Como a tecnologia pode mudar a experiência em viagens corporativas?

Se antes era necessário recorrer a guias impressos, agentes de viagem e longos processos de reserva, hoje já existem diversos aplicativos e plataformas inteligentes que facilitam cada etapa de uma viagem, seja ela a lazer ou a trabalho.

A gestão de viagens corporativas, que antes dependia de diversas planilhas e controles descentralizados, evoluiu para sistemas automatizados que oferecem visibilidade, controle de custos e otimização do tempo.

No post de hoje, falaremos dos principais desafios enfrentados por gestores e colaboradores e como a tecnologia pode melhorar a experiência de quem viaja a trabalho. Confira!

Principais desafios de um gestor de viagens

O gestor de viagens corporativas é o profissional responsável por organizar deslocamentos, definir políticas, controlar custos e garantir que os colaboradores tenham uma experiência eficiente e produtiva. 

Embora a tecnologia tenha trazido soluções para otimizar esses processos, alguns aspectos da gestão de viagens corporativas ainda podem ser desafiadores, como:

• Controle de despesas: Dificuldade em acompanhar gastos em tempo real e garantir conformidade com a política de viagens corporativas.

• Centralização das informações: O uso de diferentes sistemas e fornecedores pode dificultar a gestão integrada das viagens.

• Garantia de segurança e bem-estar: Monitorar a localização dos viajantes e garantir suporte adequado em imprevistos.

• Eficiência na reserva e aprovação: Processos burocráticos que atrasam a aprovação de viagens e impactam a produtividade.

• Conciliação de pagamentos: Gerenciar faturas, reembolsos e diferentes formas de pagamento sem um sistema automatizado.

Principais desafios dos viajantes corporativos

Os colaboradores que viajam a trabalho precisam cumprir compromissos profissionais sem que a logística da viagem se torne um obstáculo. 

Alguns desafios ainda impactam a experiência dos viajantes são:

• Burocracia para solicitação de reembolsos: Processo manual e demorado para comprovar despesas corporativas.

• Dificuldade em acessar itinerário e documentos: Informações descentralizadas, que aumentam o risco de esquecimentos e imprevistos.

• Mudanças de última hora: Alterações em voos e reservas podem gerar transtornos sem um sistema ágil para remarcação de bilhetes não voados.

• Falta de suporte imediato: Em situações como cancelamentos ou emergências, nem sempre há atendimento rápido disponível.

• Cansaço e improdutividade: Causados geralmente por viagens mal planejadas, que podem comprometer a rotina e o desempenho do colaborador.

Como a tecnologia da VOLL muda a experiência da viagem de trabalho

Em uma época não tão distante, os colaboradores de uma empresa que viajavam a trabalho precisavam colecionar aplicativos em seus smartphones: o do transporte urbano, o da passagem aérea, o do hotel, o da alimentação, o do reembolso corporativo, e por aí vai.

Presente no mercado de viagens corporativas desde 2017, a VOLL foi a primeira plataforma do país a centralizar todos os serviços de transporte e viagens corporativas em uma única solução mobile.

Utilizando uma inteligência artificial exclusiva, a plataforma da VOLL tem tudo o que gestores de viagens e colaboradores precisam: passagens aéreas, hotéis, aplicativos de mobilidade, gestão de reembolsos, relatórios em tempo real e muito mais.

Segundo o CEO da VOLL, Luciano Brandão, é possível planejar uma viagem completa, na palma das mãos, entre a Avenida Paulista e a Times Square, por exemplo. “Mapear a jornada de ponta a ponta, com operação e gestão digitais, permite mais eficiência e uma consequente redução dos gastos da empresa com estes deslocamentos”, destaca Brandão.

Para isso, contam com diversos parceiros integrados na plataforma como aplicativos de transporte, comida e viagem. Entre eles, estão todas as companhias aéreas nacionais e internacionais, os principais provedores de hospedagem, além dos maiores players de mobilidade urbana, como Uber, 99, Wappa, Cabify e mais diversos parceiros locais de táxis e transporte executivo.

O CEO ressalta ainda que a proposta da VOLL é ajudar as empresas na gestão de seus custos com mobilidade de forma otimizada, totalmente digitalizada e mobile, além de melhorar a experiência dos colaboradores. “Por trás de toda a facilidade para o colaborador, existe um robusto app center em que o cliente faz a autogestão de seus fornecedores com transparência. É possível, ainda, que a empresa compare as tarifas corporativas com oportunidades de mercado para viagens aéreas, hospedagem e transporte terrestre”, diz Luciano.

A PepsiCo, por exemplo, tinha uma expectativa de reduzir custos em 20% em táxi e mobilidade urbana corporativa, mas foi surpreendida com 38% de redução após a contratação da VOLL. 

Para o Itaú, a economia com viagens corporativas gerou um total de R$ 355mil apenas em 2022 e ainda rendeu um prêmio de inovação em gestão de viagens e mobilidade em 2023, concedido pela Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev) durante o LACTE, o maior evento do setor na América Latina.

Confira outros dos nossos clientes e cases de sucesso.

Principais vantagens de usar o sistema de gestão de viagens corporativas da VOLL

A VOLL é uma plataforma integrada de gestão corporativa, desenvolvida para simplificar e otimizar processos relacionados à despesas, mobilidade e, principalmente, viagens corporativas. 

Embora também esteja disponível para acesso na versão desktop, a plataforma da VOLL conta com um aplicativo mobile-first reconhecido como o mais bem avaliado do mercado.

Atendemos clientes como XP, Itaú, iFood, McDonald's, Claro, Vivo, Sodexo, Andrade Gutierrez, entre outros diversos, e somos a primeira agência de viagens corporativas do Brasil certificada pela ISO 27001, referência global em segurança da informação e proteção de dados.

Confira também uma lista com as principais vantagens que fazem da plataforma da VOLL a escolha certa para sua empresa:

• Plataforma integrada para gestão de todas as etapas da viagem corporativa

• Integração com aplicativos de transporte, como Uber corporativo

• Controle total sobre as despesas dos colaboradores

• Reembolsos automatizados e sem burocracia

• Aplicação automática das políticas da empresa

• Automatização do faturamento e relatórios financeiros

• Segurança e conformidade com diretrizes corporativas

• Serviço premium para grandes empresas

• Índice de satisfação dos usuários de 97%

• Colaboradores seguros e rastreáveis com monitoramento online

• API completa para integração com múltiplos ERPs

• Atendimento multicanal em menos de um minuto via chat ao vivo, WhatsApp, e-mail ou ligação

• Atendimento especializado para VIPs, grupos e eventos corporativos

• Serviço de concierge com consultores referência no mercado

• Account management premium para melhorar a performance do programa de viagens

• Dashboards em tempo real com inteligência artificial e auditoria antifraude

• Redução de custos com acesso a tarifas exclusivas e otimização de despesas

• Dados estratégicos para tomadas de decisão rápidas

• Experiência fluida com interface intuitiva e suporte especializado

• Gestão de riscos para garantir segurança em todas as viagens corporativas

Quer transformar a gestão de viagens da sua empresa? Fale com um especialista da VOLL e descubra como podemos otimizar seus custos e processos. Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!