Uma viagem a trabalho pode envolver muito mais fatores do que os esperados para os viajantes, especialmente aqueles recém-contratados.
Todas essas condições, quando fora de controle, podem se tornar distrações estressantes, desviando o foco do motivo da viagem e atrapalhando momentos de folga e descanso.
Por isso, a integração de ferramentas e players do setor se faz tão importante para garantir segurança, bem-estar e produtividade dos colaboradores em suas viagens corporativas.
Entenda como ela acontece e conheça seus benefícios lendo o artigo a seguir.
Reconhecendo as etapas de uma viagem a trabalho não integrada
Imagine toda a sua trajetória em uma viagem corporativa. O que faz parte dela que você consegue lembrar? Aposto que você se saiu bem, mas, de toda forma, detalharemos aqui o processo.
- Você fica sabendo que terá que fazer uma viagem a trabalho. Além de informarem dia, horário e local de destino, há algo extremamente importante a ser compartilhado: as políticas de viagens corporativas da sua empresa. Você costuma ter acesso a elas facilmente?
- A empresa escolhe as passagens e o hotel, ou pede para que você providencie e solicite o reembolso depois. O quanto você tem que conversar com o RH para fazer tudo dar certo a tempo?
- Por falar nas políticas, você se prepara para sair de casa. Pede um táxi para ir ao aeroporto. Você já sabe se terá direito ao reembolso dessa corrida? Foi rápido, ou trabalhoso solicitar um carro? Já chamaram sua atenção por ter escolhido uma viagem demasiadamente onerosa?
- Durante a viagem, você acaba tendo que dormir na cidade antes de voltar para casa, fez algumas horas extras, frequentou bons restaurantes e até conseguiu visitar alguns pontos turísticos. Mas, quando arrumando as malas para a volta, você começa a ficar ansioso. “Acho que esqueci de guardar esse e aquele recibo”. “A empresa não marca ponto, como vou comprovar que fiz hora extra?” “Será que eu recebo reembolso por tudo?”
- É hora de prestar contas com a empresa. A viagem já foi bem cansativa, mas no outro dia, toda a documentação tem que estar no RH. E se você respondeu não para a pergunta feita aqui na primeira parte do trajeto, alguém vai te dizer que tal reembolso que você não irá receber está de acordo com as políticas da empresa e você deveria saber.
Ok. Mas, o que este trajeto e questionamentos têm a ver com a integração da sua viagem a trabalho? Continue a leitura para descobrir.
As complicações de uma viagem não integrada com as quais a empresa espera que você não se importe
Ao separar as etapas, você percebe que cada uma delas envolve, possivelmente, várias plataformas, ligações para diversas empresas, colegas de trabalho, ou ações trabalhosas, feitas manualmente, como lembrar de juntar os recibos, guardá-los em lugar seguro e saber quais deles realmente irão servir.
Para comprar suas passagens é preciso ficar, talvez, horas comparando-as em diferentes websites, para encontrar horário, duração de viagem e preço compatíveis com o que você precisa. Para solicitar seu táxi, ou veículo por app, já é outro processo.
Se você precisar de ajuda durante a viagem, caso o hotel não corresponda ao que você esperava, tenha algum problema com higiene, ou te fez sentir claustrofóbico, ou ainda nem sequer encontrou sua reserva. A quem você recorre? Em quanto tempo será resolvido? Ninguém te esclarece. Só resta contar com a boa vontade de uma agência de viagens da qual você nem sabe o nome.
A cidade para a qual você foi designado está passando repentinamente por uma tempestade e os aeroportos foram fechados. E agora, como voltar para casa? Bom, você vai ter que esperar.
Reimaginando todo o seu trajeto de forma integrada
Bom, é aqui que podemos unir as duas sessões anteriores do texto para chegar ao conceito de viagem a trabalho integrada e como você se beneficia dela.
Um sistema integrado unifica todas as soluções para as questões citadas em um único lugar, em uma única plataforma.
Por exemplo, imagine um aplicativo no seu smartphone, ou website, com o qual você possa cuidar de todos esses problemas de forma muito mais ágil do que você está acostumado.
- Você abre o aplicativo e encontra um menu onde pode escolher entre comprar passagens de avião, ou ônibus. Você filtra os tickets mais baratos, com a duração de voo mais confortável para você.
- Quando você termina, volta ao menu e escolhe o hotel onde irá ficar. Para sua surpresa, todos os hotéis filtrados já possuem uma identificação como “dentro, ou fora da política de viagens corporativas da sua empresa”.
- Ao revisar a política, você também entende que o trajeto da sua casa até o aeroporto não será reembolsado, então talvez pense em chamar uma corrida mais barata.
- Após sua primeira reunião a trabalho, você vai almoçar em um restaurante que te indicaram e comprova que a comida de lá é realmente deliciosa. Você pede o recibo no final, abre o app, tira uma foto e toca no botão “enviar”. Tudo certo, o RH já ficará ciente do reembolso desse valor e você pode descartar o comprovante, não precisa se preocupar em guardá-lo.
- Ao fazer check-in no hotel, você descobre que, embora tenha solicitado ficar em um quarto com ar-condicionado, foi direcionado para um quarto quente, sem muitas janelas e sem o aparelho. Ninguém no hotel está disposto a resolver o problema. Você abre o mesmo app e solicita atendimento para te ajudar com a situação. Que alívio, pois o atendimento é 24h, simples, na palma da sua mão.
- Você foi transferido para um hotel conforme o que você precisava. Agora, tem outra reunião para ir. Já está na hora. O app está à sua disposição para escolher um táxi, ou serviço de transporte mais adequado para você, mostrando as melhores opções na região. Você solicita a viagem, o motorista chega rápido e você fica satisfeito.
Essa é uma viagem integrada do começo ao fim!
Percebeu o quanto de tempo você poupa tendo que lidar com uma só plataforma para lidar com tudo isso? Você possui um aplicativo que integra diversos serviços, incluindo os das melhores companhias aéreas, de mobilidade urbana e atendimento 24h!
Chegamos até aqui para dizer que essa é uma viagem integrada do começo ao fim. Desde que você tomou conhecimento dela até a sua prestação de contas após a volta, você teve suporte para tudo que precisou em um só lugar, sem necessitar ficar lembrando para onde ligar e quais as diferentes pessoas com quem falar sobre os mais diversos assuntos.
Se você quiser ter essa experiência o quanto antes, mostre o trabalho da VOLL para o RH. Confira o vídeo de apresentação e veja como ela consegue integrar perfeitamente sua viagem a trabalho.
Todas as vantagens de uma viagem corporativa integrada reunidas e simplificadas
- Redução de custos pessoais e corporativos com a viagem, evitando desperdícios por falta de conhecimento das políticas da empresa;
- Economia de tempo do viajante e aumento da sua produtividade;
- Usabilidade e experiência que proporciona maior bem-estar e segurança ao viajante, além de um suporte 24h para ajudar com qualquer situação;
- Redução da burocracia e estresses desnecessários;
- Comunicação mais fluida com a equipe e melhora no clima organizacional.
Conclusão
A integração de vários serviços e produtos relacionados à viagem de trabalho em uma só plataforma traz maior conforto e eficiência para os viajantes.
Há uma enorme diferença na praticidade que envolve todo o trajeto entre viagens integradas, ou não. Agências de viagens que não integram seus processos arriscam perder tempo, dinheiro e talentos. Afinal, os viajantes sabem que merecem uma boa experiência e não abrem mão dela.
Caso a empresa ainda não possua um sistema tão eficiente, o colaborador deve conversar sobre suas necessidades e sugeri-lo, proporcionando uma excelente oportunidade de inovação.