Travel Management Company: o que é e quais os benefícios de uma TMC?

A gestão de viagens corporativas envolve uma série de processos complexos, desde a reserva de voos e hotéis até o controle de reembolsos, o cumprimento de políticas internas e a análise de custos. E conforme a empresa cresce, administrar essas viagens se torna ainda mais desafiador.

Nesse contexto, além de manter uma gestão eficiente, é preciso garantir uma experiência agradável e positiva para os colaboradores viajantes, sem perder o controle das finanças ou impactar a conformidade com as normas internas.

Para enfrentar esses desafios, adotar as melhores práticas de travel management é essencial, e uma solução cada vez mais procurada pelas empresas é a contratação de uma Travel Management Company (TMC). 

Neste artigo, vamos explorar como esse modelo de negócio pode revolucionar a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Siga a leitura para saber mais sobre as TMCs!

O que é uma Travel Management Company?

Travel Management Company (TMC), ou empresa de gestão de viagens, é um negócio especializado na administração de viagens corporativas. 

Ela oferece uma gama completa de soluções, desde reservas de serviços e gestão de despesas até assistência, planejamento e consultoria.

O papel de uma TMC vai muito além de "apenas" realizar reservas. Ela pode incluir a gestão de programas de fidelidade, definição de políticas, análises estratégicas, negociação de tarifas e o acesso a acordos comerciais exclusivos. 

Além disso, proporciona um atendimento personalizado e consultivo para otimizar todos os processos de viagem de maneira estratégica.

Essa abordagem torna a TMC uma solução muito procurada por empresas que precisam gerenciar grandes volumes de viagens, garantindo sempre a conformidade com as políticas internas.

Diferenças entre Travel Management Company e agência de viagens corporativas

Inicialmente, os conceitos de agência de viagem e Travel Management Company podem parecer semelhantes. No entanto, os serviços entregues são diferentes.

As agências de viagem trabalham com serviços pontuais, como a reserva de passagens aéreas, hotéis e transporte, além da criação de pacotes. 

Já as TMCs se destacam por atuarem como parceiras a longo prazo, conhecendo suas necessidades específicas e oferecendo soluções completas e adaptadas. 

O portfólio de uma TMC é mais amplo, incluindo, além das reservas, o gerenciamento de despesas, controle de orçamentos e negociações exclusivas com fornecedores, o que agrega valor estratégico ao processo. 

Isso resulta em um impacto direto na redução de custos, algo que uma agência de viagem não se propõe a fazer, pois sua atuação é mais pontual. 

Além disso, a TMC traz um olhar estratégico para despesas e resultados, acompanhando indicadores e pontos de melhoria contínua para equilibrar custos e qualidade.

Também há diferenças em termos de tecnologia: enquanto as agências de viagem utilizam ferramentas básicas de reserva e atendimento, as TMCs oferecem soluções integradas e especializadas, o que melhora tanto o trabalho dos gestores de viagens quanto a experiência dos viajantes.

Qual é o papel de uma Travel Management Company?

O objetivo de uma Travel Management Company (TMC) é otimizar a gestão de viagens corporativas com soluções integradas, promovendo segurança, economia, inteligência e serviços de alta qualidade.

Para compreender melhor os impactos de uma TMC, podemos analisá-los a partir da perspectiva tanto da empresa contratante quanto do viajante.

Para a empresa

A TMC garante que as viagens corporativas da empresa sejam realizadas com eficiência e economia, utilizando soluções completas e suporte estratégico, administrativo e financeiro.

Nesse contexto, o papel da TMC frente à empresa contratante inclui:

• Identificação de necessidades;

• Personalização de serviços.

• Controle de custos e relatórios financeiros;

• Definição e aplicação de políticas de viagem;

• Monitoramento de conformidade;

• Gestão de riscos;

• Acordos com fornecedores e parcerias estratégicas;

• Gestão completa da jornada.

Para o viajante

A TMC tem o papel de proporcionar uma experiência tranquila, segura e informada para o viajante, enquanto garante que ele siga as diretrizes corporativas. Para isso, oferece soluções como:

• Duty of care;

• Assistência 24/7;

• Facilitação de reservas de serviços;

• Orientação sobre as políticas da empresa;

• Centralização de informações da viagem;

• Emissão de documentos para viagens internacionais.

Por que contratar uma TMC? Principais vantagens e benefícios

A contratação de uma TMC traz uma série de benefícios para empresas de qualquer porte ou segmento, pois garante que a gestão das viagens corporativas estará nas mãos de uma parceira especializada. As principais vantagens são:

Redução de custos

As TMCs estabelecem parcerias com fornecedores para oferecer tarifas mais competitivas e descontos exclusivos. Além disso, elas têm expertise e ferramentas para monitorar os gastos, identificar oportunidades de redução de custos e propor soluções mais econômicas.

Atendimento especializado

Tanto o gestor quanto o viajante contam com atendimento especializado, que costuma ser prestado 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além de assistência contínua durante as viagens, as TMCs podem oferecer consultorias ou orientações específicas.

Criação e implementação da política de viagens

A política de viagens corporativas estabelece os padrões que devem ser seguidos pelos colaboradores da empresa durante viagens a trabalho, abrangendo procedimentos, limites, responsabilidades e outras regras.

Se sua empresa ainda não tem uma política definida ou precisa aprimorar o documento atual, a TMC oferece suporte tanto na criação quanto na revisão.

Com uma política bem estruturada, a TMC atua no monitoramento do cumprimento dos padrões estabelecidos.

Visão estratégica

Por se tratar de um serviço especializado, as TMCs agregam uma visão estratégica para a gestão de viagens, identificando padrões, tendências de gastos e áreas para melhorias. Tudo isso resulta em maior controle e eficiência na gestão.

Produtividade

Ao contratar uma TMC, a empresa reduz consideravelmente a carga de demandas operacionais do gestor de viagens ou dos departamentos financeiro e recursos humanos, permitindo que essas áreas se concentrem em atividades mais estratégicas e aumentem a produtividade.

Tecnologia

Muitas TMCs oferecem sistemas digitais de gestão de viagens, facilitando todos os processos de reservas e o acompanhamento de maneira geral. Além disso, os sistemas costumam integrar com outras plataformas, garantindo uma gestão unificada de todas as frentes da empresa.

Como escolher a melhor TMC para sua empresa?

Escolher a Travel Management Company certa para sua empresa é uma decisão estratégica, com impacto direto na eficiência, nos custos e na experiência dos viajantes.

Para escolher a melhor opção de acordo com suas necessidades, siga as dicas abaixo:

1. Analise as necessidades da sua empresa, considerando o volume de viagens, destinos frequentes, perfil dos viajantes e o orçamento disponível.

2. Defina objetivos. O que você espera da parceria com a TMC? Redução de custos, melhoria no controle e visibilidade ou economia de tempo da equipe interna são alguns exemplos.

3. Busque avaliações e recomendações de outras empresas para, então, entrar em contato solicitando apresentações para avaliar as ofertas.

4. Verifique a capacidade tecnológica das TMCs, analisando as ferramentas utilizadas e a possibilidade de integração com os sistemas da sua empresa.

5. Avalie a diversidade e personalização dos serviços oferecidos.

6. Entenda as formas de pagamento e a cobrança de taxas fixas ou comissões para, então, analisar qual opção oferece o melhor custo-benefício e retorno sobre investimento.

7. Verifique a qualidade do atendimento e suporte.

TMC x Travel Tech

As travel techs são empresas que se dedicam a oferecer soluções tecnológicas para o setor de turismo, promovendo a digitalização e automação do acesso a serviços de viagens.

Segundo a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas 2023 da ALAGEV, 95% das empresas utilizam uma TMC, ou uma Travel Tech, ou ambas para realizar sua gestão de viagens corporativas.

Muitas pessoas ainda podem confundir TMCs com travel techs. Mas a verdade é que são soluções complementares!

“Nem toda TMC é uma travel tech, mas todas elas podem ser uma. Com a vinda das OBTs, por exemplo, as agências tiveram de evoluir tecnologicamente para desenvolver suas soluções. Dentro da Abracorp, muitas já possuem um nível de tecnologia muito alto, com muitos serviços automatizados, como gestão de bilhetes não voados, que são grandes dores para o cliente corporativo. Então, toda agência pode se tornar uma travel tech, se assim quiser.”

Rubens Schwartzmann, Presidente do Conselho da Abracorp, para a Panrotas

Hoje, há soluções que combinam abordagens de gestão, integrando uma agência de viagens a uma travel tech para potencializar sua operação com tecnologia. Uma delas é a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Conheça a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina

Por meio de uma tecnologia própria, a VOLL oferece soluções completas para gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas, garantindo uma experiência personalizada e atendimento 100% humano aos viajantes e gestores.

Alguns dos recursos oferecidos são:

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.

• Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.

• Gestão automatizada de bilhetes não voados.

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos.

• Automatização de reembolsos.

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.

• Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.

• Fluxos de aprovação personalizados.

A PepsiCo, por exemplo, reduziu em mais de 40% seus custos com transporte corporativo utilizando a gestão de mobilidade da VOLL.

Outras grandes organizações como Itaú, iFood e Nubank também confiam na solução para otimizar a gestão de suas viagens corporativas. E sua empresa pode ser a próxima a alcançar resultados incríveis!

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