T&E: saiba como otimizar a gestão de despesas em viagens corporativas

T&E é um termo utilizado para designar um dos maiores processos organizacionais relativos ao gerenciamento de despesas durante viagens corporativas. 

Embora a área consuma, em média, 10% de todo o orçamento das empresas, a gestão de T&E nem sempre é feita de maneira adequada. 

Dados revelam que 19% de todos os relatórios de despesas corporativas apresentam algum tipo de erro, enquanto 86% das fraudes cometidas durante o processo de reembolso ocorrem devido a aprovações indevidas. 

Esses números destacam a importância de uma gestão eficiente, transparente e tecnológica para evitar desperdícios, garantir conformidade e melhorar a experiência dos colaboradores.

Neste conteúdo, vamos explorar os impactos comerciais do T&E e como otimizar essa gestão com a ajuda da tecnologia. Além disso, você vai descobrir como a VOLL pode ser a solução ideal para modernizar e simplificar os processos de T&E na sua organização. Confira!

O que significa T&E?

T&E é a sigla para Travel & Expense (em português, viagem e despesa) e se refere ao conjunto de processos relacionados à gestão de viagens corporativas e despesas como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e reembolsos. 

Esse conjunto de gastos precisa ser controlado para garantir conformidade com as políticas da empresa e evitar custos desnecessários.

Quais são os impactos comerciais do T&E?

A gestão de T&E vai além do controle de gastos, afinal, ela também impacta na eficiência operacional e na saúde financeira das empresas. Alguns dos principais impactos incluem:

• Controle de custos: Sem uma gestão estruturada, as despesas podem sair do controle e afetar o orçamento da empresa.

• Eficiência operacional: Processos manuais e burocráticos dificultam o fluxo de aprovação e reembolso de despesas, reduzindo a produtividade.

• Conformidade com políticas internas: Empresas precisam garantir que os gastos estejam dentro das regras definidas, evitando excessos ou despesas inadequadas.

• Satisfação dos colaboradores: Processos complicados de solicitação de pagamentos e reembolsos podem gerar frustração nos funcionários que viajam a trabalho.

• Prestação de contas e auditoria: Uma boa gestão facilita auditorias financeiras e ajuda a manter a transparência nos relatórios contábeis.

Como funciona a gestão de despesas de viagens nas empresas?

A gestão de despesas de viagens engloba todos os custos relacionados a deslocamentos corporativos, desde passagens e hospedagens até alimentação e mobilidade.

Quando feita de forma manual, os viajantes precisam guardar notas fiscais e comprovantes para solicitarem reembolso para a empresa. Geralmente, eles preenchem relatórios detalhando cada despesa e enviam ao setor financeiro para conferência e aprovação - um processo que pode ser bastante desgastante e que ainda está sujeito a erros, extravios de documentos e dificuldades na conciliação de gastos.

Para otimizar esse fluxo, muitas empresas adotam sistemas de gestão integrada, que automatizam o registro e a aprovação de despesas. 

Com essas soluções, os viajantes podem cadastrar gastos diretamente na plataforma, anexando comprovantes digitalmente, enquanto gestores e a equipe financeira acompanham os custos em tempo real. 

Além disso, esse tipo de sistema também fornece meios de pagamento digitais que facilitam a gestão de despesas e contribuem para uma experiência mais prática e eficiente para os colaboradores que viajam a trabalho.

Como otimizar a gestão do T&E?

Para tornar o T&E mais eficiente e seguro, as empresas podem adotar algumas estratégias:

• Definir uma política de viagens clara: Criar diretrizes sobre quais despesas são permitidas, limites de gastos e processos de aprovação.

• Automatizar a gestão de despesas: Softwares especializados permitem que os viajantes registrem despesas de forma digital e que os gestores acompanhem tudo em tempo real.

• Usar meios de pagamento corporativos: O uso de cartões virtuais, como os VCNs, reduz a necessidade de reembolsos e melhora o controle sobre os pagamentos.

• Analisar relatórios de gastos: Monitorar os dados ajuda a identificar oportunidades de economia e evitar desperdícios.

• Integrar sistemas de T&E ao ERP ou financeiro: Garantir consistência nos dados e evitar retrabalho na contabilização de despesas.

• Adotar aplicativos móveis para registro de despesas: Facilitar o lançamento de gastos em tempo real, reduzindo erros e perda de comprovantes.

• Capacitar colaboradores e gestores: Oferecer treinamentos sobre políticas de T&E e uso de ferramentas tecnológicas para garantir adesão e eficiência.

Saiba também como usar a tecnologia para aumentar a aderência a sua política de viagens corporativas.

Como a VOLL melhora os processos de T&E?

Além de ser a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL tem uma plataforma integrada que facilita o controle de todas as despesas de uma viagem corporativa.

Com funcionalidades que automatizam processos e garantem mais controle sobre os custos, a solução da VOLL contribui para uma gestão de T&E mais ágil, segura e alinhada às necessidades da empresa.

Usando um único sistema que pode ser acessado no computador ou no celular, colaboradores e gestores podem fazer a emissão de passagens, controle de hospedagem e gestão de despesas. Dessa forma, fica muito mais fácil ter acesso aos gastos e controlá-los de forma eficiente, de acordo com as políticas de viagens pré-estabelecidas.

Aproveite que você já está aqui e saiba mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa!