Tudo o que você precisa saber para organizar viagens de incentivo

Funcionários motivados produzem mais, têm maior satisfação no trabalho e, consequentemente, permanecem por mais tempo na empresa. Entre as diversas estratégias utilizadas para engajar as equipes, as viagens de incentivo se destacam porque criam experiências que ficarão na memória dos funcionários.

Segundo uma pesquisa da Society for Incentive Travel Excellence (SITE), 80% dos colaboradores preferem experiências como recompensa, em vez de bônus financeiros. Além disso, programas de incentivo bem estruturados podem aumentar a produtividade em até 18%, de acordo com dados da Incentive Research Foundation (IRF).

Por isso, se você quer engajar os colaboradores da sua empresa e busca novas opções de ações de endomarketing, saiba mais sobre as viagens de incentivo e conheça uma forma prática de organizá-las.

O que é viagem de incentivo

As viagens de incentivo são experiências oferecidas por empresas a colaboradores, parceiros ou equipes de vendas como forma de reconhecimento por desempenho, metas alcançadas ou tempo de casa. 

Diferente de viagens corporativas convencionais, que são focadas em reuniões e treinamentos, as de incentivo têm um caráter mais exclusivo e proporcionam momentos de lazer e integração.

Como funcionam as viagens de incentivo

Apesar da maioria das viagens de incentivo acontecerem em grupo, existem muitas empresas que bonificam colaboradores ou parceiros individualmente com essas experiências. 

A programação da viagem também é algo que varia bastante e, embora esse tipo de viagem não seja 100% focada em trabalho, as empresas sempre incluem eventos, premiações e atividades para fortalecer a cultura organizacional.

A organização dessas viagens costuma ser feita internamente pelo time de RH, compras, gestão de viagens, ou por agências especializadas, que cuidam de toda a logística.

Assim como em qualquer outro tipo de viagem, a primeira etapa é o planejamento, que começa com a definição dos objetivos da viagem, como premiar os melhores vendedores do ano ou celebrar a equipe de um projeto de sucesso, por exemplo. Em seguida, são definidos:

• Critérios de participação: Quem será premiado e quais metas devem ser alcançadas.

• Destino e tipo de experiência: Pode ser uma viagem individual, em grupo ou até um evento corporativo com atividades exclusivas.

• Logística: Reserva de passagens, hospedagem, transporte e programação de passeios e eventos.

• Orçamento e fornecedores: Negociação com hotéis, companhias aéreas e outros serviços para garantir o melhor custo-benefício sem ultrapassar o orçamento estabelecido.

• Comunicação e engajamento: Divulgação da viagem dentro da empresa para incentivar a participação e reforçar o reconhecimento.

Benefícios de promover viagens de incentivo

Sem dúvidas, o maior impacto positivo é na motivação e no engajamento dos colaboradores. Mas, a empresa também sai ganhando, afinal, as viagens de incentivo contribuem para o endomarketing e ajudam a fortalecer a marca empregadora tanto internamente, quanto perante ao mercado como um todo. 

De forma resumida, os principais benefícios de promover viagens de incentivo são:

• Reconhecimento e motivação: Recompensar colaboradores com experiências diferenciadas gera engajamento e incentiva a busca por resultados.

• Fortalecimento da equipe: Viagens em grupo proporcionam momentos de interação fora do ambiente corporativo, fortalecendo os laços entre os participantes.

• Atração e retenção de talentos: Empresas que investem em reconhecimento têm maior retenção de profissionais qualificados e se tornam mais atrativas para novos talentos.

• Melhoria no desempenho: Um programa de incentivos bem estruturado impulsiona a produtividade e gera impacto positivo nos resultados da empresa.

Como organizar viagens de incentivo

O sucesso de uma viagem de incentivo depende de um planejamento estratégico. Diferente de viagens corporativas comuns, que seguem roteiros mais objetivos, as de incentivo exigem um cuidado maior com a experiência dos participantes. 

Além disso, é essencial equilibrar a exclusividade da viagem com um orçamento bem gerenciado. Para isso, o responsável pela organização desse tipo de viagem deve seguir as seguintes etapas:

• Definir objetivos: Estabelecer metas para a viagem, como premiar a equipe comercial por resultados ou reconhecer o tempo de casa dos colaboradores.

• Escolher o destino adequado: O local deve estar alinhado ao perfil dos participantes e ao orçamento disponível.

• Estruturar a experiência: Além do transporte e da hospedagem, é importante planejar as atividades que farão daquela uma experiência única, como jantares exclusivos, passeios e eventos.

• Gerenciar custos e logística: Controlar o orçamento, negociar com fornecedores e garantir um processo eficiente de reservas e pagamentos.

• Criar um programa de incentivo contínuo: Para que a estratégia traga resultados a longo prazo, é interessante manter um calendário de premiações e reconhecimento.

Principais desafios de fazer a gestão desse tipo de viagem 

Garantir que a viagem de incentivo esteja alinhada à cultura organizacional e gere impacto real na motivação da equipe pode ser bastante complexo.

Por isso, embora essas experiências tragam benefícios claros para a empresa e seus colaboradores, gerir esse tipo de viagem pode ser um processo desafiador, uma vez que é preciso conciliar orçamentos, logística e expectativas dos participantes. Os pontos mais desafiadores da gestão de viagens de incentivo são:

• Controle de orçamento: Manter os custos dentro do planejado exige uma gestão rigorosa dos gastos e negociação com fornecedores.

• Logística e personalização: Diferentes perfis de participantes demandam roteiros e experiências ajustadas às expectativas do grupo.

• Acompanhamento de resultados: Medir o impacto das viagens na motivação e no desempenho da equipe é essencial para justificar o investimento.

• Conformidade com políticas internas: As regras da empresa devem ser seguidas para garantir que o benefício seja aplicado de forma justa e alinhada à cultura organizacional.

Como a VOLL ajuda sua empresa a organizar viagens de incentivo memoráveis

Gerenciar viagens de incentivo exige tempo, planejamento e integração entre diferentes processos. A VOLL simplifica essa gestão ao oferecer uma plataforma completa para organização, reservas e controle de custos, permitindo que a empresa foque no que realmente importa: reconhecer e engajar seus colaboradores.

Com a tecnologia da VOLL, é possível:

• Fazer a gestão completa do planejamento ao pós-viagem, desenvolvendo roteiros completos dentro das políticas internas para proporcionar experiências memoráveis aos colaboradores.

• Oferecer opções personalizadas de transporte, hospedagem e experiências para atender diferentes perfis de viajantes.

• Otimizar o orçamento, com ferramentas que ajudam na negociação de tarifas e na definição de políticas de viagem.

• Centralizar a gestão de despesas em um só lugar, garantindo mais controle e transparência nos processos.

• Acompanhar métricas de impacto para mensurar o retorno sobre o investimento em programas de incentivo.

• Criar experiências exclusivas com a marca da sua empresa, cuidando de detalhes como brindes ou até mesmo as roupas utilizadas durante os eventos da viagem, por exemplo.

Além disso, por já atuar no mercado de viagens corporativas há anos, a VOLL também garante tarifas especiais com diversos fornecedores como companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e muito mais. 

Aproveite que já está por aqui e saiba mais sobre a VOLL MICE, a solução da VOLL para criar experiências extraordinárias que elevam sua marca e inspiram o seu público!