Viagens corporativas em alta temporada: desafios e dicas práticas

A gestão de viagens corporativas envolve diversos desafios, como a reserva de passagens e hospedagens com tarifas competitivas, o gerenciamento de despesas e reembolsos e, claro, a garantia de uma experiência positiva para o colaborador.

Esses desafios se intensificam quando a viagem ocorre durante a alta temporada. Afinal, além de lidar com hotéis e aeroportos lotados, é necessário ajustar o orçamento às tarifas elevadas.

Antes de considerar adiar a viagem, saiba que é possível planejar de forma estratégica e eficiente. Neste artigo, você encontrará dicas valiosas para lidar com viagens corporativas em alta temporada. Acompanhe!

Quais datas são consideradas de alta temporada?

Os períodos considerados de alta temporada são aqueles que compreendem as férias escolares e recessos corporativos: os meses de junho, julho, dezembro, janeiro e fevereiro. 

Feriados, especialmente os prolongados, também podem ser considerados de alta temporada, impactando diretamente tarifas de passagens e hospedagem.

Independentemente de o destino ser turístico ou não, todos os tipos de viagens são impactadas pelas oscilações do mercado e dos serviços nessa época.

Além disso, alguns destinos podem ter mais momentos de alta temporada influenciados por fatores externos, como datas comemorativas locais, shows, festivais e eventos esportivos, por exemplo.

Quais são os principais desafios de viagens corporativas em alta temporada?

Realizar viagens corporativas em alta temporada pode trazer algumas situações adversas, exigindo planejamento e flexibilidade. Alguns dos principais desafios enfrentados nesse período são:

Aumento de tarifas e custos

Com o aumento da demanda, as tarifas de passagens aéreas, hospedagem e aluguel de veículos costumam aumentar de forma significativa.

Além disso, outros custos de serviços essenciais para o colaborador, como alimentação e mobilidade urbana, também são impactados, especialmente em destinos turísticos.

Baixa disponibilidade de serviços

Com o aumento no número de pessoas em viagem, os serviços de viagem costumam ficar mais escassos. 

Para períodos de alta temporada, encontrar voos nos melhores horários e hospedagens em locais estratégicos pode ser desafiador.

Dificuldade de negociação

Por se tratar de um período de alta demanda, alguns fornecedores se tornam menos flexíveis nas negociações. Isso pode impactar os custos e a disponibilidade da viagem — pontos tratados anteriormente.

Alto fluxo de pessoas

A alta temporada traz um grande fluxo de pessoas não apenas para os destinos turísticos, mas também para os aeroportos e rodoviárias. 

Isso pode gerar transtornos para os colaboradores durante seu deslocamento, além de ocasionar atrasos e outros imprevistos.

Como gerenciar viagens corporativas em alta temporada?

Algumas boas práticas podem ser adotadas para superar os desafios trazidos pela alta temporada, trazendo mais tranquilidade para o colaborador e menores custos para a empresa. 

Confira abaixo dicas práticas de como lidar com viagem corporativas em alta temporada:

Planeje com antecedência 

Planejar com antecedência é a forma mais segura de garantir as vagas nos hotéis e voos que realmente fazem sentido para sua viagem corporativa, e não o que restar. 

Mesmo que o colaborador viajante precise lidar com alguns atrasos ou inconvenientes, os serviços necessários já estarão garantidos. 

Considere resolver os compromissos remotamente

Analise se o objetivo da viagem pode ser concretizado virtualmente. Em algumas situações, como reuniões pontuais, pode ser mais rentável e produtivo tratar as questões em um encontro online, evitando os desafios citados no tópico anterior.

Estude uma alteração de destino

Apesar de não parecer uma solução óbvia, essa é uma alternativa para reuniões com clientes, parceiros ou fornecedores que precisam ser presenciais, mas independem da localização. 

Nesse caso, estude a possibilidade de um destino neutro para o encontro, no meio do caminho para todas as partes envolvidas e que fuja da rota turística. Muito provavelmente, será mais fácil e rentável conseguir hotéis e transportes dessa forma.

Evite períodos com feriados

Se as viagens corporativas em alta temporada já são desafiadoras, some o impacto de um feriado. Por isso, busque evitar os dias que os antecedem. 

Pode ser interessante programar a viagem justamente para o fim do feriado e, sempre, no início das semanas. Mesmo nos meses de alta temporada (junho, julho, dezembro, janeiro e fevereiro), os inícios de semana podem ser mais tranquilos. 

Antecipe serviços de mobilidade urbana

Carros de locação, táxis e motoristas de aplicativo também tendem a ser opções concorridas. Por isso, busque contratar ou agendar esses serviços previamente. Caso não seja possível, procure outras alternativas para evitar imprevistos que podem impactar os compromissos do colaborador.

Busque hospedagens nas redondezas

Uma boa solução para viagens corporativas em alta temporada é hospedar-se em cidades próximas, caso o destino seja turístico. 

A região metropolitana de algumas capitais, por exemplo, pode ter boas opções.

Porém, lembre-se de analisar os prós e contras para entender se os valores das hospedagens realmente compensam os custos de deslocamento. 

Compacte a viagem

Para destinos nacionais, vale a pena cogitar até mesmo um "bate e volta", dependendo do motivo da viagem. O colaborador pode concentrar os compromissos em um dia, evitando as altas tarifas de hospedagem e o alto fluxo de pessoas nos destinos.

Crie um roteiro realista

Durante a alta temporada, os compromissos devem ser pensados sempre com margem maior de tempo, considerando possíveis atrasos no voo, transporte ou até mesmo durante as refeições. Por isso, planeje o cronograma da viagem considerando o real cenário desse período.

Considere o bleisure no planejamento

Já ouviu falar sobre a união de trabalho e lazer durante a viagem? Bleisure, termo inglês que representa essa ideia, já é uma tendência que pode trazer diversos benefícios para o funcionário e para a empresa. 

É possível que esse assunto surja nos planos do colaborador que viajará. Nesse caso, seja flexível, reveja a política de viagens corporativa com a equipe e aborde o tema de forma clara com quem vai viajar. Todos podem sair ganhando!

Conte com a ajuda da tecnologia

Diversos recursos tecnológicos podem apoiar a gestão de viagens em alta temporada, facilitando a busca por tarifas competitivas, a negociação com fornecedores e o agendamento antecipado de serviços.

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