As viagens corporativas são essenciais para estratégias comerciais, operacionais e institucionais e, por isso, é previsto que elas representem um investimento relevante para as empresas.
No Brasil, dados da Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas) indicam que o ticket médio de uma viagem de negócios cresceu mais de 22% entre 2022 e 2023, pressionando empresas a reverem suas estratégias.
Diante desse cenário, a revisão de rotas e destinos não deve ser encarada como um corte de gastos pontual, mas sim como uma prática contínua de uma gestão de viagens corporativas inteligente.
A proposta é analisar dados, entender os padrões de deslocamento e propor ajustes que reduzam os custos sem comprometer a experiência do viajante. Mas será que isso é possível? A resposta é sim, e, neste artigo, te explicaremos como. Confira!
Com os custos das viagens cada vez mais altos e menos deslocamentos sendo realmente indispensáveis, revisar os destinos mais visitados passou a ser uma necessidade de muitas empresas.
Além de reduzir o custo total de viagens, a revisão de rotas e destinos é relevante para diminuir deslocamentos urbanos desnecessários, centralizar operações em polos regionais e reforçar a previsibilidade e a governança sobre os gastos.
Essa revisão ajuda a identificar viagens que podem ser repensadas, seja porque ocorrem com muita frequência, porque existem opções logísticas mais simples ou porque não trazem o retorno esperado para a empresa, por exemplo.
Empresas que revisam suas rotas e destinos periodicamente conseguem antecipar negociações com fornecedores e ajustar suas políticas de deslocamento conforme a realidade do negócio. Além disso, a combinação entre análise de rotas e gestão ativa de fornecedores pode gerar reduções de até 20% nos custos logísticos anuais.
Por isso, confira abaixo quais são as práticas importantes para revisar os destinos e otimizar custos.
O ponto de partida da revisão está nos dados. Conhecer os destinos mais utilizados permite compreender os padrões de viagem da empresa, e, com isso, planejar os ajustes necessários. Informações como frequência, duração, sazonalidade e propósito da viagem ajudam a determinar onde concentrar os esforços de otimização.
Os relatórios extraídos de sistemas de gestão de viagens corporativas revelam, por exemplo:
Quais cidades concentram os maiores volumes de deslocamentos;
Se há redundância entre rotas semelhantes feitas por diferentes áreas;
Quais trechos têm maior variação de custo ao longo do ano.
De acordo com um levantamento da Statista, cidades como São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Curitiba seguem entre os principais destinos de negócios no Brasil, o que reforça a importância de uma estratégia dedicada a essas cidades.
Ao mesmo tempo, identificar essa recorrência é o que vai permitir ao gestor de viagem estabelecer acordos estratégicos e reduzir variáveis como flutuação tarifária e custo com deslocamentos locais.
Você sabia que empresas que concentram volume de compra com menos fornecedores em destinos estratégicos conseguem economias de 10% a 15% apenas em hospedagem e transporte terrestre?
Por isso, uma vez mapeados os principais destinos corporativos da empresa, é recomendado consolidar acordos com fornecedores nessas localidades com o objetivo de facilitar o controle de qualidade dos serviços e negociar tarifas mais competitivas com hotéis, transportadoras e companhias aéreas.
A negociação pode incluir:
Tarifas fixas durante o ano;
Benefícios adicionais (café da manhã, check-in antecipado, late check-out);
Priorização de atendimento ou upgrade em períodos de alta demanda.
Vale ressaltar que esse tipo de parceria também permite padronizar experiências e melhorar o atendimento ao colaborador - ou seja, todos saem ganhando.
Outra recomendação é revisar os contratos com fornecedores regularmente, mesmo fora de momentos de renovação. Negociar condições com mais antecedência, buscar prazos de validade mais longos, aproveitar períodos de baixa demanda e até consolidar fornecedores entre departamentos diferentes da empresa pode resultar em acordos mais vantajosos e sustentáveis a longo prazo.
Saiba também o que é bid e como aplicar nas viagens corporativas.
O transporte aéreo continua sendo o principal modal das viagens corporativas, mas não é, necessariamente, o mais eficiente em todos os casos. Trajetos de curta distância ou intermunicipais podem ser mais bem atendidos por transporte rodoviário, fretamento executivo ou até veículos próprios/compartilhados.
Em geral, pode ser indicado avaliar a substituição do modal quando:
A distância entre origem e destino for inferior a 400 km;
O tempo porta a porta (incluindo deslocamentos e check-ins) for equivalente ou menor;
O custo total do transporte terrestre for pelo menos 20% inferior ao do aéreo.
Além da economia, essa mudança pode facilitar deslocamentos em grupo e garantir maior pontualidade em regiões com instabilidade aérea.
E, afinal, viagens corporativas de ônibus compensam?
É fato que o local da hospedagem afeta diretamente o tempo e os custos de deslocamento dentro do destino. Dessa forma, optar por hotéis mais baratos, mas distantes dos compromissos, deixa de ser uma boa opção porque pode resultar em um aumento indireto de gastos com transporte urbano, além de desgaste físico do colaborador e até atrasos.
A recomendação é priorizar hotéis próximos a:
Clientes estratégicos;
Centros de eventos ou feiras;
Unidades da própria empresa.
Segundo levantamentos realizados por agências de viagens corporativas, empresas que centralizam suas hospedagens em zonas logísticas bem posicionadas conseguem reduzir em até 25% os custos com mobilidade local e melhorar a pontualidade dos compromissos.
O uso de plataformas digitais para gestão de viagens corporativas transforma a forma como os dados são analisados e como as decisões são tomadas.
Isso porque os sistemas integrados de viagem oferecem dashboards que mostram, em tempo real, informações como:
Gasto por destino, centro de custo e viajante;
Eficiência dos fornecedores contratados;
Tendências de preços e sazonalidade.
Esses recursos ajudam a identificar padrões, simular rotas alternativas e automatizar regras para compras fora de rota ou teto de custo.
Empresas com maturidade em dados também saem ganhando porque reduzem o tempo de resposta a aumentos de custo e conseguem ajustar suas políticas antes que os impactos orçamentários se consolidem.
Além da análise e dos relatórios para o gestor, a tecnologia também pode atuar no momento da reserva, orientando o colaborador a tomar decisões mais alinhadas com as diretrizes da empresa. Isso inclui, por exemplo, alertas sobre créditos aéreos não utilizados, notificações em tempo real sobre limites de política e sugestões de fornecedores mais econômicos para o mesmo destino.
Embora otimizar custos seja uma necessidade para as empresas, a experiência do colaborador viajante não deve ser comprometida pelas mudanças propostas.
Pelo contrário: otimizações bem planejadas, como hospedagens mais próximas dos compromissos, transporte com maior previsibilidade ou rotas que evitem conexões desnecessárias, podem melhorar o conforto e a produtividade do profissional.
Além disso, é importante:
Apresentar os dados e razões por trás das mudanças;
Ouvir os viajantes com frequência, por meio de pesquisas pós-viagem;
Considerar indicadores de satisfação no acompanhamento da política.
Manter o equilíbrio entre custo e conforto é essencial para evitar desgaste, absenteísmo ou queda de engajamento. Lembre-se de que empresas que equilibram bem-estar e controle de custos têm maior adesão às políticas de viagem e melhor performance nos deslocamentos.
Reconhecida como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL oferece uma consultoria especializada para empresas que desejam revisar rotas, negociar com fornecedores e estruturar uma política de viagens que realmente funcione.
Utilizando nossa plataforma, que é completa e totalmente intuitiva, os gestores podem visualizar os destinos mais utilizados, analisar o comportamento dos viajantes e automatizar regras de compra e política, entre outras diversas funcionalidades que contribuem para uma gestão de viagens mais prática e eficiente.
Algumas das funcionalidades que ajudam sua empresa a revisar destinos e rotas são:
Relatórios de viagem em tempo real por destino e centro de custo;
Integração com modais terrestres, aéreos e reservas de hospedagem;
Time de especialistas que apoia a negociação com fornecedores e a revisão de políticas;
Ferramentas de compliance e customização de políticas por perfil ou departamento.
Um exemplo prático dessa eficiência é o case da PepsiCo. Ao implementar a solução da VOLL para centralizar a gestão de mobilidade urbana, a empresa inicialmente esperava reduzir em 20% os gastos com transporte. No entanto, os resultados superaram as expectativas: a economia atingiu 38% logo nos primeiros meses e chegou a 43% posteriormente, graças à integração entre apps de transporte, táxis corporativos e cooperativas locais. Além da redução de custos, a experiência de mais de 12 mil colaboradores foi padronizada, e os índices de produtividade e controle aumentaram.
Quer alcançar resultados como este? Entre em contato com o time da VOLL e saiba como podemos apoiar sua empresa na revisão estratégica de rotas e destinos, com foco em economia, tecnologia e experiência.