Relatório de despesas de viagem: por que é importante?

O Relatório de Despesas de Viagem é tão importante e usual no mundo corporativo que até ganhou uma sigla: RDV. Um documento que pode gerar frustrações e dividir opiniões, mas uma coisa é indiscutível: sua importância para a gestão de viagens corporativas.

Pensando nisso, preparamos um texto completo e compacto com tudo que você precisa saber sobre RDV.

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Qual é a função e importância do RDV? 

Para entender a importância do Relatório de Despesas de Viagens, precisamos lembrar de dois pontos:

1. As despesas básicas (transporte, hospedagem, alimentação) de um funcionário durante uma viagem corporativa são de responsabilidade da empresa – e isso é regulamentado e assegurado por lei.
2. A gestão de viagens corporativas é de grande impacto para os orçamentos e lucros da empresa, merecendo atenção e cuidado. 

Tendo isso em mente, fica claro que é preciso adotar estratégias para controlar e monitorar todos os gastos dos colaboradores em viagens corporativas, não só para reembolsá-los, mas também para garantir que os recursos da empresa sejam usados de forma estratégica, inteligente e justa.

O RDV, portanto, é uma das soluções que visa organizar e trazer transparência para a gestão de viagens corporativas. 

Na prática, é um relatório elaborado pelo colaborador compilando os gastos com deslocamento e viagens a trabalho para apresentar ao gestor, que deverá aprová-lo para dar continuidade ao processo de reembolso. 

Apesar de parecer que o primeiro passo é do colaborador, que deve armazenar e apresentar as despesas no RDV, quem inicia o processo é a empresa. Como? Padronizando o relatório e se responsabilizando por criar uma Política de Viagens Corporativas otimizada e prática. O que nos leva ao próximo tópico. 

O que o RDV deve conter?

Cabe à sua empresa padronizar o Relatório de Despesas de Viagem de forma personalizada, mas 4 itens são considerados indispensáveis para a otimização do documento:

1. Nome do funcionário e cargo: para facilitar a identificação do centro de custo responsável
2. Nome do gestor responsável e campo para assinatura: para formalizar e facilitar a aprovação do gestor direto
3. Dados da viagem, como data de ida, volta e destino: para otimizar as análises, importantes para a gestão de viagem corporativa
4. Recibos e notas de todas as despesas, com breve descritivo: para comprovar e documentar os gastos que serão reembolsados.

• Uma dica para padronização é criar um arquivo modelo, com breve tutorial de preenchimento, explicando como armazenar e digitalizar os recibos. O arquivo e os recebidos podem ser salvos pelos colaboradores na rede da empresa ou em um drive na nuvem, facilitando o acesso de todos.  
• Invista também em um canal direto com sua equipe para esclarecer possíveis dúvidas e diminuir o desgaste no processo, com revisões e reprovações do relatório. 

Como aplicar o RDV com eficiência na gestão de viagens corporativas

O Relatório de Despesas de Viagens deve ser entendido como parte da gestão de viagens corporativas. Ou seja, precisa caminhar junto de outras práticas para garantir o sucesso da empresa, a produtividade da equipe e o bem-estar do colaborador. 

Selecionamos 3 pontos de atenção para você:

1. Crie uma boa Política de Viagens Corporativas antes mesmo de pensar no RDV. Como está a política e orientações da sua empresa? Seu colaborador precisa entender todas as regras de viagens da empresa para só depois preparar o relatório de forma consciente. Ignorar a etapa da Política de Viagens é ter retrabalho no momento da elaboração e aprovação do relatório. Gestores, funcionários e empresa saem perdendo. Se você quer dicas para revisar/preparar sua política de viagens corporativas, clique aqui e confira o conteúdo que preparamos.
2. Facilite ao máximo o processo e automatize o que for possível. Tanto o RDV quanto as outras etapas da gestão de viagem corporativa são passíveis de frustrações e desgastes que podem ser evitados. Nossa dica é criar um modelo intuitivo para o relatório, investir em comunicação com a equipe, transparência e também em tecnologia. Otimize o tempo e a produtividade com soluções inteligentes do mercado. 
3. Analise os dados! Use o RDV além dos reembolsos – a função principal do Relatório de Despesas de Viagens é garantir o reembolso dos funcionários, mas não deve ser a única. Cada documento desses é rico em informações e dados que podem tornar a gestão de viagens muito mais estratégica. Analise, observe, converse com a equipe e tome decisões futuras com mais embasamento. Aqui em nosso blog existem grandes novidades do mercado que podem transformar a gestão de viagens corporativas. 

Exemplos de tomadas de decisão pós-análise do RDV

Concluindo o tópico anterior sobre análise de dados, exemplificamos duas tomadas de decisões importantes que podem surgir depois de observar os relatórios:

1. Adotar o uso de cartão corporativo – Pode ser que para o fluxo da sua empresa, essa seja uma alternativa interessante. É uma solução que garante mais praticidade e transparência não só para o RDV, mas sim para a gestão de viagem corporativa como um todo. 
2. Estipular um valor fixo para diária – Depois de analisar os relatórios, você poderá definir se é uma solução cabível para sua empresa, tendo em vista que se a diária atingir 50% do valor do salário do empregado, passa a ter incidência de INSS, FGTS e IRRF.  

Fica claro, portanto, que o RDV é importante, assim como as etapas que o antecedem e as análises que dele podem surgir, não é mesmo? Isso porque ele é parte fundamental da gestão de viagem corporativa.

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