Saiba como lidar com a variação cambial em viagens corporativas

A variação cambial é um dos fatores mais imprevisíveis no planejamento financeiro de uma viagem corporativa.

Segundo uma análise publicada no Blog da Panrotas, as empresas têm buscado otimizar seus orçamentos e repensar a frequência e a duração de suas viagens internacionais, que são impactadas diretamente pelo câmbio desfavorável.

Apesar do contexto desafiador, é possível adotar algumas estratégias para que as viagens corporativas continuem acontecendo sem que o orçamento da empresa seja comprometido.

O que é variação cambial

A variação cambial é a diferença no valor de uma moeda em relação a outra ao longo do tempo. Por exemplo, quando falamos em variação cambial do dólar em relação ao real, nos referimos a quanto o valor do dólar aumenta ou diminui em comparação ao real em um determinado período.

Alguns dos fatores que influenciam essa oscilação são:

• Política monetária e fiscal: Decisões de bancos centrais, como taxas de juros e controle da inflação, afetam a valorização ou desvalorização de uma moeda.

• Oferta e demanda: Quanto maior a demanda por uma moeda (seja por investimentos, exportações ou turismo), maior será sua cotação.

• Cenário econômico global: Crises financeiras, oscilações em commodities e tensões geopolíticas também impactam diretamente o câmbio.

• Especulação no mercado financeiro: Investidores compram e vendem moedas buscando lucro, o que pode gerar variações expressivas em curto prazo.

Essa variação cambial provoca impactos significativos em setores como o de viagens corporativas, comércio exterior, turismo e investimentos. Por exemplo, uma moeda nacional desvalorizada (câmbio desfavorável) encarece viagens corporativas internacionais e importações, enquanto uma moeda valorizada (câmbio favorável) pode atrair turistas estrangeiros e facilitar exportações. 

Variação cambial ativa e passiva

A variação cambial pode ser classificada em dois tipos:

• Ativa: Ocorre quando uma empresa ou viajante realiza uma transação em moeda estrangeira e sofre impacto direto das mudanças na cotação. Exemplo: uma reserva de hotel feita com dólar a R$ 4,80, mas paga posteriormente com o dólar a R$ 5,00.

• Passiva: Acontece quando uma obrigação financeira foi registrada a uma taxa de câmbio e, no momento do pagamento, ocorre uma diferença cambial, gerando ajuste contábil.

Esse conceito é importante para a contabilidade empresarial, pois a variação ativa pode representar um aumento de custos reais, enquanto a passiva é apenas um ajuste de conversão.

Variação cambial e taxa de câmbio

Enquanto a taxa de câmbio se refere ao valor de uma moeda em relação a outra em determinado momento, a variação cambial mede a diferença entre taxas de câmbio de diferentes períodos.

Por exemplo: Se no dia 1º de março a taxa de câmbio do dólar estava a R$ 4,90 e no dia 15 subiu para R$ 5,10, a variação cambial nesse intervalo foi de R$ 0,20.

Essa variação pode gerar impacto financeiro, principalmente em compras ou pagamentos programados em moeda estrangeira.

Leia também: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes.

Diferença entre cotação e câmbio

Embora os termos "cotação" e "câmbio" sejam usados em contextos semelhantes, há uma diferença importante:

• Cotação: É o valor de referência da moeda no mercado, podendo variar ao longo do dia.

• Câmbio: É a taxa efetivamente aplicada na compra ou venda da moeda, já considerando tarifas e margens de bancos e casas de câmbio.

Na prática, o valor pago por uma empresa ou viajante pode ser diferente do valor divulgado na cotação devido às taxas envolvidas na conversão.

Quais são os impactos da variação cambial nas viagens corporativas

Por impactar diretamente no orçamento da empresa, a variação cambial pode influenciar decisões estratégicas relacionadas à gestão de viagens corporativas, como a escolha de destinos, o momento ideal para a compra de passagens e reservas de hospedagem e até mesmo a viabilidade de determinados eventos ou reuniões presenciais no exterior. 

Além disso, essa oscilação pode gerar impactos como:

• Aumento nos preços de passagens e hospedagens: Se uma reserva for feita em um momento e paga posteriormente, a cotação pode ter mudado, gerando um custo maior.

• Diferença entre orçamento e gasto real: Se o orçamento foi feito com base em uma taxa de câmbio que sofreu alteração, os valores planejados podem se tornar insuficientes.

• Dificuldade para o cálculo de reembolso e despesas: Funcionários que gastam em moeda estrangeira podem ter reembolsos com custos acima do previsto caso a taxa de conversão mude no momento da compensação.

• Dificuldade na previsão de custos fixos: Empresas que contratam fornecedores internacionais enfrentam desafios para manter previsibilidade nos custos.

Como calcular a variação cambial 

Para calcular a variação cambial nas despesas de uma viagem, é preciso:

• Registrar a taxa de câmbio no momento da reserva ou compra;

• Anotar a taxa no momento do pagamento ou reembolso;

• Aplicar a diferença ao valor gasto para identificar o impacto da variação.

Você pode aplicar a fórmula:

Variação = (Taxa Final −Taxa Inicial) × Valor em moeda estrangeira 

Exemplo:

Uma empresa reserva um hotel nos fora do Brasil com a cotação de US$ 1,00 = R$ 4,80. No momento do pagamento, o dólar subiu para R$ 5,10.

• Valor da hospedagem: US$ 1.000

• Variação: (5,10 - 4,80) × 1.000 = R$ 300

Aplicando a fórmula:

Variação = (5,10−4,80) × 1.000 = 0,30 × 1.000 = R$300

Isso significa que, devido à valorização do dólar, a empresa gastou R$ 300 a mais do que o valor inicialmente planejado.

Como lidar com a variação cambial em viagens corporativas

Como as taxas de câmbio podem oscilar entre o momento da reserva e o pagamento efetivo das despesas, as empresas precisam adotar estratégias para minimizar riscos e evitar surpresas no orçamento.

Veja abaixo algumas práticas para gerenciar a variação cambial de forma mais eficiente nas viagens corporativas.

1. Definição de uma política de viagens alinhada ao câmbio

Ter uma política de viagens corporativas bem definida ajuda a padronizar regras para gastos em moeda estrangeira, reduzindo a exposição à volatilidade cambial. Algumas medidas incluem:

• Estabelecimento de tetos para despesas em diferentes moedas;

• Preferência por pagamentos antecipados para evitar variações cambiais futuras;

• Definição de regras para conversão de moedas em reembolsos.

2. Uso de métodos de pagamento estratégicos

Optar por meios de pagamento que reduzam o impacto da variação cambial pode trazer mais previsibilidade financeira. Algumas alternativas incluem:

• Cartões corporativos com câmbio pré-fixado, que evitam oscilações diárias;

• Uso de cartões de crédito com menores taxas de conversão e spread;

• Pagamento direto em moeda local para evitar conversões duplas.

3. Planejamento orçamentário considerando a volatilidade cambial

Ao prever os custos das viagens, é importante considerar possíveis flutuações do câmbio. Algumas práticas incluem:

• Simulação de diferentes cenários cambiais antes da aprovação da viagem;

• Reserva de um fundo extra para cobrir variações inesperadas;

• Acompanhamento do mercado de câmbio para realizar pagamentos em momentos mais favoráveis.

4. Contabilização correta da variação cambial

A variação cambial deve ser considerada na gestão contábil da empresa, especialmente para evitar distorções nos custos das viagens. Algumas práticas recomendadas incluem:

• Registro adequado das despesas em moeda estrangeira e sua conversão para a moeda local;

• Ajustes contábeis para variações entre a data da despesa e o momento do pagamento;

• Uso de relatórios financeiros detalhados para monitoramento dos impactos do câmbio.

5. Política de reembolso clara 

Funcionários que realizam pagamentos em moeda estrangeira podem ser afetados pela variação cambial no momento do reembolso. Para evitar perdas financeiras e garantir transparência, é importante:

• Definir qual taxa de câmbio será utilizada no reembolso (data da despesa, data do pagamento ou uma taxa média);

• Utilizar plataformas que automatizam a conversão e o controle de reembolsos;

• Esclarecer as regras na política de viagens para evitar dúvidas e conflitos.

6. Uso de tecnologia e inteligência artificial para mitigar impactos cambiais

A tecnologia tem transformado a forma como as empresas gerenciam suas viagens corporativas, tornando a gestão de despesas mais eficiente e previsível. De acordo com a análise da Panrotas que citamos no início deste artigo, a automação e a inteligência artificial desempenharão um papel essencial na administração das viagens no próximo ano. 

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Utilizando uma tecnologia exclusiva, a VOLL oferece vantagens como: 

• Monitoramento automatizado do câmbio: Nosso sistema analisa flutuações cambiais em tempo real, sugerindo o melhor momento para pagamentos ou reservas.

• Conversão automática de moedas: O cálculo da variação cambial é feito automaticamente e garante mais precisão no controle financeiro.

• Gestão otimizada de pagamentos e reembolsos: Nossa IA ajusta automaticamente as políticas de reembolso com base nas taxas de câmbio mais vantajosas.

• Análise de dados para otimização de custos: Nosso software  utiliza históricos de variação cambial para auxiliar na definição de orçamentos mais realistas para viagens futuras.

Com essas soluções, os gestores de viagens corporativas conseguem reduzir riscos financeiros, melhorar a previsibilidade orçamentária e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, em vez de apenas focar na otimização de custos a curto prazo.

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