Saiba como o self-booking pode melhorar suas viagens corporativas

Garantir uma boa experiência ao colaborador que viaja a trabalho é um dos principais desafios da gestão de viagens corporativas. No entanto, é fato que, quanto mais autonomia e flexibilidade ele tiver para organizar seus deslocamentos, mais produtiva e eficiente será sua viagem. 

O self-booking é um modelo que vem ganhando espaço no mercado corporativo porque permite aos viajantes tomarem decisões alinhadas às suas necessidades sem abrir mão do controle e da conformidade exigidos pela gestão.

Segundo a Global Business Travel Association (GBTA), soluções desse tipo podem, inclusive, reduzir em até 30% os custos administrativos relacionados a viagens corporativas, além de otimizar o tempo dos gestores e viajantes.

Continue a leitura e entenda como funciona o self-booking e como ele pode transformar a gestão de viagens da sua empresa.

O que é self-booking

O termo self-booking pode ser traduzido como "auto-reserva" e se refere a um modelo em que o próprio viajante corporativo faz suas reservas de passagens, hospedagens e outros serviços.

Diferente do processo tradicional, em que as reservas precisam passar por diversos níveis de aprovação ou serem intermediadas por terceiros, o self-booking centraliza todas as opções disponíveis em um único ambiente digital. Assim, o colaborador pode escolher suas preferências dentro dos parâmetros estabelecidos pela empresa, garantindo mais agilidade e conformidade com a política de viagens.

Como funciona o self-booking na prática

Na prática, o self-booking funciona por meio de plataformas que reúnem diferentes fornecedores de passagens, hotéis e transportes corporativos. O colaborador acessa a ferramenta e escolhe as opções mais adequadas para sua viagem, geralmente considerando critérios como horário, localização e custos.

Os gestores, por sua vez, não precisam aprovar manualmente cada solicitação, pois a própria plataforma aplica as regras definidas pela empresa. Se um hotel não estiver dentro dos limites estabelecidos, por exemplo, ele pode ser automaticamente bloqueado ou sinalizado para uma aprovação especial.

De forma resumida, o processo de self-booking funciona da seguinte forma:

• O viajante pesquisa e compara as opções de passagens, hotéis e mobilidade disponíveis;

• O viajante escolhe a opção ideal para suas necessidades;

• A reserva é emitida.

Esse modelo reduz o tempo gasto com processos burocráticos e melhora a experiência do viajante, que pode organizar suas viagens com muito mais praticidade e autonomia.

Como é possível aplicar a política de viagens na experiência self-booking 

Para garantir que o self-booking funcione sem comprometer o controle financeiro e a conformidade com as regras da empresa, é essencial contar com uma plataforma que permita configurar e aplicar a política de viagens corporativas diretamente no sistema.

Isso significa que os gestores podem, e devem, definir regras como:

• Limite de gastos por categoria (passagens, hospedagem, transporte);

• Preferência por determinados fornecedores ou tarifas corporativas;

• Restrições de classe tarifária para passagens aéreas;

• Políticas específicas para viagens internacionais ou nacionais.

Quando essas diretrizes estão bem estruturadas dentro da plataforma, o colaborador pode reservar sua viagem sem precisar interpretar regras ou solicitar aprovações manuais, tornando o processo mais eficiente.

Quais são as principais vantagens de uma plataforma self-booking

Empresas que adotam plataformas de self-booking percebem benefícios tanto na experiência do viajante quanto na gestão dos custos. Entre as principais vantagens, estão:

• Maior autonomia para os viajantes: Colaboradores conseguem organizar suas viagens de forma rápida, sem precisar depender de terceiros.

• Mais controle e conformidade: As políticas de viagens são aplicadas automaticamente, evitando gastos fora do orçamento e outros problemas que dificultam a gestão de viagens corporativas.

• Otimização de custos: Acesso a tarifas exclusivas e comparações de preços dentro da própria plataforma.

• Redução de processos burocráticos: Elimina aprovações manuais desnecessárias e facilita a gestão de despesas.

• Acesso a relatórios e dados estratégicos: Permite que os gestores acompanhem os gastos em tempo real e tomem decisões baseadas em dados.

Quais são os desafios na implantação de uma plataforma self-booking

Apesar das vantagens, a transição para um modelo de self-booking pode apresentar alguns desafios, como:

• Adaptação dos colaboradores: Alguns viajantes podem resistir à mudança, especialmente se estavam acostumados a um modelo mais tradicional de solicitação de viagens.

• Definição de políticas claras: A empresa precisa garantir que as regras estejam bem configuradas dentro da plataforma para evitar inconsistências.

• Integração com outros sistemas: É importante que a ferramenta escolhida se conecte com os sistemas internos da empresa para facilitar a conciliação de pagamentos e a gestão de despesas.

Para minimizar esses desafios, é essencial escolher uma plataforma que ofereça suporte especializado e um processo de implementação bem estruturado.

Como escolher a plataforma ideal para a empresa e seus viajantes

Para garantir que o self-booking traga os melhores resultados, o gestor de viagens deve considerar alguns fatores na hora de escolher a plataforma ideal, como:

• Facilidade de uso: A interface deve ser intuitiva para que os colaboradores consigam fazer reservas sem dificuldades.

• Personalização da política de viagens: A ferramenta precisa permitir a configuração das regras específicas da empresa, e não impor regras padronizadas.

• Integração com fornecedores: O viajante deve ter acesso à passagens, hospedagens e transportes com tarifas competitivas.

• Relatórios detalhados: A plataforma deve contar com tecnologia capaz de fornecer dados em tempo real para facilitar a gestão e otimização de custos.

• Suporte e atendimento: Também é indispensável contar com um time especializado para auxiliar na implementação e no uso da plataforma.

Conheça a solução em self-booking da VOLL

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma plataforma completa de self-booking que atende a todas essas necessidades. 

Com a plataforma de gestão de viagens da VOLL, os viajantes têm autonomia para reservar passagens, hospedagens e transportes dentro das diretrizes da empresa, enquanto os gestores mantêm controle total sobre os gastos e suas políticas de viagem.

Por ser uma solução integrada, a VOLL ainda faz a gestão de despesas e mobilidade das suas viagens corporativas, fornecendo relatórios estratégicos para otimização de custos, além de contar com suporte especializado para garantir uma experiência eficiente e segura.

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