Relatórios de despesas (RDV): passo a passo, modelo e como automatizar!

O RDV, Relatório de Despesas de Viagens, é um documento que organiza todos os gastos que os colaboradores tiveram durante viagens a trabalho, como transporte, hospedagem, alimentação e deslocamentos.

Entretanto, quanto maior o volume de viagens, maior a complexidade da prestação de contas, e é exatamente nesse ponto que entender como elaborar um RDV completo e as maneiras de automatizar e deixar essa tarefa mais eficiente.

Ao final deste conteúdo, você saberá:

• O que é RDV e qual seu papel na gestão de viagens corporativas;

• Para que serve o relatório de despesas;

• Como elaborar um RDV corretamente;

• Como usar e escolher uma tecnologia para simplificar a gestão desse processo;

• De que forma a VOLL pode apoiar sua empresa nesse processo.

O que é RDV?

O Relatório de Despesas de Viagens, ou RDV, é um documento formal utilizado para registrar, detalhar e justificar todos os gastos realizados por um colaborador durante uma viagem corporativa. Ele funciona como instrumento de prestação de contas e é parte integrante da política de viagens da empresa.

Em termos práticos, o RDV responde a três questões centrais sobre uma viagem corporativa: quanto foi gasto, com o que foi gasto e se esse gasto está dentro das regras da empresa.

O RDV representa:

• Controle financeiro formal das despesas de viagem;

• Evidência documental para auditorias internas e externas;

• Base para reembolso ou prestação de contas de cartão corporativo;

• Instrumento de cumprimento da política de viagens.

E por que essa documentação? A gestão de despesas de viagens corporativas nunca foi tão estratégica quanto agora. Com o crescimento consistente do mercado global, os gastos com viagens de negócios devem ultrapassar US$ 2 trilhões até 2029, segundo o GBTA Business Travel Index.

Esse avanço pressiona as empresas a fortalecerem seus controles internos, aprimorarem a governança e aumentarem a previsibilidade financeira.

No Brasil, o cenário acompanha essa expansão. O setor de viagens corporativas faturou R$ 13,7 bilhões em 2025, impulsionado principalmente por serviços aéreos e hotelaria, de acordo com a Abracorp.

RDV é apenas para reembolso?

Não. Embora muitas empresas associem o RDV exclusivamente ao reembolso, ele também é utilizado quando:

• O colaborador utiliza cartão corporativo;

• Há adiantamento de valores;

• Existem despesas complementares fora da reserva centralizada.

Para que serve o RDV nas empresas?

O Relatório de Despesas de Viagem serve especialmente para garantir a conformidade com a política de viagens da empresa ao registrar e organizar todos os gastos de uma viagem a trabalho.

Assim, outras principais funções são:

• Garantir controle financeiro estruturado e organizar todos os gastos das viagens corporativas;

• Assegurar conformidade com a política de viagens, identificando despesas fora das regras, mantendo histórico de exceções e solicitando justificativas formais.

• Formalizar a prestação de contas, constituindo um registro documental das despesas realizadas.

• Viabilizar reembolsos de forma organizada. Sem esse relatório, o financeiro não tem base para validar valores e não há rastreabilidade dos gastos.

• Permitir análise estratégica de dados, como tendências de gastos, sazonalidades, despesas médias por destino, desvios recorrentes da política e oportunidades de economia.

• Reduzir riscos de fraudes e inconsistências, criando um fluxo estruturado de validação que diminui vulnerabilidades.

Por que é importante relatar corretamente as despesas de viagens?

Relatar despesas de viagens é uma prática que impacta diretamente a saúde financeira, a governança e a reputação da empresa.

Anteriormente, falamos sobre o cenário de crescimento constante do mercado de viagens corporativas e do aumento da complexidade tributária no Brasil, e, por isso, o controle estruturado dessas despesas é importante para proteger a estabilidade financeira das empresas.

Além disso, os motivos que tornam o RDV um elemento indispensável na gestão corporativa são:

1. Preservar a previsibilidade orçamentária;

2. Reduzir riscos fiscais e tributários;

3. Evitar distorções em indicadores estratégicos;

4. Sustentar a cultura de responsabilidade corporativa;

5. Apoiar decisões estratégicas futuras;

Entenda:

1. Preservar a previsibilidade orçamentária

Quando as despesas não são registradas corretamente, o custo real da viagem é subestimado e o centro de custo fica distorcido. Com isso, o forecast perde confiabilidade.

O RDV garante que todos os gastos, inclusive aqueles complementares às reservas centrais, sejam devidamente contabilizados.

2. Reduzir riscos fiscais e tributários

A ausência de documentação adequada pode gerar problemas em auditorias fiscais, questionamentos sobre a dedutibilidade de despesas e inconsistências contábeis.

Além disso, relatórios incompletos, sem nota fiscal adequada ou sem vinculação clara ao motivo da viagem, podem gerar vulnerabilidade jurídica.

O RDV funciona como uma camada de proteção documental, organizando evidências e facilitando a rastreabilidade.

3. Evitar distorções em indicadores estratégicos

Os dados de despesas alimentam relatórios gerenciais. Se o RDV é preenchido de forma incorreta, isso afeta:

• Indicadores de custo por projeto;

• Margem operacional;

• Indicadores de eficiência;

• Negociações com fornecedores.

Por exemplo, se despesas de mobilidade urbana são lançadas como alimentação, o gestor pode interpretar erroneamente onde estão os maiores gastos e tomar decisões equivocadas.

Relatar corretamente significa proteger a qualidade da informação estratégica.

4. Sustentar a cultura de responsabilidade corporativa

Empresas com cultura forte de governança utilizam o RDV como parte do sistema de controle interno, e não como mera formalidade administrativa.

Ele reforça que recursos corporativos devem ser utilizados com responsabilidade, que existe prestação de contas formal e que a política de viagens é aplicada na prática.

5. Apoiar decisões estratégicas futuras

Quando os dados de despesas são confiáveis, a empresa pode:

• Negociar melhores acordos com hotéis e companhias aéreas;

• Ajustar valores de diária de alimentação;

• Revisar limites por destino;

• Redesenhar a política de viagens.

O RDV é, portanto, uma base para decisões estratégicas de médio e longo prazo.

Quais são as desvantagens da gestão manual de RDV?

Apesar da evolução tecnológica no setor de viagens corporativas, muitas empresas ainda utilizam planilhas, e-mails e controles descentralizados para gerenciar relatórios de despesas.

À primeira vista, pode parecer um modelo “funcional”. Mas, na prática, a gestão manual do RDV gera impactos como:

1. Alto consumo de tempo operacional;

2. Maior risco de erro humano;

3. Falta de visibilidade em tempo real;

4. Dificuldade de integração com sistemas corporativos;

5. Custos operacionais invisíveis;

6. Experiência ruim para o colaborador.

1. Alto consumo de tempo operacional

Processos manuais exigem preenchimento linha a linha, conferência individual de comprovantes e validação manual por parte do gestor e do financeiro.

Segundo a Global Business Travel Association (GBTA), são necessários, em média:

• 20 minutos para preencher um relatório manual;

• 18 minutos adicionais para corrigi-lo, quando há inconsistências.

Isso significa que um único RDV pode consumir quase 40 minutos entre preenchimento e retrabalho.

Multiplique esse tempo por dezenas ou centenas de viagens por mês, e o impacto operacional se torna significativo.

2. Maior risco de erro humano

Planilhas e formulários manuais estão sujeitos a erros de digitação, cálculos incorretos, classificação equivocada de despesas e lançamentos duplicados.

Sem validação automatizada, esses erros só são percebidos durante auditorias (ou, pior, passam despercebidos).

Isso compromete a qualidade dos dados, a confiabilidade dos relatórios e a tomada de decisão estratégica.

A mesma pesquisa da GBTA que mencionamos anteriormente mostrou que, entre as empresas que processam relatórios internamente, sem o uso de softwares especializados, gestores consideram como principais dificuldades:

• Configurar o relatório (49%);

• Inserir as informações (54%);

• Anexar comprovantes (55%).

3. Falta de visibilidade em tempo real

Processos manuais são, por natureza, retrospectivos. O gestor só tem visibilidade quando o relatório é entregue, muitas vezes dias ou semanas após a viagem.

Isso impede a correção imediata de desvios e ajustes no forecast mensal, por exemplo.

4. Dificuldade de integração com sistemas corporativos

Empresas modernas utilizam tecnologias como ERPs, sistemas contábeis, cartões corporativos e plataformas de BI.

Quando o RDV é manual, a integração depende de lançamento duplicado de informações, importação manual de arquivos e, muito provavelmente, ajustes contábeis posteriores.

Isso aumenta o risco de inconsistências e consome horas de trabalho da equipe.

5. Custos operacionais invisíveis

Muitas empresas acreditam que manter planilhas é “gratuito”, mas o custo real está no tempo das pessoas.

Para isso, cada vez mais inovações tecnológicas e agentes de IA estão sendo desenvolvidos para ajudar a melhorar a produtividade de tarefas manuais e repetitivas.

Empresas que adotaram soluções automatizadas conseguiram reduzir em até 75% o custo médio de processamento por relatório de despesa, segundo o estudo Global Travel Expense Management Software Market.

Isso demonstra que o modelo manual não é apenas menos eficiente, mas também mais caro no médio e longo prazo.

6. Experiência ruim para o colaborador

Processos manuais costumam gerar:

• Insegurança sobre o que é permitido;

• Falta de clareza sobre o status do reembolso;

• Atrasos frequentes;

• Excesso de e-mails.

Isso impacta diretamente a experiência do viajante e a percepção interna sobre as áreas de viagens e financeiro.

Em um contexto em que 66% dos viajantes corporativos já recebem cartão empresarial e 64% deles utilizam carteiras digitais, a expectativa por processos mais ágeis e digitais é cada vez maior, segundo o Business Travel Index™ Outlook, da GBTA.

Manter processos manuais vai na contramão dessa realidade.

Quais são os principais erros na hora de elaborar um RDV?

Entre os principais erros, destacam-se:

• Manter processos manuais e descentralizados;

• Criar políticas pouco claras ou ambíguas sobre despesas;

• Não integrar o RDV a cartões corporativos e sistemas financeiros;

• Ignorar a mobilidade e a experiência do viajante, burocratizando o processo;

• Não utilizar auditoria inteligente e monitoramento contínuo;

• Tratar o RDV como um processo isolado, e não como parte da estratégia de viagens.

Esses erros costumam gerar retrabalho, inconsistências, baixa adesão à política corporativa e perda de eficiência operacional.

Como elaborar um RDV corretamente? Passo a passo completo

Como você viu até aqui, um RDV bem elaborado reduz retrabalho, acelera reembolsos, fortalece o compliance e melhora a qualidade dos dados financeiros da empresa.

Para gestores de viagens corporativas, ter um processo claro e padronizado é fundamental. Para o colaborador, isso traz previsibilidade e segurança.

Mas como fazer isso na prática? A seguir, apresentamos um passo a passo completo:

1. Reunir todos os comprovantes imediatamente após a despesa

O primeiro erro que compromete um RDV é a desorganização.

O ideal é que o colaborador registre as despesas em tempo real ou logo após realizá-las. Isso evita:

• Perda de comprovantes
• Esquecimento de gastos
• Informações incompletas
• Lançamentos retroativos imprecisos

Hoje, cerca de 68% dos relatórios de despesas já são enviados por dispositivos móveis, segundo o Global Travel Expense Management Software Market. Isso mostra que a captura digital de comprovantes deixou de ser tendência e se tornou padrão.

Boas práticas incluem:

• Fotografar o comprovante no momento da compra
• Armazená-lo no aplicativo oficial da empresa
• Verificar a legibilidade antes do envio

Organização no início do processo evita retrabalho no final.

2. Classificar corretamente cada despesa

Cada gasto precisa ser associado à categoria correta.

Essa etapa é fundamental para garantir aderência à política de viagens e permitir análise estratégica posterior.

As categorias mais comuns são:

• Transporte aéreo;

• Transporte terrestre;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Mobilidade urbana;

• Taxas e serviços;

• Outras despesas autorizadas.

Erros de classificação geram distorções nos indicadores. Por exemplo: se um gasto com traslado é classificado como alimentação, o gestor pode concluir erroneamente que o limite de refeição está inadequado. Padronização é essencial.

3. Conferir aderência à política de viagens

Antes de submeter o RDV, o colaborador deve verificar se as despesas estão dentro das regras corporativas.

Isso envolve analisar limites de valor, categorias permitidas, necessidade de justificativa para exceções e tipo de estabelecimento aceito.

Quando essa conferência não ocorre, o relatório retorna para correção, aumentando o tempo de processamento.

4. Preencher todas as informações obrigatórias

Um RDV incompleto gera atrasos nos processos da empresa e pode gerar até perdas financeiras. Mas quanto mais estruturado o formulário a ser preenchido, menor a margem para inconsistências.

As informações mínimas que devem constar em um RDV são:

• Nome do colaborador;

• Área ou centro de custo;

• Período da viagem;

• Destino;

• Motivo da viagem;

• Projeto vinculado (quando aplicável);

• Forma de pagamento utilizada;

• Detalhamento individual de cada despesa.

Quanto mais estruturado o formulário, menor a margem para inconsistências.

5. Anexar documentação comprobatória válida

Cada despesa deve estar acompanhada de documentação formal. Isso inclui:

• Nota fiscal;

• Cupom fiscal com CNPJ;

• Fatura detalhada de hotel;

• Bilhete eletrônico;

• Comprovante de pagamento.

O documento precisa conter identificação do fornecedor, data, valor e descrição do serviço.

Lembre-se que comprovantes ilegíveis ou incompletos estão entre os principais motivos de rejeição de RDV.

Empresas que utilizam soluções com auditoria automatizada reduzem significativamente esse problema.

Funcionalidades de verificação por inteligência artificial já estão presentes em 65% das soluções premium do mercado, segundo o estudo Global Travel Expense Management Software Market.

Um exemplo delas é a VOLL Wallet. Nossa solução utiliza a Inteligência Artificial para transformar o processo de prestação de contas e de verificação de gastos, eliminando a dependência de conferências manuais e por amostragem. Na plataforma, 100% das solicitações de reembolso, comprovantes e registros de despesas são auditados automaticamente.

Além disso, em seu smart hub de soluções a VOLL possui agentes de IA que analisam cada recibo e solicitação enviada pelo viajante, comparam e cruzam os dados da compra com as regras e limites da política de despesas da empresa.

O grande diferencial é que o agente não apenas acusa o erro, mas interage com o usuário. Ao detectar uma inconsistência, a IA aciona o próprio colaborador no aplicativo (através de uma interface conversacional) e pede para que ele justifique o gasto e corrija a solicitação.

6. Submeter o relatório dentro do prazo estabelecido

A política de viagens deve definir um prazo para envio do RDV, geralmente até 15 dias após o retorno.

Envios fora do prazo geram dificuldade de conferência, atraso no fechamento contábil e impacto no fluxo de caixa. Por isso, o ideal é trabalhar com SLA claro e comunicação estruturada sobre prazos.

Processos digitais ajudam a criar alertas automáticos e notificações para evitar atrasos.

7. Acompanhar o status até a finalização

Após o envio, o colaborador deve acompanhar o fluxo até a aprovação final, a conciliação do cartão corporativo e a efetivação do reembolso.

Transparência nessa etapa reduz dúvidas e diminui o volume de contatos com o financeiro.

Para o gestor de viagens, essa rastreabilidade é essencial para manter controle e visibilidade.

Bônus: boas práticas adicionais para gestores de viagens

Além do passo a passo operacional, gestores devem:

• Treinar colaboradores regularmente;

• Atualizar a política de viagens periodicamente;

• Monitorar indicadores de conformidade;

• Mapear causas recorrentes de rejeição;

• Investir em automação.

O mercado caminha fortemente para soluções em nuvem. Segundo o estudo Global Travel Expense Management Software Market, elas representam cerca de 72% da participação total no segmento de gestão de despesas. Isso se deve à escalabilidade, facilidade de acesso e menor necessidade de infraestrutura de TI.

Empresas que ainda utilizam processos fragmentados tendem a enfrentar dificuldades de adaptação no médio prazo.

O que precisa conter em um RDV? Modelo

A seguir, separamos as principais informações que um RDV precisa ter em um modelo prático:

Como usar tecnologia na gestão de RDV?

O processo de gestão de RDV não precisa ser mais manual. A tecnologia transforma a gestão de Relatórios de Despesas de Viagem (RDV) ao migrar processos manuais e baseados em papel para plataformas digitais, automáticas e inteligentes, centralizando reservas e prestações de contas em um só lugar

Com plataformas modernas, como a VOLL, é possível:

• Capturar automaticamente transações do cartão corporativo;

• Bloquear despesas fora da política no momento do lançamento;

• Utilizar OCR para leitura de notas fiscais;

• Classificar despesas de forma automática;

• Vincular gastos à viagem correspondente.

E esse ganho impacta diretamente a rotina do gestor do viagens, do setor financeiro ou de outros agentes envolvidos no processo, uma vez que automatizar esse processo pode reduzir em 50% ou mais o tempo dedicado pela equipe ao processamento de despesas, além de aumentar a precisão das informações e o cumprimento das políticas internas, segundo a GBTA.

Para os clientes VOLL, essa é uma realidade que conseguimos medir em números.

Com as soluções da nossa agência de viagens corporativas, a Afya, maior hub de educação médica do Brasil, teve uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho. A centralização em um único sistema também trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para a política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens.

Confira o relato da Tifanny Buzo, Gestora de Viagens e Mobilidade da Afya:

VOLL: parceira estratégica na gestão de despesas

Como vimos, o processo de gestão de RDV, quando feito de forma manual e com alto volume, pode causar impactos na produtividade dos colaboradores, perdas financeiras para a empresa e atraso nos processos internos. Para isso, contar com um parceiro estratégico é essencial.

A VOLL transforma essa gestão em um ecossistema 100% digital, inteligente e automatizado.

A maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a plataforma da VOLL integra todas as etapas, da solicitação ao reembolso, garantindo que as informações fluam automaticamente, sem erros ou dificuldades.

Com a VOLL Wallet, sua empresa tem:

• Prestação de contas em tempo real e fim das "notinhas": o colaborador não precisa mais guardar comprovantes físicos no bolso para montar um relatório no fim do mês. Através do aplicativo, ele tira uma foto do recibo no exato momento da compra. A tecnologia OCR faz a leitura e o processamento instantâneo das informações do papel;

• Auditoria 100% automatizada por inteligência artificial: a plataforma conta com agentes de inteligência artificial que atuam como auditores de plantão. Eles auditam 100% dos recibos e cruzam as despesas com as regras da empresa de forma autônoma. Se o sistema detectar uma anomalia ou um gasto proibido pela política (como consumo de álcool), ele acusa a irregularidade na hora e pode interagir com o usuário e exigir correções;

• Controle preventivo (spend control): a empresa ganha a capacidade de controlar o orçamento antes mesmo do RDV ser gerado. O gestor pode criar carteiras digitais, liberar pagamentos via Pix ou emitir cartões corporativos virtuais ilimitados com tetos de gastos personalizados por usuário, cargo ou departamento. A inteligência artificial aplica essas travas e bloqueia transações fora da política em tempo real;

• Integração nativa com ERPs: possuimos conexão nativa via API com os principais ERPs do mercado (como SAP, Oracle, TOTVS e Omie). Assim, as despesas aprovadas já chegam ao sistema da empresa automaticamente alocadas nos centros de custo corretos, o que elimina o risco de erros de digitação, evita fraudes operacionais e acelera radicalmente o fechamento financeiro do mês.

Para você ter acesso a todos esses indicadores, a plataforma também oferece dashboards e relatórios que permitem acompanhar:

• Gastos por centro de custo;

• Aderência à política;

• Despesas por tipo de serviço;

• Tendências de consumo;

• Oportunidades de otimização.

Essa visão estruturada permite decisões baseadas em dados e não em percepções.

A VOLL não atua apenas como ferramenta, mas como parceira estratégica na construção de um programa de viagens corporativas mais eficiente, integrado e orientado por dados. Entre em contato com um especialista e saiba mais.

Principais perguntas sobre RDV

1. O que é um RDV?

RDV, ou Relatório de Despesas de Viagem, é o documento utilizado para registrar e comprovar os gastos realizados por um colaborador durante uma viagem corporativa.

2. Para que serve um RDV?

O RDV serve para:

• Registrar oficialmente as despesas da viagem;
• Solicitar reembolso, quando aplicável;
• Garantir conformidade com a política da empresa;
• Permitir controle financeiro e contábil;
• Manter rastreabilidade para auditorias.

Ele é um instrumento de controle e governança, não apenas um formulário de reembolso.

3. O que significa RDV nas empresas?

Nas empresas, RDV significa Relatório de Despesas de Viagem. É parte do processo interno de prestação de contas, utilizado para formalizar os gastos corporativos realizados fora do escritório, principalmente em viagens a trabalho.

4. Recibo simples é aceito no RDV?

Depende da política da empresa. Em geral, recibos simples sem validade fiscal podem não ser aceitos. A maioria das empresas exige nota fiscal ou documento fiscal equivalente.

Recibos sem identificação formal do fornecedor podem gerar reprovação do relatório ou a necessidade de complementação da documentação.

5. Notas fiscais em nome do colaborador são aceitas?

Depende das regras internas e das exigências contábeis da empresa.

Em muitos casos, para reembolso, notas em nome do colaborador podem ser aceitas. Mas, para fins fiscais e contábeis, pode ser exigida nota em nome da empresa (com CNPJ).

O ideal é que a política de viagens deixe claro quando cada formato é permitido, especialmente em despesas de maior valor.