30 termos de viagens corporativas que você precisa conhecer o significado

As viagens corporativas já são parte da rotina de empresas que precisam deslocar - seja via avião, táxi, ou qualquer outro tipo de transporte - seus funcionários para reuniões, eventos e outras atividades relacionadas aos negócios. 

Para quem trabalha no mercado há bastante tempo, alguns termos e jargões já são familiares, mas, para quem ainda não está acostumado com as viagens corporativas, essas palavras ainda podem causar confusão.

Se este é o seu caso, confira neste artigo 30 termos comuns de viagens corporativas que você precisa conhecer.

Viagens corporativas e principais termos utilizados

Ao contrário do que se pode imaginar, uma viagem corporativa é qualquer tipo de deslocamento realizado por colaboradores para atender às demandas de uma empresa. 

Além de impulsionar oportunidades de negócios, essas viagens promovem a integração com parceiros e clientes, ao mesmo tempo que ajudam a estreitar relacionamentos comerciais, expandir mercados e adquirir conhecimentos.

Confira agora os principais termos que podem surgir antes, durante ou após a realização de uma viagem a trabalho.

Adiantamentos

Adiantamentos são valores fornecidos previamente aos colaboradores para cobrir despesas relacionadas a viagens corporativas, como alimentação, transporte ou hospedagem.

Esse é um tipo de recurso utilizado para evitar que o funcionário arque com custos do próprio bolso e, assim, tenha mais comodidade durante suas viagens. 

Vale reforçar, porém, que a gestão dos adiantamentos deve envolver a apresentação de comprovantes para garantir a prestação de contas e o controle orçamentário da empresa.

Agência de viagens

Uma agência de viagens é responsável por organizar e gerenciar deslocamentos corporativos. Esses tipo de empresa ajuda gestores de viagens com reservas de passagens, hospedagem, aluguel de veículos e até assistência em mudanças de itinerário. 

A atuação de uma agência garante mais eficiência, economia e suporte especializado, permitindo que a empresa foque em suas atividades principais enquanto os detalhes da viagem são resolvidos por especialistas.

Leia também: Agência de viagens corporativas: como escolher a melhor.

Bleisure

O termo bleisure combina as palavras “business” (negócios) e “leisure” (lazer) e refere-se à prática de unir compromissos profissionais a momentos de lazer durante viagens. 

Essa tendência tem ganhado força, pois permite que o viajante aproveite o destino para relaxar após reuniões ou eventos, promovendo equilíbrio entre vida pessoal e trabalho. 

As empresas podem e devem incentivar o bleisure, mas é essencial definir regras claras para evitar conflitos de custos.

Cartão corporativo

O cartão corporativo é uma ferramenta oferecida pelas empresas para facilitar o pagamento de despesas durante viagens. Ele pode ser utilizado para cobrir custos como alimentação, transporte ou hospedagem, eliminando a necessidade de adiantamentos ou reembolsos.

Essa solução proporciona praticidade e maior controle financeiro, já que todas as transações ficam registradas e facilita o monitoramento e a prestação de contas.

Centro de custo

O centro de custo é um departamento ou unidade dentro da empresa que arca com as despesas relacionadas a determinada viagem. Ele permite a categorização e rastreamento das despesas, auxiliando no controle financeiro e na análise de gastos. 

Utilizar centros de custo é essencial para empresas que desejam identificar quais áreas demandam mais recursos e como otimizar seu orçamento.

Check-in / Check-out

O check-in é o processo de registro no início da hospedagem ou embarque, enquanto o check-out marca a saída. 

Durante viagens corporativas, a organização desses momentos é importante para evitar atrasos e garantir que os horários sejam cumpridos.

Realizar os check-ins de forma online e ter atenção ao check-out evita cobranças adicionais ou problemas com o cronograma do viajante.

Checklist de viagem

O checklist de viagem ajuda a planejar deslocamentos corporativos, pois lista itens essenciais, como documentos, passagens, reservas e equipamentos, garantindo que nada seja esquecido.

Além de ajudar na organização, o checklist minimiza imprevistos e aumenta a eficiência durante a viagem.

Day-use

Day-use é um tipo de hospedagem em que o quarto é utilizado apenas por algumas horas durante o dia, sem pernoite. 

Por reduzir custos e oferecer maior flexibilidade, é uma ótima alternativa para viagens rápidas, onde o colaborador precisa de um espaço para descanso ou reuniões entre compromissos.

Despesas de viagem

As despesas de viagem incluem todos os custos relacionados às viagens corporativas, incluindo passagens aéreas, hospedagem, refeições, transporte terrestre e outras relacionadas. 

As empresas geralmente reembolsam seus funcionários pelas despesas de viagem de acordo com suas políticas de viagem e os comprovantes de despesas apresentados. 

Dessa forma, é importante que os funcionários entendam as políticas de despesas de viagem de suas empresas antes de fazer reservas ou gastar dinheiro durante as viagens.

Diária de consumo

A diária de consumo refere-se a um valor fixo disponibilizado pela empresa ao colaborador para cobrir despesas diárias, como alimentação e transporte. 

Esse modelo simplifica a gestão de custos, dispensando a necessidade de comprovações detalhadas de cada gasto. É uma solução prática que exige clareza nas regras e valores estabelecidos para evitar problemas financeiros ou fiscais.

Duty of care

Gestão de viagens é uma atividade que exige que vários aspectos da jornada dos colaboradores sejam observados. O duty of care, ou a “obrigação de cuidar”, é um termo legal que se refere à responsabilidade de uma empresa em garantir a segurança e o bem-estar de seus funcionários durante as viagens corporativas. 

Isso pode incluir a identificação de possíveis riscos à saúde e segurança dos funcionários, bem como a implementação de medidas preventivas para minimizar esses riscos. 

As empresas podem usar políticas de viagem e programas de treinamento para garantir que seus funcionários estejam cientes dos riscos e saibam como agir em caso de emergência durante as viagens.

Faturamento

O faturamento é o processo de cobrança e pagamento de serviços contratados, como passagens, hospedagem ou locações, geralmente intermediado por agências ou fornecedores. 

Para viagens corporativas, o faturamento direto para a empresa simplifica a gestão financeira, eliminando a necessidade de que o viajante pague do próprio bolso e agilizando o processo de prestação de contas.

Fee

O fee é uma taxa cobrada por agências de viagens ou fornecedores por serviços prestados, como emissão de passagens, consultorias ou reservas. 

Essa cobrança pode ser fixa ou baseada no volume de transações realizadas. De todo modo, é importante que as empresas analisem os fees praticados para garantir que os custos sejam justos e compatíveis com o orçamento.

Gestor de viagens

O gestor de viagens é o profissional responsável por gerenciar a política de viagens de uma empresa. Sua função é garantir que as viagens corporativas estejam dentro do orçamento e que os colaboradores tenham uma experiência de viagem segura e confortável.

Geralmente, este profissional faz parte do departamento de facilities, compras, recursos humanos ou de finanças, e trabalha em conjunto com outras áreas para garantir que as necessidades de viagem da empresa sejam atendidas.

Itinerário de viagem

Um itinerário de viagem é um documento que lista as informações importantes sobre a viagem corporativa, incluindo voos, horários, locais de hospedagem e outras atividades planejadas.

Ele pode ser usado pelo funcionário para planejar sua viagem, bem como para compartilhar informações importantes com colegas de trabalho, familiares e outros interessados. O itinerário de viagem é geralmente criado pelo TMC ou pela empresa do funcionário.

No-show

O no-show ocorre quando o viajante não comparece ao compromisso previamente agendado, como voos ou hospedagens, sem aviso prévio. Essa ausência pode gerar cobranças, já que fornecedores geralmente não oferecem reembolso em casos de no-show.

Para evitar prejuízos, é fundamental que a empresa tenha políticas claras de cancelamento e reprogramação para bilhetes não voados.

OBT

OBT, ou Online Booking Tool, é uma plataforma digital que permite aos colaboradores realizarem reservas de forma autônoma, seguindo as políticas de viagem da empresa.

Essas ferramentas centralizam opções de transporte, hospedagem e outros serviços, oferecendo maior controle e eficiência no processo de planejamento de viagens.

OTA

OTA, ou Online Travel Agency, é uma agência de viagens online que permite reservas diretamente por plataformas digitais. Essas agências oferecem praticidade ao disponibilizar várias opções de voos, hospedagens e pacotes em um só lugar. 

Para empresas, as OTAs podem complementar estratégias de reserva, oferecendo agilidade e flexibilidade.

Overbooking

O overbooking ocorre quando uma empresa vende mais vagas ou assentos do que a capacidade disponível, comum em companhias aéreas e hotéis. 

Para viajantes corporativos, o overbooking pode gerar atrasos e transtornos. Por isso, é importante ter suporte de uma agência ou fornecedor para resolver essas situações rapidamente.

Plataforma all-in-one

Uma plataforma all-in-one integra diversas ferramentas e serviços de gestão de viagens em um só lugar, como reservas, controle de gastos e relatórios. 

Essas soluções centralizadas oferecem praticidade e economia de tempo, uma vez que permitem que a empresa gerencie toda a operação de forma mais eficiente e automatizada.

Política de viagens

A política de viagens é um conjunto de regras e regulamentos que uma empresa estabelece para orientar seus funcionários durante as viagens corporativas. 

Esse documento inclui, por exemplo, informações sobre reembolso de despesas, opções de transporte, alojamento, refeições e outros detalhes importantes para as viagens. 

O objetivo da política de viagens é garantir conformidade e também que as viagens corporativas sejam eficientes, econômicas e seguras para a empresa e seus funcionários.

Reembolsos

Reembolsos são valores devolvidos aos colaboradores que utilizam recursos próprios para cobrir despesas durante viagens. Para facilitar o processo, as empresas devem estabelecer políticas claras sobre documentos necessários e prazos para devolução. 

Um sistema eficiente de reembolsos ajuda a manter a transparência e a satisfação dos funcionários.

Relatório de despesas de viagens (RDV)

O relatório de despesas de viagens, conhecido pela sigla RDV, é um documento que detalha todos os gastos realizados durante uma viagem corporativa. Ele inclui valores, datas e categorias de despesas, servindo como base para a prestação de contas e controle financeiro. 

A elaboração de um RDV é essencial para evitar inconsistências e garantir a conformidade com as políticas internas. Aproveite e saiba como estruturar e analisar um RDV.

Reservas

As reservas garantem a disponibilidade de serviços como voos, hospedagens ou locações durante viagens corporativas. Um planejamento eficiente reduz custos e evita imprevistos. 

Contar com agências especializadas ou ferramentas de reserva online é fundamental para otimizar esse processo e assegurar que as necessidades da viagem sejam atendidas.

S.L.A.

S.L.A. (Service Level Agreement) é um acordo de nível de serviço que define os padrões e prazos a serem cumpridos por fornecedores, como agências de viagens ou plataformas de gestão. 

Esses contratos garantem que as expectativas da empresa sejam atendidas, promovendo maior eficiência e transparência nas relações comerciais.

Translado

O translado refere-se ao transporte entre diferentes pontos durante uma viagem, como do aeroporto ao hotel. Um serviço de translado eficiente é essencial para evitar atrasos e proporcionar conforto ao viajante. 

As empresas podem contratar esse serviço diretamente ou organizá-lo com antecedência para garantir uma experiência tranquila.

Travel Tech

Travel tech é o uso de tecnologia para melhorar a gestão de viagens corporativas. Plataformas de reservas, aplicativos de controle de despesas e soluções automatizadas fazem parte desse universo.

Contar com uma travel tech para gerir viagens a negócios ajuda a empresa a ter uma maior eficiência, a reduzir custos e a melhorar a experiência do colaborador durante a viagem.

Travel management company (TMC)

Uma empresa de gerenciamento de viagens é uma empresa especializada em ajudar outras empresas a planejar e gerenciar suas viagens corporativas. 

As TMCs geralmente têm acordos com fornecedores de viagens (como companhias aéreas e hotéis) para obter descontos e tarifas especiais em nome de seus clientes. 

Além disso, as TMCs podem ajudar com reservas, itinerários, reembolsos e outras necessidades de viagem.

Traveler profile

O “traveler profile” é um perfil de viagem criado para cada funcionário que viaja a trabalho. Esse perfil inclui informações como preferências de companhias aéreas, hotéis e locadoras de carros, além de informações sobre restrições alimentares ou necessidades especiais de saúde.

O objetivo do traveler profile é garantir que as necessidades e preferências de cada viajante corporativo sejam atendidas durante a viagem, ao mesmo tempo em que garante um orçamento equilibrado.

Voucher

O voucher é um documento que comprova a reserva ou o pagamento de um serviço, como hospedagem, passagens ou eventos. 

Ele serve como garantia de que o viajante terá acesso ao serviço contratado, sendo uma ferramenta prática e segura para evitar problemas durante a viagem.

Agora que você já conhece os principais termos deste mercado, confira também nosso guia completo de gestão de viagens corporativas.