Vantagens de integrar a gestão de viagens corporativas do começo ao fim

Uma viagem a trabalho envolve uma série de detalhes que vão além da reserva de passagens e hospedagem, especialmente para quem não está acostumado com a rotina de deslocamentos. Desde a aprovação do orçamento até o reembolso de despesas, qualquer falha ou desorganização pode gerar estresses desnecessários e afetar a produtividade do viajante.

Uma solução integrada de viagens corporativas conecta ferramentas e fornecedores do setor para otimizar cada etapa do processo, garantindo mais controle, segurança e eficiência para a empresa, além de uma experiência mais tranquila para o colaborador.

Entenda neste artigo como essa integração funciona e quais benefícios ela pode trazer para a sua gestão de viagens corporativas.

O que é a gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é um conjunto de práticas que envolve tudo que se relaciona ao processo de viajar a negócios pela empresa. Isso inclui fazer o planejamento dos deslocamentos, as reservas de produtos e serviços, além de controlar custos e reembolsos e zelar pela política de viagens. 

O principal objetivo é garantir que as viagens atendam às necessidades das empresas sem que seu orçamento seja comprometido. Tudo isso, claro, sem abrir mão da segurança e satisfação dos colaboradores.

Desafios do gestor de viagens corporativas 

O gestor de viagens, ou travel manager, é um profissional importante nas empresas que realizam viagens corporativas com frequência.

No nosso conteúdo sobre as habilidades e competências necessárias para a gestão de viagens, falamos um pouco sobre o papel do gestor de viagens corporativas e quais são os principais desafios enfrentados por este profissional, que passou a desempenhar uma função muito mais analítica do que operacional.

Diante de tanta responsabilidade, a função do gestor de viagens permeia diversas atividades e ações estratégicas para o negócio. 

Algumas de suas atribuições, que podem ser bastante desafiadoras, são:

• Acompanhar a reserva e emissão de passagens aéreas;

• Acompanhar e realizar reservas em hotéis;

• Providenciar serviços de mobilidade urbana para os colaboradores;

• Manter e procurar novos fornecedores de viagens e de mobilidade;

• Trazer melhorias na experiência do viajante corporativo;

• Centralizar e organizar todas informações relacionadas à mobilidade;

• Prestar assistência em apólices e operações relacionadas às viagens corporativas;

• Elaborar e promover engajamento nas políticas internas de viagem e reembolso;

• Analisar e compartilhar relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPI’s);

• Intermediar situações não resolvidas diretamente pelos viajantes;

• Garantir a aplicação de normas de compliance, LGPD e práticas sustentáveis nos processos de viagem;

• Buscar soluções tecnológicas para simplificar o planejamento e gerenciamento de viagens;

• Promover o Duty of Care e prestar assistência ao viajante;

• Analisar dados e feedbacks para uma gestão mais eficiente.

Além do mais, ele é encarregado de otimizar os valores relacionados a esses serviços para que a organização consiga ter os menores custos possíveis com viagens, mas sem perder eficiência, qualidade e, sobretudo, a segurança dos viajantes.

Confira também o depoimento do Gestor de Viagens e Mobilidade da VIBRA Energia sobre os desafios enfrentados na gestão de viagens corporativas.

O que é uma solução de viagens corporativas 

As soluções de viagens são plataformas que fazem basicamente todo o trabalho operacional (e também uma parte do trabalho analítico) de um gestor de viagens. Ou seja, elas servem para centralizar a gestão de todas as etapas das viagens de negócios, desde a reserva até a prestação de contas.

Com diversas funcionalidades integradas, essas soluções automatizam processos, ao mesmo tempo que garantem conformidade com políticas internas e ajudam a controlar custos. 

Dessa forma, eliminam a burocracia e melhoram tanto a experiência para o viajante, quanto dos gestores, que podem desempenhar um papel mais estratégico nas viagens corporativas.

Algumas das principais funcionalidades dessas soluções de viagens corporativas são:

• Reserva de passagens e hospedagem: Integração com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

• Gestão de políticas de viagem: Aplicação automática das regras da empresa para controle de custos.

• Aprovação de viagens: Fluxos customizáveis para validação antes da emissão de bilhetes.

• Centralização de pagamentos: Faturamento unificado e integração com meios de pagamento corporativos.

• Reembolso de despesas: Processos simplificados para envio e aprovação de reembolsos.

• Relatórios e análise de dados: Painéis com insights sobre gastos, economia e compliance.

• Suporte e atendimento: Assistência 24/7 para resolver imprevistos e garantir a segurança dos viajantes.

• Gestão de fornecedores: Negociação e controle de contratos com prestadores de serviços.

• Sustentabilidade e ESG: Monitoramento de emissões de carbono e incentivo a práticas sustentáveis.

• Integração com ERPs e sistemas financeiros: Sincronização de dados para maior controle e eficiência.

Reconhecendo as etapas de uma viagem a trabalho não integrada

Imagine toda a sua trajetória em uma viagem corporativa. O que faz parte dela que você consegue lembrar? Listamos aqui algumas etapas de um processo não integrado:

1. Você fica sabendo que terá que fazer uma viagem a trabalho. Além de informarem dia, horário e local de destino, há algo extremamente importante a ser compartilhado: as políticas de viagens corporativas da sua empresa. Você costuma ter acesso a elas facilmente? 

2. A empresa escolhe as passagens e o hotel, ou pede para que você providencie e solicite o reembolso depois. O quanto você tem que conversar com o RH para fazer tudo dar certo a tempo?

3. Por falar nas políticas, você se prepara para sair de casa. Pede um táxi para ir ao aeroporto. Você já sabe se terá direito ao reembolso dessa corrida? Foi rápido, ou trabalhoso solicitar um carro? Já chamaram sua atenção por ter escolhido uma viagem demasiadamente onerosa? 

4. Durante a viagem, você acaba tendo que dormir na cidade antes de voltar para casa, fez algumas horas extras, frequentou bons restaurantes e até conseguiu visitar alguns pontos turísticos. Mas, quando arrumando as malas para a volta, você começa a ficar ansioso. “Acho que esqueci de guardar esse e aquele recibo”. “A empresa não marca ponto, como vou comprovar que fiz hora extra?” “Será que eu recebo reembolso por tudo?”

5. É hora de prestar contas com a empresa. A viagem já foi bem cansativa, mas no outro dia, toda a documentação tem que estar no RH. E se você respondeu não para a pergunta feita aqui na primeira parte do trajeto, alguém vai te dizer que tal reembolso que você não irá receber está de acordo com as políticas da empresa e você deveria saber. 

Mas o que este trajeto e questionamentos têm a ver com a integração da sua viagem a trabalho?

Ao separar as etapas, você percebe que cada uma delas envolve, possivelmente, várias plataformas, ligações para diversas empresas, colegas de trabalho, ou ações trabalhosas, feitas manualmente, como lembrar de juntar os recibos, guardá-los em lugar seguro e saber quais deles realmente irão servir. 

Para comprar suas passagens é preciso ficar, talvez, horas comparando-as em diferentes websites, para encontrar horário, duração de viagem e preço compatíveis com o que você precisa. Para solicitar seu táxi ou veículo por app, já é outro processo. 

Se você precisar de ajuda durante a viagem, caso o hotel não corresponda ao que você esperava, tenha algum problema com higiene, ou te fez sentir claustrofóbico, ou ainda nem sequer encontrou sua reserva. A quem você recorre? Em quanto tempo será resolvido? 

Ninguém te esclarece. Só resta contar com a boa vontade de uma agência de viagens da qual você nem sabe o nome.

A cidade para a qual você foi designado está passando repentinamente por uma tempestade e os aeroportos foram fechados. E agora, como voltar para casa? Bom, você vai ter que esperar.

Reimaginando todo o seu trajeto de forma integrada

Bom, é aqui que podemos falar sobre como funciona o conceito de viagem a trabalho integrada na prática e como você se beneficia dela. 

Um sistema integrado unifica todas as soluções para as questões citadas em um único lugar, em uma única plataforma. 

Por exemplo, imagine um aplicativo no seu smartphone, ou website, com o qual você possa cuidar de todos esses problemas de forma muito mais ágil do que você está acostumado. 

1. Você abre o aplicativo e encontra um menu onde pode escolher entre comprar passagens de avião, ou ônibus. Você filtra os tickets mais baratos, com a duração de voo mais confortável para você. 

2. Quando você termina, volta ao menu e escolhe o hotel onde irá ficar. Para sua surpresa, todos os hotéis filtrados já possuem uma identificação como “dentro, ou fora da política de viagens corporativas da sua empresa”. 

3. Ao revisar a política, você também entende que o trajeto da sua casa até o aeroporto não será reembolsado, então talvez pense em chamar uma corrida mais barata. 

4. Após sua primeira reunião a trabalho, você vai almoçar em um restaurante que te indicaram. Você pede o recibo no final, abre o app, tira uma foto e toca no botão “enviar”. Tudo certo, o RH já ficará ciente do reembolso desse valor e você pode descartar o comprovante, não precisa se preocupar em guardá-lo. 

5. Ao fazer check-in no hotel, você descobre que, embora tenha solicitado ficar em um quarto com ar-condicionado, foi direcionado para um quarto quente, sem muitas janelas e sem o aparelho. Ninguém no hotel está disposto a resolver o problema. Você abre o mesmo app e solicita atendimento para te ajudar com a situação. Que alívio, pois o atendimento é 24h, simples, na palma da sua mão. 

6. Você foi transferido para um hotel conforme o que você precisava. Agora, tem outra reunião para ir. Já está na hora. O app está à sua disposição para escolher um táxi, ou serviço de transporte mais adequado para você, mostrando as melhores opções na região. Você solicita a viagem, o motorista chega rápido e você fica satisfeito.

Essa é uma viagem integrada do começo ao fim!

Percebeu o quanto de tempo você poupa tendo que lidar com uma só plataforma para lidar com tudo isso? Você possui um aplicativo que integra diversos serviços, incluindo os das melhores companhias aéreas, de mobilidade urbana e atendimento 24h! 

Desde que você tomou conhecimento dela até a sua prestação de contas após a volta, você teve suporte para tudo que precisou em um só lugar, sem necessitar ficar lembrando para onde ligar e quais as diferentes pessoas com quem falar sobre os mais diversos assuntos. 

Se você quiser ter essa experiência o quanto antes, mostre o trabalho da VOLL para o RH da sua empresa. 

Principais vantagens de uma solução integrada

De forma resumida, as principais vantagens de uma solução de viagens corporativas integrada são:

• Redução de custos pessoais e corporativos com a viagem, evitando desperdícios por falta de conhecimento das políticas da empresa;

• Economia de tempo do viajante e aumento da sua produtividade; 

• Usabilidade e experiência que proporciona maior bem-estar e segurança ao viajante, além de um suporte 24h para ajudar com qualquer situação; 

• Redução da burocracia e estresses desnecessários;

• Comunicação mais fluida com a equipe e melhora no clima organizacional.

Conheça a solução integrada em viagens corporativas da VOLL

Agora que você já sabe como funciona e quais são as vantagens de integrar suas viagens do começo ao fim, deve estar se perguntando qual é a melhor solução para a sua empresa. E a resposta está bem aqui, neste artigo.

A VOLL é a maior plataforma de gestão de viagens corporativas do Brasil e fica responsável por gerir os deslocamentos dos colaboradores de uma empresa de ponta a ponta. 

Estamos há anos neste mercado e, além de sermos os donos do app mobile-first mais bem avaliado do segmento, também contamos com uma equipe humanizada especializada com profundo conhecimento das dinâmicas que compõem a rotina de gestores de viagens, viajantes corporativos e aprovadores.

Aproveite que você já está aqui e saiba mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.

Confira também alguns dos nossos clientes e cases de sucesso.