de viagens corporativas internacionais requer atenção cuidadosa às questões fiscais e regulatórias. 

Embora possa parecer desafiador, com pesquisa adequada e planejamento cuidadoso, esses desafios podem ser gerenciados com eficácia. 

Lembre-se, o conhecimento é poder, e estar preparado pode fazer a diferença entre uma viagem de negócios bem-sucedida e uma cheia de obstáculos.

Assim, antes da próxima viagem corporativa internacional, considere estas dicas para garantir uma viagem tranquila e sem contratempos! 

Até a próxima! 😉