Tudo sobre os meios de pagamentos de viagens corporativas

Administrar eficientemente as despesas relacionadas a viagens corporativas é fundamental para qualquer empresa que busca otimizar seus recursos e garantir a satisfação dos colaboradores. Nesse sentido, a escolha do meio de pagamento ideal é uma parte crucial do processo. 

Para ajudar nessa decisão, neste artigo, exploraremos em profundidade os dois principais meios de pagamento utilizados em viagens corporativas: cartões corporativos e faturamento. 

Discutiremos as vantagens, desvantagens e riscos associados a cada um deles, com o objetivo de fornecer informações abrangentes. Assim, você poderá tomar decisões informadas sobre qual opção é mais adequada para as necessidades específicas de sua empresa.

Introdução aos meios de pagamentos corporativos

É importante destacar que a escolha do meio de pagamento certo não só afeta diretamente o fluxo de caixa e a eficiência operacional da empresa, mas também tem implicações significativas na experiência de viagem dos colaboradores. Portanto, é essencial que a opção escolhida atenda tanto às necessidades financeiras e contábeis da empresa quanto às expectativas dos colaboradores que viajam a trabalho.

Além disso, as empresas devem estar atentas aos possíveis riscos envolvidos na escolha de um meio de pagamento, como fraudes, inadimplência e falta de controle sobre os gastos. 

Entender esses riscos e adotar medidas preventivas é fundamental para garantir que sua empresa possa aproveitar os benefícios oferecidos pelo meio de pagamento selecionado, sem enfrentar dificuldades ou contratempos indesejados.

Ao longo deste artigo, abordaremos os principais aspectos dos cartões para viagens corporativas e do faturamento, incluindo conveniência, flexibilidade, controle, segurança e muito mais.

Com essas informações em mãos, você terá as informações necessárias para avaliar as opções disponíveis e selecionar o meio de pagamento mais adequado às necessidades e objetivos da sua gestão de viagens corporativas.

1. Cartões corporativos: conveniência e controle

Os cartões corporativos têm sido uma opção cada vez mais popular para gerenciar as despesas de viagens corporativas, principalmente devido à conveniência e ao controle que oferecem. 

Eles proporcionam agilidade na realização de pagamentos para despesas comuns, como passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação. Além disso, os cartões corporativos também facilitam o rastreamento e o gerenciamento das despesas corporativas, garantindo a conformidade com a política de viagens estabelecida pela empresa. 

Tipos de cartões corporativos

Existem diversas alternativas de cartões corporativos disponíveis no mercado. Algumas das opções incluem cartões virtuais (VCN), cartões especializados (como EBTA, CTA/CTAH), cartões corporativos (os mais comuns) e cartões por colaborador (explicaremos mais adiante). 

A seguir, discutiremos cada uma dessas alternativas em detalhes.

Cartões virtuais (VCN)

Os cartões virtuais, também conhecidos como Virtual Card Numbers (VCN), são números de cartão temporários gerados eletronicamente para serem usados em transações específicas, como reservas de viagens corporativas.

Em sua parametrização, os bancos emitem cartões corporativos do tipo virtual restringindo as transações a perfis específicos de estabelecimentos — como companhias aéreas ou meios de hospedagem, por exemplo. 

Eles também oferecem maior segurança, pois cada VCN é utilizado apenas uma vez e tem um valor limite estabelecido. Eles também reduzem o risco de fraudes, pois cada VCN é usado para uma única transação e tem um valor limite. Além disso, os VCNs podem ser gerados para transações específicas, facilitando o rastreamento e a análise dos gastos.

É possível também simplificar o processo de reembolso corporativo, eliminando a necessidade de envio de recibos em papel e agilizando o processamento das despesas.

Porém, é importante considerar os riscos associados a essa opção de pagamento. Nem todos os fornecedores aceitam VCNs — o que pode limitar as opções de viagem para os colaboradores.

Além disso, o gerenciamento de VCNs pode ser mais complexo do que o uso de cartões corporativos tradicionais, exigindo um maior controle e organização por parte da empresa.

Cartões especializados (EBTA, CTA/CTAH)

Os cartões especializados, como EBTA (Electronic Billing and Ticketing Account) e CTA/CTAH (Central Travel Account/Central Travel Account for Hotels), são projetados especificamente para viagens corporativas. 

Eles centralizam as despesas de viagem em uma única conta, facilitando o gerenciamento e a análise dos gastos e fornecem relatórios detalhados sobre os gastos de viagem, auxiliando no controle e na tomada de decisões.

Incentivam, também, a conformidade com as políticas de viagem da empresa, já que todas as despesas são registradas na conta central.

Porém, é importante notar que os EBTAs e CTAs/CTAHs podem ser menos flexíveis do que outras opções de pagamento, já que são voltados especificamente para viagens corporativas. A utilização desses cartões pode estar restrita a determinados fornecedores, limitando as opções de viagem para os colaboradores.

Cartões corporativos (físicos)

Os cartões corporativos físicos, emitidos pela empresa para uso dos colaboradores em viagens de negócios, são semelhantes aos cartões de crédito pessoais, mas estão vinculados à conta da empresa.

São amplamente aceitos e podem ser utilizados para diversos tipos de despesas, como passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação e facilitam o rastreamento e gerenciamento das despesas dos colaboradores, garantindo a conformidade com as políticas de viagem da empresa.

Adicionalmente, oferecem proteção contra fraudes e podem ser facilmente cancelados em caso de perda ou roubo. Mas, é importante notar que isso envolve alguns riscos. 

A empresa é responsável pelos gastos realizados pelos colaboradores, o que pode levar a dívidas e problemas de crédito se os limites de gastos não forem bem gerenciados. E embora os cartões de viagem ofereçam proteção contra fraudes, ainda há o risco de uso indevido por colaboradores ou terceiros.

Cartões por colaborador (modelo internacional)

Neste modelo, cada colaborador recebe um cartão corporativo individual para uso em viagens de negócios. Esses cartões são vinculados à conta da empresa, mas cada colaborador é responsável por gerenciar suas próprias despesas e garantir a conformidade com as políticas de viagem.

Esse modelo garante maior autonomia e flexibilidade aos colaboradores, além de facilitar os reembolsos. Os colaboradores podem escolher os fornecedores que melhor atendam às suas necessidades, sem restrições impostas por cartões especializados e a empresa pode processar o reembolso de despesas diretamente no cartão do colaborador, simplificando o processo e garantindo o pagamento em tempo. 

Há maior autonomia para o viajante gerenciar suas despesas de viagem, facilitando a organização e o planejamento.

Porém, semelhante aos cartões corporativos de plástico, a empresa é responsável pelos gastos realizados pelos colaboradores, o que pode levar a dívidas e problemas de crédito se os limites de gastos não forem bem gerenciados. 

A empresa, desta maneira, pode ter menos controle sobre as despesas de viagem, já que cada colaborador gerencia seu próprio cartão.

2. Faturamento: simplicidade e flexibilidade

O faturamento é outra opção para gerenciar pagamentos de viagens corporativas. Com o faturamento, os fornecedores de viagens emitem faturas para a empresa, que são pagas de acordo com os termos e condições estabelecidos. 

Algumas vantagens do faturamento incluem:

• Simplicidade: O faturamento elimina a necessidade de colaboradores usarem cartões de viagem ou cartões pessoais para despesas de viagem, simplificando o processo de reembolso.
• Flexibilidade: O faturamento permite que as empresas negociem termos e condições de pagamento mais favoráveis com fornecedores de viagens.

Ademais, o faturamento é uma opção alternativa aos cartões corporativos para gerenciar pagamentos de viagens corporativas, trazendo simplicidade e flexibilidade ao processo. 

Com o faturamento, os fornecedores de serviços de viagem emitem faturas diretamente para a empresa, eliminando a necessidade de os colaboradores usarem cartões de viagem ou pessoais para despesas relacionadas ao trabalho. Isso simplifica o processo de reembolso e reduz a carga administrativa associada ao gerenciamento de despesas de viagem. 

A flexibilidade é outra vantagem, já que o faturamento permite às empresas negociarem termos e condições de pagamento mais favoráveis com os fornecedores de serviços de viagem, o que pode resultar em economias significativas e melhores condições de crédito.

Porém, os riscos também estão presentes. Se a empresa não pagar as faturas em dia, pode enfrentar multas, juros e danos à sua reputação. O faturamento pode dificultar o monitoramento e controle das despesas de viagem, especialmente se os colaboradores não apresentarem relatórios de despesas detalhados.

Se a empresa não cumprir suas obrigações de pagamento e não liquidar as faturas no prazo estipulado, pode enfrentar multas, juros e danos à sua reputação no mercado. Além disso, o faturamento pode dificultar o monitoramento e controle das despesas de viagem, especialmente se os colaboradores não fornecerem relatórios detalhados de suas despesas. 

Essa falta de controle pode resultar em gastos excessivos e desorganização financeira. Para mitigar esses riscos, é importante estabelecer processos sólidos de aprovação e acompanhamento das faturas, bem como garantir a comunicação clara das políticas de viagem e reembolso aos colaboradores.

O que dizem os especialistas?

No mercado de viagens corporativas, os especialistas em finanças e despesas corporativas geralmente veem o uso de cartões de crédito corporativos para viagens de negócios como uma opção viável e eficiente, mas destacam algumas considerações importantes. Aqui estão algumas opiniões comuns entre os especialistas:

• Conveniência: Cartões corporativos são amplamente aceitos e facilitam o pagamento de despesas comuns, como passagens aéreas, hospedagem e refeições.
• Controle e rastreamento: Os cartões de crédito corporativos permitem um controle mais eficiente e um melhor rastreamento dos gastos dos colaboradores, facilitando a conformidade com as políticas de viagens corporativas e a identificação de padrões de gastos.
• Consolidação de despesas: Os cartões corporativos ajudam a consolidar as despesas de viagem, facilitando o processo de reembolso e a administração financeira.
• Benefícios e recompensas: Muitos cartões corporativos oferecem programas de recompensas, cashback ou descontos, que podem gerar economias significativas para a empresa.

No entanto, os especialistas também alertam sobre os possíveis riscos associados ao uso de cartões corporativos para viagens de negócios:

• Risco de crédito: A empresa é responsável pelos gastos realizados pelos colaboradores, o que pode levar a dívidas e problemas de crédito se os limites de gastos não forem bem gerenciados.
• Fraude e uso indevido: Embora os cartões de crédito corporativos ofereçam proteção contra fraudes, ainda há o risco de uso indevido por colaboradores ou terceiros.
• Custos adicionais: Algumas empresas podem enfrentar taxas de juros, anuidades ou taxas de câmbio desfavoráveis, dependendo das condições do cartão corporativo.

Dada a variedade de prós e contras, especialistas sugerem que cada empresa avalie suas necessidades específicas e políticas internas para determinar se os cartões de crédito corporativos são a melhor opção para suas viagens corporativas.

Novas formas de pagamento 

Os avanços tecnológicos e a crescente digitalização das transações financeiras têm impulsionado o desenvolvimento de novos meios de pagamento corporativo, facilitando a gestão financeira das empresas e proporcionando maior agilidade e eficiência aos processos. 

A popularização do PIX, sistema de pagamento instantâneo do Brasil, é um exemplo dessa tendência e tem sido um catalisador para a criação de soluções inovadoras no setor corporativo.

O surgimento de novas tecnologias, como inteligência artificial, blockchain e internet das coisas (IoT), tem possibilitado a criação de meios de pagamento corporativos cada vez mais seguros, rápidos e eficientes. Essas tecnologias têm o potencial de transformar as operações financeiras das empresas, reduzindo custos e melhorando a gestão de recursos.

A inteligência artificial, por exemplo, tem sido aplicada na análise de dados financeiros e na detecção de fraudes, auxiliando na tomada de decisões e na prevenção de riscos. Já a tecnologia blockchain tem sido explorada como base para o desenvolvimento de criptomoedas e sistemas de pagamento descentralizados, que podem oferecer maior segurança e transparência nas transações corporativas.

Outro aspecto que tem impulsionado a inovação em meios de pagamento corporativos é a crescente demanda por soluções financeiras sustentáveis e socialmente responsáveis. 

Novos meios de pagamento que incorporem princípios de sustentabilidade e inclusão financeira estão ganhando espaço no mercado e sendo adotados por empresas comprometidas com a criação de valor compartilhado.

Nesse cenário, o PIX tem se consolidado como uma solução inovadora e eficiente para pagamentos e transferências instantâneas, tanto para pessoas físicas quanto para empresas. A popularização do PIX no ambiente corporativo tem incentivado o surgimento de soluções financeiras integradas, que simplificam processos como conciliação bancária, pagamentos de fornecedores e gestão de despesas de viagens corporativas.

Com a rápida evolução das tecnologias e a crescente demanda por soluções financeiras ágeis e sustentáveis, é provável que novos meios de pagamento corporativos continuem a surgir e a transformar o cenário financeiro das empresas.

Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet

Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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