O que é SGI e seus benefícios para viagens corporativas

Reservar voos e hotéis, controlar reembolsos, garantir conformidade com políticas internas, analisar custos… São diversos os processos envolvidos na gestão de viagens corporativas e, quanto maior a empresa, mais complexa se torna essa administração.

Com o objetivo de tornar essa operação mais eficiente, muitas organizações têm adotado um Sistema de Gestão Integrada (SGI), um tipo de tecnologia que centraliza informações e automatiza tarefas, facilitando processos e garantindo mais economia.

Se você é um gestor de viagens, confira neste artigo como um SGI melhora a experiência dos viajantes ao eliminar processos manuais e permitir mais autonomia na organização dos deslocamentos.

O que é um SGI

SGI é a sigla para Sistema de Gestão Integrada, um modelo de tecnologia que reúne diferentes processos e dados em uma única plataforma. 

No contexto de viagens corporativas, um SGI permite que as empresas gerenciem reservas, políticas de viagem, despesas e aprovações dentro de um único sistema.

Diferente das soluções isoladas em gestão de viagens corporativas, que atendem apenas partes do processo, um SGI conecta todas as etapas da viagem, garantindo que as decisões estejam alinhadas às diretrizes corporativas. Com isso, as empresas ganham mais controle sobre seus gastos e reduzem o tempo gasto em tarefas operacionais.

Quais são os benefícios de um SGI para viagens corporativas

A implementação de um SGI traz diversas vantagens que impactam diretamente o dia a dia da empresa e dos viajantes. Entre os principais benefícios, estão:

• Centralização das informações: O SGI elimina a necessidade de planilhas ou múltiplos sistemas, unificando todos os dados em um só lugar.

• Redução de custos administrativos: Automatiza tarefas como aprovação de viagens e relatórios de despesas, diminuindo o tempo gasto com processos manuais.

• Melhoria no controle financeiro: Permite o acompanhamento detalhado dos custos de cada viagem e o cumprimento das políticas da empresa.

• Autonomia para os viajantes: Colaboradores podem organizar seus deslocamentos dentro das regras definidas pela empresa, sem necessidade de múltiplas aprovações.

• Relatórios estratégicos: Dashboards e análises detalhadas ajudam a empresa a identificar oportunidades de economia e otimizar os investimentos em viagens.

• Maior conformidade com a política de viagens: Evita gastos indevidos e melhora a transparência da gestão.

Como é feita a implantação de um SGI

A adoção de um SGI exige planejamento para garantir que o sistema atenda às necessidades da empresa e seja bem aceito pelos colaboradores. O processo de implementação pode ser dividido em algumas etapas:

1. Escolha da plataforma – Avalie as opções disponíveis no mercado e verifique se oferecem todas as funcionalidades necessárias para a gestão de viagens e despesas. Sempre que possível, solicite uma demonstração para entender o funcionamento da plataforma antes da contratação.

2. Mapeamento dos processos atuais – Analise como as viagens corporativas são organizadas, identifique gargalos operacionais e defina os principais objetivos com a adoção do SGI.

3. Definição das políticas de viagem – Revise e estabeleça regras claras sobre reservas, aprovações e reembolsos, garantindo que a política de viagens esteja bem estruturada para ser aplicada no sistema.

4. Execução de um projeto piloto – Antes da implementação completa, realize um teste com um grupo pequeno de colaboradores. Isso permite identificar possíveis ajustes, coletar feedbacks e garantir que a plataforma atenda às necessidades da empresa.

5. Preparação da infraestrutura e integração com sistemas existentes – Trabalhe com a equipe de TI para garantir que o SGI seja integrado a sistemas já utilizados, como ERPs, ferramentas financeiras e plataformas de RH. Certifique-se de que a infraestrutura da empresa está pronta para suportar o novo sistema.

6. Configuração da plataforma – Personalize o sistema para refletir as políticas corporativas, como limites de gastos, fornecedores preferenciais e regras de aprovação. Configure alertas e bloqueios para garantir conformidade e evitar gastos indevidos.

7. Treinamento dos colaboradores – Realize treinamentos para gestores e viajantes, demonstrando as principais funcionalidades da plataforma. Disponibilize materiais de suporte, como guias e tutoriais, para facilitar a adaptação dos usuários.

8. Monitoramento e ajustes – Após a implementação, acompanhe os primeiros meses de uso para identificar pontos de melhoria e garantir que o SGI esteja contribuindo para a otimização da gestão de viagens.

Quais são desafios durante a implantação desse tipo de sistema

A transição para um SGI pode envolver desafios como:

• Custo de implementação;

• Resistência à mudança por parte dos colaboradores;

• Integração com sistemas existentes (financeiro, RH, etc.);

• Dificuldade em garantir a adesão às políticas de viagens;

• Gestão de dados e relatórios;

• Adaptação a diferentes necessidades de viagens (nacionais, internacionais, etc.);

• Treinamento e capacitação da equipe;

• Personalização da experiência do usuário;

• Manutenção e atualizações do sistema;

• Dificuldade em medir o ROI (Retorno sobre o Investimento).

Saiba como superar os desafios de implantar um sistema de gestão de viagens corporativas neste artigo.

Como o SGI da VOLL pode facilitar sua gestão de viagens corporativas

Reconhecida como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL é também uma travel tech que combina inteligência e tecnologia para oferecer uma experiência incrível para viajantes e gestores de viagens.

Um dos principais diferenciais da nossa plataforma são as funcionalidades exclusivas, como inteligência artificial para sugestão de tarifas, gestão automática de bilhetes não voados, integração com acordos corporativos e produção de relatórios de despesas de viagem.

A VOLL também entende a importância da política de viagens corporativas e, por isso, permite que gestores de viagens cadastrem regras, limites, fornecedores e configurações de uma forma totalmente prática, garantindo que cada viagem seja realizada com total transparência e o menor custo possível.

Principais funcionalidades do SGI da VOLL

• Reserva de passagens e hospedagem: Integração com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

• Gestão de políticas de viagem: Aplicação automática das regras da empresa para controle de custos.

• Aprovação de viagens: Fluxos customizáveis para validação antes da emissão de bilhetes.

• Centralização de pagamentos: Faturamento unificado e integração com meios de pagamento corporativos.

• Reembolso de despesas: Processos simplificados para envio e aprovação de reembolsos.

• Relatórios e análise de dados: Painéis com insights sobre gastos, economia e compliance.

• Suporte e atendimento: Assistência 24/7 para resolver imprevistos e garantir a segurança dos viajantes.

• Gestão de fornecedores: Negociação e controle de contratos com prestadores de serviços.

• Sustentabilidade e ESG: Monitoramento de emissões de carbono e incentivo a práticas sustentáveis.

• Integração com ERPs e sistemas financeiros: Sincronização de dados para maior controle e eficiência.

• Gestão de bilhetes não voados: Uso automático de créditos ou reembolsos para minimizar custos.

• Gestão de duty of care: Monitoramento de viajantes em tempo real para garantir segurança e conformidade.

Aproveite que você já está aqui e saiba mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.

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