Travel Management: estratégias para a gestão de viagens corporativas

As viagens corporativas são essenciais para fechar negócios, acompanhar as tendências do mercado, fortalecer o relacionamento com clientes e parceiros comerciais e promover a capacitação técnica da equipe.

Segundo a Abracorp, o setor registrou um faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024. Além disso, de acordo com a Global Business Travel Association, os gastos globais com viagens corporativas devem ultrapassar os US$ 2 trilhões até 2028, reforçando seu grande impacto econômico.

Para garantir viagens seguras e organizadas, é fundamental adotar as melhores estratégias de travel management nas empresas. Quer entender mais sobre esse conceito e conhecer as boas práticas do setor? Continue a leitura!

O que é travel management no setor corporativo?

Travel management, ou gestão de viagens, no setor corporativo, envolve a administração e otimização de todos os deslocamentos profissionais de uma empresa.

Essa gestão envolve todos os processos relacionados às viagens, como planejamento, solicitação de reservas, controle de custos e reembolsos, elaboração da política de viagens, negociação com fornecedores e suporte aos viajantes.

Qual é o papel de um travel manager?

O travel manager, ou gestor de viagens, é o profissional responsável por planejar, implementar e monitorar as atividades relacionadas aos deslocamentos dos colaboradores.

Seu papel vai muito além de uma atuação operacional, exigindo um olhar analítico para equilibrar a necessidade de otimização de custos com a qualidade da experiência dos viajantes.

Entre as principais responsabilidades do travel manager, destacam-se:

• Acompanhar e realizar a reserva de serviços de viagens, como passagens aéreas e hotéis;

• Manter e buscar novos fornecedores de viagens visando melhorias contínuas na experiência do viajante;

• Prestar suporte aos viajantes e promover o Duty of Care;

• Elaborar e implementar as políticas de viagem da empresa, assegurando o cumprimento de normas de compliance, LGPD e práticas sustentáveis;

• Realizar procedimentos financeiros relacionados às viagens, como aprovações de pagamentos e reembolsos;

• Analisar dados, feedbacks e indicadores de desempenho para identificar oportunidades de melhoria;

• Buscar e implementar soluções tecnológicas para simplificar a gestão das viagens.

A importância do travel management nas empresas

Investir em um travel management eficiente traz diversos benefícios para a empresa, começando pela redução de custos. 

Por meio da negociação com fornecedores, da implementação de políticas de viagem com regras claras e limites orçamentários, além da análise estratégica de dados, as empresas podem reduzir despesas e otimizar seus recursos.

Outra vantagem é a experiência do colaborador: garantir conforto e segurança durante as viagens impacta diretamente na satisfação e no desempenho dos funcionários, aumentando seu engajamento. 

Quando as viagens são bem planejadas, os colaboradores podem focar em suas tarefas profissionais, o que resulta em maior produtividade.

O compliance também se fortalece com um travel management bem estruturado. Afinal, ele assegura que todas as viagens estejam em conformidade com as políticas da empresa, prevenindo fraudes e gastos indevidos, além de garantir total transparência sobre as diretrizes para os colaboradores.

Melhores estratégias de business travel management

Como você viu até aqui, o business travel management envolve diversas atividades e responsabilidades, trazendo impacto para as finanças e o crescimento da empresa, bem como para a experiência dos viajantes.

Para garantir uma gestão eficiente, existem algumas boas práticas que podem ser facilmente implementadas, transformando o travel management e também a jornada do colaborador. Confira abaixo algumas estratégias:

1. Definição da política de viagens

A política de viagens corporativas é o documento que traz os padrões a serem seguidos pelos colaboradores da empresa que viajam a trabalho. Ela deve ser clara e objetiva, eliminando dúvidas e minimizando erros de interpretação.

Algumas informações que devem estar presentes na sua política são:

• Procedimentos padrão para solicitação e aprovação de reservas, serviços e reembolsos;

• Direitos e deveres dos viajantes;

• Limites de gastos e reembolsos por categoria;

• Diretrizes para os meios de pagamento;

• Regras e limitações para escolha de serviços, como companhias aéreas, classes de voo, tipos de transporte terrestre etc;

• Outras normas, definições e restrições que impactem a viagem.

2. Gestão de despesas

A gestão de despesas é uma atividade complexa e de grande impacto, por isso, requer atenção especial. É importante definir os orçamentos disponíveis e estabelecer limites de gastos, controlando os custos diários com alimentação, hospedagem e transporte. Dessa forma, você garante que o orçamento seja respeitado e evita custos extras inesperados.

Além disso, é fundamental definir quais despesas são elegíveis para reembolso, o processo para submissão de comprovantes e o prazo para o processamento dos pagamentos.

Para centralizar o controle das despesas e obter uma visão estratégica, utilize sistemas que permitam o acompanhamento em tempo real dos gastos. 

Além de facilitar o processo de reembolsos e a análise de tendências de despesas, essa abordagem ajuda a evitar erros manuais que podem resultar em custos elevados.

3. Acordos com fornecedores

Um business travel management eficaz é capaz de identificar os melhores fornecedores, garantindo condições vantajosas para ambas as partes. 

Esse processo ocorre por meio do bid de viagens corporativas, no qual a empresa solicita propostas de fornecedores de serviços, como companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, seguradoras, entre outros.

O bid permite negociar condições mais favoráveis, como tarifas para grupos, maior flexibilidade nas reservas e taxas de cancelamento reduzidas.

Essas negociações podem resultar em acordos comerciais, uma prática essencial para assegurar termos positivos. Os acordos geralmente são firmados com base na alta demanda de viagens da empresa, estabelecendo parcerias a longo prazo.

4. Atendimento e suporte

O travel manager tem a responsabilidade de garantir uma experiência segura, eficiente e tranquila para os viajantes. 

Para isso, uma boa prática é investir em um atendimento de qualidade, que agilize a resolução de dúvidas, imprevistos e emergências.

Para isso, capacite a equipe para oferecer um suporte adequado aos colaboradores em deslocamento e utilize a tecnologia para otimizar esse processo. 

Chatbots e assistentes virtuais podem ser uma excelente solução para agilizar respostas a dúvidas frequentes e otimizar o suporte ao viajante.

5. Uso da tecnologia

Não é mais possível falar sobre travel management sem mencionar a tecnologia. Automatize processos sempre que possível para aumentar a produtividade e reduzir a burocracia, evitando erros manuais e agilizando as atividades rotineiras. 

Confira o artigo completo sobre o impacto da transformação digital no mercado de viagens corporativas!

Existem diversas ferramentas que podem simplificar desde o planejamento até a execução e o pagamento das viagens, como as TMCs e as agências de viagens digitais. 

O que é uma travel management company (TMC)?

Uma TMC, ou Travel Management Company (empresa especializada na gestão de viagens), é uma organização dedicada à administração de viagens corporativas. 

Elas oferecem uma ampla gama de soluções para empresas, que vão além das simples reservas, incluindo o gerenciamento de despesas, suporte durante as viagens, planejamento completo e consultoria especializada.

Além disso, as TMCs ajudam na negociação de tarifas e costumam ter acordos com fornecedores para garantir descontos exclusivos. Algumas também oferecem serviços adicionais, como a gestão de programas de fidelidade e análise de dados estratégicos.

Empresas que precisam gerenciar um alto volume de viagens e garantir conformidade com políticas internas, costumam optar por essa solução. Segundo a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas 2023 da ALAGEV, 95% das empresas utilizam uma TMC , ou uma Travel Tech, ou ambas para realizar sua gestão de viagens corporativas.

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Por meio de uma tecnologia própria, a VOLL simplifica e digitaliza os processos da sua empresa, centralizando soluções inovadoras para gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas em um app completo e intuitivo.

Alguns dos recursos oferecidos são:

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador;

• Administração de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix;

• Gestão automatizada de bilhetes não voados;

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de táxis, apps de mobilidade, locação de veículos, companhias aéreas e hotéis;

• Automatização de reembolsos, eliminando rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.

A VOLL também disponibiliza dashboards personalizáveis e relatórios estratégicos, permitindo um monitoramento detalhado dos dados e tornando os processos de travel management mais inteligentes e ágeis.

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