Tudo sobre reserva de passagens aéreas em viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é uma tarefa complexa, mas essencial para garantir a eficiência dos deslocamentos de colaboradores, principalmente quando envolvem passagens aéreas. 

Além de sua importância para as empresas, os voos desempenham um papel significativo na economia. Em 2024, o setor de viagens corporativas registrou um faturamento de R$ 13,5 bilhões, sendo que aproximadamente 60% desse valor veio do transporte aéreo.

Por isso, diante de um cenário de alta demanda e constantes mudanças, simplificar o processo de reserva de passagens aéreas corporativas deve ser uma prioridade.

Afinal, o método de aquisição das passagens pode influenciar não apenas os custos, mas também toda a logística da viagem.

Descubra neste artigo como funciona e quais as melhores práticas para a reserva de passagens em viagens corporativas, visando tornar o processo mais ágil e proporcionar tranquilidade tanto para os gestores quanto para os viajantes.

O que é e como funciona a reserva de passagens aéreas em viagens corporativas?

A reserva de passagens aéreas envolve a organização e compra de bilhetes de voos para que os colaboradores viajem para compromissos de trabalho, como reuniões, eventos, visitas a clientes ou outras atividades profissionais.

Ao contrário das viagens pessoais, as reservas para viagens a trabalho seguem um procedimento mais estruturado, utilizando ferramentas específicas e critérios predefinidos.

O processo geralmente começa com o planejamento da viagem, momento em que são definidos os objetivos e é solicitada a aprovação dos responsáveis, conforme as políticas de viagem da empresa. 

Após a autorização, são realizadas as reservas e a compra das passagens. Então, o colaborador recebe a confirmação do voo com todos os detalhes necessários.

É importante ressaltar que a reserva de passagens para viagens de negócios vai muito além da busca pelo melhor preço. 

Esse processo envolve uma análise detalhada de diversos fatores, como datas, horários, conveniência, alinhamento de agendas e, principalmente, a conformidade com as políticas de viagem da empresa.

Além disso, muitas vezes, as reservas de passagens corporativas garantem vantagens que não estão disponíveis para o público geral, como tarifas negociadas e maior flexibilidade para remarcações ou cancelamentos. Tudo isso é alinhado através dos chamados acordos comerciais.

Vantagens da reserva antecipada de passagens

Reservar passagens aéreas com antecedência para viagens corporativas traz diversos benefícios, impactando positivamente os custos e a logística da viagem. 

As principais vantagens são:

• Garantia de preços mais baixos e melhores tarifas corporativas;

• Maior gama de opções e disponibilidade de voos;

• Menos risco de sobrecarga de voos;

• Acesso a voos com menos escalas ou conexões;

• Mais flexibilidade para ajustes no itinerário;

• Maior oferta de assentos preferenciais ou classes elevadas;

• Eficiência no controle orçamentário;

• Menos chance de problemas com cancelamentos e remarcações;

• Coordenação logística mais organizada e eficiente.

Desafios e erros para evitar na gestão de reservas de passagens

A reserva de passagens corporativas traz alguns desafios para as empresas, causando erros comuns que podem impactar o viajante, a logística da viagem e os custos da empresa.

A conformidade com políticas de viagem é uma das grandes dificuldades, especialmente se a documentação não é clara ou se a empresa não utiliza sistemas que automatizam a aplicação da política. 

Ao descumprir as políticas estabelecidas, existem grandes chances de ultrapassar o orçamento ou quebrar regras internas, como a escolha da classe de voo ou as preferências de fornecedores.

A gestão de custos e orçamentos também é um desafio, pois equilibrar economia e experiência positiva nem sempre é fácil. Reservar passagens com antecedência impacta diretamente essa e outras questões, pois a falta de planejamento pode resultar em preços mais altos e baixa disponibilidade de opções.

Outro obstáculo é a ausência de tecnologia adequada. A falta de sistemas centralizados ou ferramentas integradas pode tornar o processo de reserva mais complexo, gerando informações divergentes, erros de comunicação e dificuldades no acompanhamento de dados, o que também prejudica o controle orçamentário.

Como fazer a reserva de passagens aéreas corporativas?

Para evitar erros e garantir a disponibilidade das melhores opções e tarifas, é importante seguir alguns passos na reserva de passagens aéreas em viagens corporativas. Veja como fazer:

1. Confira a política de viagens

Antes de iniciar o processo de reserva, é fundamental conhecer a política de viagens da empresa para garantir total conformidade com as normas estabelecidas. Alguns dos principais pontos da política podem incluir:

• Classe de voo permitida (econômica, executiva, etc.), que pode variar de acordo com o cargo do colaborador;

• Limites de orçamento para a viagem;

• Plataforma de reserva;

• Autorização necessária, especificando quem deve aprovar a viagem antes da reserva;

• Critérios de fornecedores preferenciais, como companhias aéreas específicas;

• Regras para alteração ou cancelamento de passagens.

2. Solicite a aprovação da viagem

Em algumas empresas, a reserva de passagens aéreas só pode ser feita após a aprovação da viagem. 

A solicitação pode ser feita pelo colaborador para seu gestor, departamento de viagens, RH ou financeiro, e deve incluir detalhes como objetivo da viagem, roteiro proposto e orçamento estimado.

3. Escolha o canal de reservas 

Conforme mencionado anteriormente, a política de viagens da empresa costuma especificar qual é o canal ou plataforma adequada para realizar a reserva de passagens. As principais opções são:

Negociação direta com companhias aéreas

Algumas empresas estabelecem acordos comerciais corporativos com companhias específicas, garantindo tarifas mais competitivas e benefícios adicionais. 

Porém, por se tratar de uma relação direta, esse tipo de acordo demanda investimento de tempo e recursos para garantir benefícios mútuos.

Caso essa seja a opção escolhida pela sua empresa, a reserva deve ser feita diretamente com a companhia, em canais específicos para atendimento corporativo.

Plataforma online corporativa

Ferramentas digitais ou portais internos de viagem permitem que o colaborador pesquise e reserve voos por conta própria. 

São as chamadas soluções self-booking, que oferecem autonomia, flexibilidade e podem reduzir em até 30% os custos administrativos relacionados a viagens corporativas, segundo a Global Business Travel Association (GBTA).

Ao adotar esse formato, a empresa deve garantir que a plataforma permita a configuração de limites e regras, automatizando processos para evitar reservas fora da política.

Agência de viagens corporativa

As agências de viagens corporativas oferecem serviços completos e personalizados, além de suporte especializado. 

Centralizando e facilitando o processo de reserva, a agência também pode ajudar a encontrar os melhores valores e horários de voos, além de lidar com todas as atividades burocráticas, como negociação de tarifas, emissão de bilhetes e possíveis alterações.

4. Escolha o voo e efetue a reserva

Durante sua pesquisa, observe os seguintes pontos:

• Datas e horários, para escolher um voo que atenda aos requisitos da viagem e não comprometa sua agenda profissional;

• Preço, filtrando por tarifas que estejam dentro do orçamento estipulado pela empresa;

• Classe de voo, de acordo com as regras definidas na política interna;

• Conexões e duração, priorizando voos diretos ou com escalas, considerando o tempo disponível e o impacto no bem-estar do viajante.

Depois de escolher o voo, faça a reserva seguindo os passos específicos do canal em questão. Então, você receberá o número da reserva e código do voo. 

Com isso em mãos, poderá consultar outros dados importantes, como horário, aeroporto, portão de embarque, etc.

Dicas para simplificar o processo de reserva de passagens corporativas

Além dos passos básicos, algumas boas práticas podem otimizar a reserva de passagens, garantindo melhores tarifas e opções de voos. Veja quais são:

Milhas e benefícios

Verifique se a empresa acumula milhas ou pontos de programas de fidelidade de companhias aéreas, para que essas vantagens sejam aproveitadas em viagens futuras.

Flexibilidade

Sempre que possível, escolha tarifas que ofereçam maior flexibilidade, especialmente se houver a possibilidade de alterações no plano de viagem.

Treinamento 

É essencial que os colaboradores entendam a política e o processo de solicitação de reservas. Capacitação sobre regras, procedimentos e ferramentas pode ajudar muito a minimizar erros e problemas durante as reservas.

Processo agilizado

Sempre que possível, reduza as etapas no processo de reserva de passagens, oferecendo formulários simplificados com preenchimento automático de informações, além de integração com calendários corporativos, como Outlook ou Google Calendar.

Agência de viagens corporativas

Contar com uma agência de viagens corporativas é a melhor forma de agilizar e simplificar não apenas o processo de reserva de passagens, mas também toda a gestão de deslocamentos, de ponta a ponta.

Com sua expertise especializada, as agências oferecem atendimento personalizado, tarifas exclusivas e suporte 24 horas para resolver imprevistos com agilidade e eficiência.

Além disso, ajudam a reduzir custos, oferecendo uma visão estratégica para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Dessa forma, o colaborador ganha em conforto, enquanto a empresa ganha em economia.

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Todos os parceiros estão acessíveis para gestores e viajantes a um clique de distância, facilitando todo o processo de solicitação, alteração e cancelamento de reservas.

Clientes VOLL podem ter acesso a tarifas exclusivas, serviços adicionais (como bagagem e assentos premium) e promoções diretas das companhias aéreas, além de gerenciar bilhetes não voados de maneira automatizada.

Ao oferecer todos esses diferenciais, a VOLL se torna mais que uma agência, mas sim uma parceira estratégica para ajudar sua empresa a reduzir custos, aprimorar a experiência do viajante e garantir total conformidade com sua política interna.

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