Tudo sobre meios de pagamentos para viagens corporativas

As viagens a trabalho incluem todos os deslocamentos de um colaborador em nome da empresa com o objetivo de realizar atividades profissionais, seja para outra cidade, estado ou país.

Todas as viagens geram gastos que devem ser custeados pela empresa, como deslocamento, estadia e alimentação. 

Administrar essas despesas com eficiência é fundamental para otimizar os recursos da empresa e garantir a satisfação dos colaboradores. 

Nesse contexto, a escolha do meio de pagamento ideal é uma parte crucial do processo.

Neste artigo, exploraremos os principais meios de pagamento utilizados em viagens corporativas, apresentando vantagens e desvantagens de cada um. Acompanhe!

Principais meios de pagamento em viagens corporativas

A escolha do meio de pagamento certo não só afeta diretamente o fluxo de caixa e a eficiência operacional, mas também a experiência de viagem dos colaboradores. 

Portanto, é essencial que a opção escolhida atenda tanto às necessidades financeiras e contábeis da empresa quanto às expectativas dos funcionários que viajam a trabalho. 

Conheça as principais opções de meios de pagamento disponíveis para, então, entender qual é o mais adequado para sua gestão de viagens corporativas.

1. Cartão corporativo

Os cartões corporativos têm sido uma opção cada vez mais popular para gerenciar as despesas de viagens, principalmente devido à conveniência e ao controle que oferecem.

Eles proporcionam agilidade na realização de pagamentos para despesas comuns, como passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação. 

Além disso, os cartões corporativos também facilitam o rastreamento e o gerenciamento das despesas corporativas, garantindo a conformidade com a política de viagens estabelecida pela empresa. 

Existem diversas alternativas de cartões corporativos disponíveis no mercado. Confira abaixo:

Cartões virtuais (VCN)

Os cartões virtuais, também conhecidos como Virtual Card Numbers (VCN), são números de cartão temporários gerados eletronicamente para serem usados em transações específicas, como reservas de viagens corporativas.

Em sua parametrização, os bancos emitem cartões corporativos do tipo virtual restringindo as transações a perfis específicos de estabelecimentos — como companhias aéreas ou meios de hospedagem, por exemplo. 

Benefícios:

• Oferecem maior segurança, pois cada VCN é utilizado apenas uma vez e tem um valor limite estabelecido;

• Reduzem o risco de fraudes, pois cada VCN é usado para uma única transação e tem um valor limite. 

• Podem ser gerados para transações específicas, facilitando o rastreamento e a análise dos gastos;

• Processo de reembolso simplificado, eliminando a necessidade de envio de recibos em papel e agilizando o processamento das despesas.

Desvantagens:

• Nem todos os fornecedores aceitam VCNs, o que pode limitar as opções de viagem para os colaboradores;

• O gerenciamento de VCNs pode ser mais complexo do que o de cartões corporativos tradicionais, exigindo maior controle e organização por parte da empresa.

Cartões especializados

Os cartões especializados, como EBTA (Electronic Billing and Ticketing Account) e CTA/CTAH (Central Travel Account/Central Travel Account for Hotels), são projetados especificamente para viagens corporativas. 

Benefícios:

• Centralizam as despesas de viagem em uma única conta;

• Incentivam, a conformidade com as políticas de viagem, já que todas as despesas são registradas na conta central;

• Facilitam o gerenciamento e a análise dos gastos e fornecem relatórios detalhados sobre os gastos de viagem.

Desvantagens:

• Podem ser menos flexíveis do que outras opções de pagamento, já que são voltados especificamente para viagens corporativas;

• A utilização pode estar restrita a determinados fornecedores, limitando as opções de viagem para os colaboradores.

Cartões físicos

Os cartões corporativos físicos, emitidos pela empresa para uso dos colaboradores em viagens de negócios, são semelhantes aos cartões de crédito pessoais, mas estão vinculados à conta da empresa.

São amplamente aceitos e podem ser utilizados para diversos tipos de despesas, como passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação e facilitam o rastreamento e gerenciamento das despesas dos colaboradores.

Benefícios:

• Ajudam a garantir a conformidade com as políticas de viagem da empresa;

• Oferecem proteção contra fraudes e podem ser facilmente cancelados em caso de perda ou roubo. 

Desvantagens:

• A empresa é responsável pelos gastos, o que pode levar a dívidas e problemas de crédito se os limites de gastos não forem bem gerenciados;

• Risco de uso indevido por colaboradores ou terceiros.

Cartões por colaborador (modelo internacional)

Neste modelo, cada colaborador recebe um cartão corporativo individual para uso em viagens de negócios. 

Esses cartões são vinculados à conta da empresa, mas cada colaborador é responsável por gerenciar suas próprias despesas e garantir a conformidade com as políticas de viagem.

Benefícios:

• Garante maior autonomia e flexibilidade aos colaboradores, que podem escolher os fornecedores que melhor atendam às suas necessidades, sem restrições impostas por cartões especializados;

• A empresa pode processar o reembolso de despesas diretamente no cartão do colaborador, simplificando o processo e garantindo o pagamento em tempo;

• Maior autonomia para o viajante gerenciar suas despesas de viagem, facilitando a organização e o planejamento.

Desvantagens:

• Assim como no cartão físico, a empresa é responsável pelos gastos, o que pode levar a dívidas e problemas de crédito se os limites de gastos não forem bem gerenciados;

• A empresa pode ter menos controle sobre as despesas de viagem, já que cada colaborador gerencia seu próprio cartão.

2. Pix

O Pix é um sistema de pagamentos instantâneos que permite a transferência de valores de forma rápida e segura, 24 horas por dia, todos os dias da semana. 

A realização de pagamentos acontece por meio da chave Pix, que pode ser um número de telefone, CPF/CNPJ ou e-mail cadastrado.

Em constante crescimento, o Pix foi o meio de pagamento mais utilizado em 2023. Segundo a Federação Brasileira de Bancos (Febraban), foram quase 42 bilhões de transações no ano em questão, representando um crescimento de 75% em relação a 2022. 

Ele se destaca pela sua simplicidade, rapidez e gratuidade para a maioria dos usuários. A agilidade é um grande diferencial não apenas no momento do pagamento, mas também na compensação do valor ao recebedor, que tem o valor debitado na hora em sua conta.

Benefícios:

• Permite a realização de transferências instantâneas, agilizando o pagamento;

• Não possui restrição de horário e pode ser utilizado a qualquer momento, diferente das tradicionais transferências via DOC ou TED;

• Oferece recursos de segurança, como a autenticação em duas etapas, criptografia e personalização de limites;

• É um meio de pagamento sem custo para pessoa física, e com taxas baixas e competitivas para pessoa jurídica;

• Possui diferentes modalidades além do pagamento tradicional, como Pix Parcelado, Agendado, Cobrança, Saque e Troco.

Desvantagens:

• Possui dependência de conexão com a internet, o que pode dificultar seu uso em algumas situações e localidades;

• Pode ter uma restrição de aceitação, especialmente em pagamentos para outras empresas;

• Existe a possibilidade de erros nas transferências caso a chave Pix seja informada de forma incorreta.

3. Faturamento

Com o faturamento, os fornecedores de serviços de viagem emitem faturas diretamente para a empresa, que são pagas de acordo com os termos e condições estabelecidos. 

Dessa forma, elimina a necessidade de os colaboradores usarem cartões de viagem ou pessoais para despesas relacionadas ao trabalho. 

Benefícios:

• Simplifica o processo de reembolso;

• Permite que as empresas negociem termos e condições de pagamento mais favoráveis com fornecedores de viagens.

Desvantagens:

• Se a empresa não pagar as faturas em dia, pode enfrentar multas, juros e danos à sua reputação;

• Pode dificultar o monitoramento e controle das despesas de viagem se os colaboradores não apresentarem relatórios de despesas detalhados.

4. Adiantamento

Essa é uma opção menos comum, mas pode ser útil dependendo do tipo de viagem. 

O adiantamento envolve a aprovação e antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais que irão se deslocar. Estes podem usar o valor conforme as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.

Durante a viagem, ao já ter o valor em mãos, o colaborador pode escolher se quer utilizá-lo na função débito, Pix ou dinheiro em nota, por exemplo.

Benefícios:

• Flexibilidade para o colaborador pagar da forma mais adequada para o momento da viagem;

• Não impacta as finanças pessoais do funcionário.

Desvantagens:

• O dinheiro pode ser perdido, roubado ou cair em uma conta negativada, por exemplo, apresentando grandes riscos de segurança;

• Dificulta a auditoria dos pagamentos e a prestação de contas, pois não é um meio de pagamento rastreável

5. Reembolso

O reembolso é o processo de devolução posterior dos valores gastos pelo colaborador durante o deslocamento. Ele demanda que o funcionário realize os pagamentos durante a viagem com seu dinheiro pessoal e, posteriormente, solicite a devolução. 

Esse processo é feito por meio do envio de todos os recibos e notas fiscais, seja por meio de um sistema ou por e-mail, por exemplo.

O reembolso exige uma política de viagens detalhada que especifique quais despesas são reembolsáveis ou não.

Benefícios:

• Flexibilidade e autonomia para decisões de compra durante as viagens;

• Transparência e conformidade com as políticas internas ao exigir comprovantes e notas fiscais;

• Não traz taxas extras para a empresa, reduzindo custos.

Desvantagens:

• É um método majoritariamente manual e depende da disponibilidade do departamento financeiro para conferência;

• Demanda atenção dos colaboradores para guardar todos os comprovantes e notas fiscais das compras;

• Pode impactar as finanças pessoais do colaborador durante a viagem;

• O processo de auditoria e pagamento pode ser demorado, causando insatisfações entre a equipe.

Como escolher o melhor meio de pagamento para viagens corporativas

Escolher o meio de pagamento ideal para viagens corporativas exige análise e planejamento, considerando características como necessidades financeiras da empresa, perfil dos colaboradores, tipos e destinos frequentes de viagem. 

Veja algumas dicas práticas:

• Tenha um orçamento bem definido para as viagens corporativas. Esse passo deve ser cumprido no planejamento financeiro da empresa;

• Analise o perfil da empresa, considerando seu porte e estrutura de gestão financeira;

• Avalie sua política de viagens corporativas e entenda quais opções se adequam melhor às diretrizes;

• Considere a frequência e volume de viagens, bem como os destinos mais comuns;

• Caso tenha uma demanda alta, priorize meios de pagamento que ofereçam maior rastreabilidade;

• Busque opções que ofereçam soluções automatizadas de acompanhamento para facilitar os processos internos;

• Avalie o custo benefício, levando em consideração a implementação e manutenção das plataformas;

• Opte por meios que ofereçam proteção contra fraudes, trazendo mais segurança para a empresa e os funcionários;

• Priorize opções que ofereçam integração com os sistemas financeiros da empresa para evitar informações divergentes.

Boas práticas para pagamentos durante viagens de trabalho

Uma gestão de pagamentos eficiente no contexto das viagens corporativas é fundamental para evitar problemas financeiros, controlando as despesas com transparência e garantindo o uso correto dos recursos. Para isso, algumas boas práticas são recomendadas.

O primeiro passo para uma gestão eficaz é o desenvolvimento de uma política de viagens detalhada. Informações sobre os meios de pagamento, despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, limites de gastos por categoria e o passo a passo para solicitações devem estar presentes na política de forma clara e didática.

Além disso, busque coletar feedbacks dos colaboradores, abrindo um canal seguro para sugestões e reclamações. Assim, você poderá adequar sua operação, acompanhar a rotina das viagens e identificar pontos de melhoria sobre os pagamentos.

Utilizar ferramentas para digitalizar e automatizar os processos de pagamentos é uma prática essencial, especialmente em um momento de ascensão da tecnologia dentro da gestão de viagens corporativas. 

Então, se sua empresa quer impulsionar essa área com uma solução líder de mercado, conheça a VOLL: a maior agência de viagens corporativas com tecnologia própria da América Latina.

A VOLL oferece soluções completas de gestão de viagens, despesas e mobilidade urbana em um único aplicativo. Uma delas é a VOLL Wallet, um sistema de gestão de despesas corporativas eficiente, ágil e seguro. Com a VOLL Wallet, sua empresa pode:

• Personalizar políticas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador;

• Bloquear ou exigir aprovação para gastos corporativos por categorias ou limites de valores específicos;

• Tornar as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento;

• Realizar reembolsos automáticos que eliminam milhares de rotinas manuais;

• Administrar suas faturas e crie cartões de crédito corporativos virtuais ilimitados;

• Controlar todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix;

• Acompanhar dashboards atualizados em tempo real;

• Contar com uma inteligência artificial exclusiva para aplicar suas regras personalizadas automaticamente.

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