Tudo sobre aluguel de carros para viagens corporativas

Seja para ir até o destino ou apenas para deslocar-se entre compromissos ao chegar lá, o aluguel de carros é uma prática bastante comum – e como apontado em publicação pela Panrotas, é uma das 5 tendências do turismo para 2022.

Mas, será que você sabe tudo que deve levar em consideração ao optar por esse serviço para sua empresa?

Confira o artigo e se restar alguma dúvida, fique à vontade para nos chamar no chat, combinado? ?

Quando o aluguel de carros pode ser interessante?

São diversas as situações em que alugar um carro pode ser vantajoso no planejamento de viagens corporativas. A seguir, vamos apresentar algumas delas:

Destino próximo

A praticidade de ter um carro seguro e confortável para viajar, sem se preocupar com horários de embarque e outros procedimentos necessários para viagens de ônibus ou avião, por exemplo, é um benefício que impacta significativamente durante viagens a trabalho.

Mais de um colaborador viajante

Quando a empresa precisa enviar dois ou mais funcionários para um compromisso a trabalho, a escolha de um carro alugado é financeiramente mais vantajosa. Além disso, a logística de ter todos os colaboradores viajando junto fica muito mais prática, já que não será necessário garantir que todos estejam no mesmo ônibus ou voo, por exemplo. 

Viagem com muitos deslocamentos urbanos

Se o planejamento já acusa diversos compromissos em localidades diferentes ao longo do dia, como visitas a clientes, reuniões e jantar de negócios, ter um carro à disposição pode significar, além de praticidade, produtividade para o colaborador viajante. 

Viagem internacional

Para alguns destinos, a escolha de ter um carro previamente alugado pode ser a mais sensata, tanto pensando na tranquilidade do colaborador quanto no orçamento da viagem. Isso porque muitas vezes a diferença cambial pode gerar gastos desnecessários e, para esses casos, evitar táxis e motoristas de aplicativo recorrentes pode ser uma sábia decisão. 

Como pode ser financeiramente vantajoso?

Analisando todas as situações colocadas no tópico anterior, é possível prever impactos financeiros positivos para a empresa. Agora, é interessante pensarmos que eles podem acontecer de duas formas apresentadas a seguir.

Economia imediata

Quando ela pode ser observada de forma direta no orçamento da viagem. Por exemplo, no caso do planejamento do deslocamento de dois ou mais funcionários e em viagens com muitos deslocamentos urbanos. 

Economia a médio/longo prazo

Essa economia talvez não seja tão perceptível no orçamento de uma viagem específica, mas com certeza deve ser levada em consideração no cenário mais amplo. Alguns exemplos que podem gerar redução de custo de forma não–imediata são:

• Evitar depreciação de carro dos colaboradores ou empresa, gasto com seguros ou manutenção. A possibilidade de ter um carro à disposição sem precisar se preocupar com sua manutenção ou depreciação é um benefício expressivo para as empresas que optam pelo aluguel de carros.
• Aumento da produtividade do colaborador. Em situações como a de destinos próximos ou mobilidade urbana no exterior, a praticidade de ter um carro à disposição e evitar desperdício de tempo com esperas ou deslocamentos a rodoviárias/aeroportos pode (e impacta!) a produtividade do funcionário. E, especialmente, em viagens corporativas, produtividade significa lucro – uma vez que cada minuto a mais focado no objetivo da viagem pode trazer mais negócios e oportunidades para a empresa.  

Além disso, a possibilidade de devolução do carro em local diferente da retirada, oferecida por muitas companhias de locação, também pode representar uma vantagem na otimização do tempo e logística da viagem. Ou seja, mais um fator de impacto na produtividade e, possivelmente, nos lucros. 

Quais cuidados devo tomar?

Apesar de todos os benefícios apontados anteriormente aqui em nosso artigo, existem alguns pontos que devem ser observados com cautela na hora de pensar em aluguel de carros para viagens corporativas. São eles:

Atentar-se aos requisitos para o motorista

Tanto para locação nacional quanto no exterior, quem vai dirigir o carro precisa ter mais de 21 anos e pelo menos 2 anos de habilitação.

Planejar os percursos cuidadosamente 

A gestão de viagens corporativas já exige um planejamento cauteloso, não é mesmo? Mas, na hora de contratar um carro alugado, é fundamental analisar os deslocamentos que serão feitos detalhadamente para definir qual é o melhor ponto de retirada e devolução, além de ter mais elementos para definir o perfil do carro ideal.  

Definir o perfil ideal de carro para as necessidades

Quantos colaboradores viajarão, a quantidade de malas, a qualidade das estradas e tipos de deslocamentos são fatores que podem impactar na escolha do carro ideal.

Garantir acesso à internet

Apesar da possibilidade de alugar o carro já com GPS, ao se tratar de viagens a trabalho é sempre importante garantir o acesso do colaborador aos aplicativos como Waze e Google Maps. 

Conferir o contrato de locação

Atente-se especialmente aos pontos que falam sobre os tipos de cobranças que podem ser feitos por dias de locação e quilometragem, o que o seguro cobre e como agir em casos de furtos ou acidentes. 

Além disso, informe-se sobre quais são as responsabilidades e direitos de cada parte envolvida. Por exemplo, em caso de multa, quem será responsabilizado é o motorista e não a empresa contratante ou a locadora. 

Verificar as condições do carro

É fundamental conferir se o carro está com a vistoria em dia e também como está no momento da retirada em relação a combustível, estado dos pneus e se tem alguma avaria. Quando se trata de aluguel de carros para viagens a trabalho isso se faz ainda mais essencial. Instrua o colaborador para que tenha esse cuidado!

Assegurar a credibilidade da locadora

Algumas medidas podem reduzir drasticamente a possibilidade de fraudes e a mais simples delas é garantir que está alugado um carro com uma empresa de confiança. Para isso, a Infomoney sabiamente lembra em um dos seus artigos a estratégia de consultar se a opção que está cogitando é credenciada à ABLA – A Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis.

Uma opção prática também é contar com plataformas de gestão de viagens corporativas idôneas e reconhecidas no mercado, como a desenvolvida pela VOLL. Todas as opções que disponibilizamos, tanto em território nacional quanto internacional, são seguras! 

Esperamos que esse artigo possa te auxiliar na hora de decidir entre o aluguel de carros e outras opções de mobilidade. E se você quiser falar com nossa equipe para tirar mais dúvidas ou conhecer nossa ferramenta que centraliza todos os processos e oferece praticidade nas escolhas e contratações, é só nos chamar no chat. Estamos esperando sua mensagem! 

Até logo ?