Pensando em facilitar a gestão de viagens corporativas e a forma como colaboradores que viajam a trabalham lidam com suas despesas, as empresas têm diversificado as opções de meios de pagamentos.
Segundo uma Pesquisa Anual de Viagens Corporativas da Alagev, o VCN é o meio mais utilizado para a emissão de passagens aéreas no segmento corporativo, sendo adotado por 42% dos gestores.
Isso se deve principalmente ao fato de que o VCN oferece maior controle sobre os gastos, além de reduzir a necessidade de reembolsos. Continue a leitura e saiba mais sobre esse tipo de cartão e seus benefícios!
VCN, ou Virtual Card Number, é um cartão de crédito virtual gerado temporariamente para uma transação específica ou conjunto de despesas dentro de uma viagem corporativa.
Ele funciona como um cartão de crédito comum, mas é criado digitalmente e pode ter um valor e período de uso pré-definidos de acordo com as necessidades do deslocamento que será realizado.
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A empresa ou a agência de viagens gera um VCN para cada despesa específica, definindo o valor e a data de validade do cartão.
Por exemplo, para a compra de uma passagem aérea, a agência insere o VCN no sistema da companhia aérea, e o pagamento é processado diretamente. Em reservas de hotel, o VCN pode ser enviado ao estabelecimento para garantir o pagamento da hospedagem. O mesmo vale para aluguel de carros e outras despesas.
Com o VCN, o colaborador não precisa utilizar um cartão físico ou reembolsar valores do próprio bolso.
O VCN se diferencia do cartão corporativo e da carteira digital principalmente pelo seu uso e nível de controle.
Enquanto o cartão corporativo pode ser físico ou virtual e é vinculado diretamente à conta da empresa ou de um colaborador para diversos pagamentos, o VCN geralmente é gerado para uma transação específica, o que garante maior rastreabilidade e segurança.
Já a carteira digital não é um meio de pagamento por si só, mas uma plataforma que armazena diferentes cartões e contas bancárias para facilitar transações, permitindo que o usuário escolha qual forma de pagamento utilizar em cada compra.
De forma resumida:
O VCN é um cartão de crédito virtual gerado para transações específicas, com valores e prazos definidos previamente.
O cartão corporativo pode ser físico ou virtual, mas é um meio de pagamento contínuo, vinculado diretamente à empresa ou ao colaborador.
A carteira digital armazena diferentes formas de pagamento, permitindo que o usuário utilize cartões físicos ou virtuais cadastrados para compras.
Os principais benefícios desse meio de pagamento são:
Redução da necessidade de reembolsos;
Controle detalhado dos gastos por transação;
Definição de limites e prazos para cada pagamento;
Facilidade na conciliação de despesas;
Segurança contra fraudes, pois os dados do cartão não ficam expostos.
O cartão VCN é gerado eletronicamente e vinculado a uma transação específica. A empresa define o valor, o período de uso e os fornecedores autorizados. Após o pagamento, o cartão expira automaticamente.
Sim. O VCN, inclusive, oferece um nível de segurança superior ao dos cartões físicos, pois seus dados não podem ser reutilizados após a transação. Além disso, a empresa pode definir restrições como categoria de compra, valor máximo e período de uso, reduzindo riscos de uso indevido.
O VCN pode ser utilizado em fornecedores que aceitam cartões virtuais, especialmente companhias aéreas, redes hoteleiras e serviços de mobilidade. Entretanto, é importante verificar a aceitação antes da compra.
As condições variam de acordo com a política de viagens da empresa e da instituição financeira que fornece o serviço. Normalmente, é possível definir regras e limites personalizados.
A conciliação do cartão é automatizada e integrada aos sistemas de gestão de viagens corporativas, como a plataforma da VOLL. Isso permite acompanhar as despesas em tempo real, gerando relatórios detalhados.
Além de ser a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL tem uma plataforma integrada que facilita o controle de todas as despesas de uma viagem corporativa.
O cartão VCN da VOLL ainda oferece vantagens como:
Emissão rápida e configuração flexível: A emissão dos cartões VCN pode ser feita em poucos cliques. Além disso, é possível configurar valores limites, prazos de validade e categorias de gastos, adaptando-se perfeitamente às políticas de viagens da empresa.
Segurança e controle financeiro: A VOLL gera números de cartão únicos para cada transação ou viagem, reduzindo riscos de fraudes. A empresa também tem controle total sobre os gastos, evitando surpresas no fechamento de contas.
Conciliação automatizada: A plataforma da VOLL ainda automatiza a conciliação das despesas, integrando-as diretamente ao sistema de gestão da empresa e eliminando a necessidade de processos manuais para reduzir erros e economizar tempo para os gestores.
Transparência e compliance: Com o VCN da VOLL, todas as transações são registradas e detalhadas em tempo real, garantindo transparência e facilitando o cumprimento das políticas de viagens corporativas. Isso ajuda a manter o controle de custos e a garantir que as despesas estejam sempre alinhadas com as diretrizes da empresa.
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