Digamos que sua empresa tem uma equipe comercial que viaja constantemente para outras cidades em busca de oportunidades de negócios. Além deste time, sua área jurídica e de RH costumam se movimentar bastante para participar de audiências e contribuir na gestão de pessoas das filiais da companhia.
Cada colaborador faz, em média, uma viagem por mês, em uma jornada que raramente se inicia após as 8h da manhã. Esta é uma rotina que costuma ser desgastante e cara para as companhias.
Para entender o impacto de custo, os investimentos em viagens corporativas costumam representar a segunda maior conta das empresas, atrás apenas dos custos com salários. Justamente por isso é que as empresas devem dedicar a atenção necessária para entender melhor estas despesas.
A diária de viagem a trabalho é um valor que a empresa paga para um colaborador que precisa se deslocar para realizar atividades profissionais fora do seu local habitual de trabalho.
É importante que tanto a empresa, quanto o colaborador saibam como funcionam as diárias de viagem a trabalho para que o colaborador não precise arcar com custos não contemplados pelo seu salário.
A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) regula as viagens a trabalho especialmente no que diz respeito às diárias de viagem e ajuda de custo. Essas verbas são pagas para cobrir os gastos do colaborador durante a viagem, como alimentação, hospedagem e transporte.
A reforma trabalhista, feita em 2017, trouxe algumas mudanças importantes, principalmente para reduzir custos extras para as empresas.
Diárias de viagem: A CLT estabelece que as diárias não devem ser consideradas parte do salário, ou seja, não geram encargos como INSS, FGTS ou 13º salário. A reforma trabalhista reforçou isso, dizendo que as diárias, mesmo que ultrapassem o valor de 50% do salário, não entram na remuneração regular do trabalhador. Então, a empresa não paga mais encargos sobre esse valor.
Ajuda de custo: A ajuda de custo é um valor pago, geralmente, quando o colaborador se muda de cidade ou vai a um evento fora da empresa. Esse valor também não conta como salário e deve ser pago de forma pontual.
Essa mudança ajudou as empresas, pois diminuiu os custos relacionados a encargos sobre as diárias e também garantiu que as viagens a trabalho não causassem um aumento de custos imprevistos com horas extras ou outros benefícios.
A ajuda de custo é vista como uma “verba indenizatória”, pois corresponde a um valor pago para cobrir despesas relacionadas a um deslocamento que não faz parte de suas atividades contratuais habituais, como quando um colaborador precisa ir a um evento fora da empresa, por exemplo. É geralmente uma compensação pontual e não mensal.
Já a diária de viagem é destinada a cobrir todas as despesas relacionadas à uma viagem corporativa, sendo paga de forma recorrente e enquanto o colaborador estiver em deslocamento.
Em uma viagem a trabalho, o colaborador pode precisar tanto da ajuda de custo, quanto de outras formas de pagamento para arcar com os custos das diárias de viagem. Na verdade, a empresa determinará como os valores pagos serão classificados.
Leia também: Despesas reembolsáveis: tudo que você precisa saber.
Algumas das principais despesas que compõem uma diária de viagem corporativa são:
Passagens aéreas ou rodoviárias;
Combustível (geralmente calculado por quilômetro rodado);
Transporte local;
Alimentação;
Tarifas de roaming de internet e telefone;
Taxas de ingresso ou inscrição em eventos;
Custos com impressão e envio de documentos;
Com todas as possíveis despesas listadas, o gestor de viagens ou responsável pelas viagens corporativas deve calcular os custos estimados para cada uma delas e dividir o valor pelo número de dias da viagem.
Caso o gestor não tenha os valores exatos até que a viagem aconteça, uma dica é se basear na média de preço para cada um dos itens, como, por exemplo, acessando sites de hospedagem para saber a média de preço de um hotel na região para qual o colaborador irá viajar.
É importante ter em mente que o valor das diárias pode variar conforme o local e a duração da viagem e que é sempre válido adicionar uma margem para custos extras, como taxas específicas do local de destino ou despesas com traslados inesperados.
O pagamento das despesas de viagens corporativas pode ser feito de diferentes formas, dependendo das políticas da empresa. Geralmente, as formas de pagamento mais utilizadas são:
Adiantamento: A empresa paga uma quantia antecipada ao colaborador, que deve ser usada para cobrir os custos de viagem. Após a viagem, o colaborador apresenta a prestação de contas com os comprovantes de despesas e devolve qualquer valor não utilizado.
Reembolso: O colaborador paga pelas despesas durante a viagem e, após retornar, solicita o reembolso apresentando os comprovantes. A empresa verifica e efetua o pagamento do valor de volta ao colaborador.
Cartão corporativo: Em vez de fornecer dinheiro ou adiantamentos, a empresa pode optar por fornecer um cartão corporativo, no qual são lançadas as despesas diretamente relacionadas à viagem de trabalho. Nesse caso, o controle de gastos e a conciliação são feitos de uma forma mais prática.
Quando um colaborador viaja a trabalho, a questão de como ele é remunerado durante esse período depende de alguns fatores, como o tempo de deslocamento, a natureza do trabalho e as políticas internas da empresa. A remuneração por esse período não segue exatamente a mesma lógica de um dia normal de trabalho, especialmente quando envolve pernoite.
Vamos explicar com mais detalhes:
Dias de trabalho normais: Se o colaborador está realizando atividades relacionadas ao seu trabalho durante o horário de expediente (mesmo fora de sua localidade habitual), ele deve ser remunerado normalmente como se estivesse trabalhando em seu local de origem, ou seja, ele receberá o salário como em qualquer outro dia de trabalho, sem alterações.
Períodos em que não há atividade (viagens sem trabalho): Caso o colaborador esteja em trânsito ou em um momento de espera (como no caso de voos ou deslocamentos longos), ele não está, tecnicamente, trabalhando. Nesses períodos, ele não recebe como se estivesse cumprindo sua jornada de trabalho, mas ele pode ter direito à remuneração de horas extras se o tempo de deslocamento ultrapassar a jornada regular, dependendo das condições acordadas e da legislação vigente.
Quando o colaborador precisa passar a noite fora e está em viagem a trabalho, ele não recebe o mesmo valor que receberia se estivesse trabalhando um dia normal. Nesse caso, ele recebe a diária de viagem, que é destinada a cobrir os custos com alimentação, hospedagem e transporte, conforme o que foi previamente acordado pela empresa.
As diárias não são consideradas como parte da remuneração regular (salário), salvo se excederem certos limites ou não forem devidamente controladas com prestação de contas (nesse caso, podem ser entendidas como verba salarial, conforme a CLT).
Deslocamentos fora da jornada regular: Se o colaborador precisar viajar durante o horário de trabalho habitual ou em horários não convencionais (como à noite ou nos fins de semana), ele pode ter direito ao pagamento de horas extras, de acordo com as leis trabalhistas e as condições acordadas com a empresa.
Tempo de deslocamento como jornada de trabalho: Alguns acordos coletivos ou políticas empresariais podem considerar o tempo de deslocamento como jornada de trabalho, especialmente se o colaborador estiver sendo transportado de forma específica para a execução de suas tarefas.
Em resumo, um colaborador não recebe o mesmo que um dia normal de trabalho apenas por estar em viagem. Ele recebe diárias para cobrir despesas, e a remuneração do trabalho depende das atividades realizadas durante a viagem. O tempo de deslocamento pode ou não ser considerado como parte da jornada de trabalho, dependendo das circunstâncias.
A regra aqui é a mesma para calcular diárias, ou seja, o primeiro passo é listar as despesas e determinar uma média de gastos diários com base em pesquisas online e/ou nas despesas anteriores de viagens similares, ajustadas conforme as particularidades de cada destino.
Em resumo, os passos são:
Identificar as despesas da viagem;
Estimar o custo médio das despesas e, em seguida, os custos totais da viagem;
Calcular as diárias de viagem, dividindo o valor total pelo número de dias que o colaborador ficará na viagem;
Estabelecer um orçamento.
Vale lembrar ainda que a forma como os gastos são classificados - como diárias ou ajuda de custo - pode impactar no planejamento financeiro da empresa. E tudo isso deve constar no RDV, que é o relatório de despesas da viagem.
Para evitar que as diárias de viagem sejam consideradas parte do salário e, com isso, evitar custos extras, é importante que a política de viagens exija que os colaboradores prestem contas sobre os valores recebidos.
Além disso, firmar convênios com hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte pode ser uma ótima maneira de garantir bons descontos.
Contratar uma empresa especializada em gestão de viagens pode ser uma boa opção para reduzir gastos e garantir que os objetivos do negócio e o bem-estar dos colaboradores sejam atendidos, já que elas têm mais poder de negociação e experiência em otimizar custos.
Usar plataformas virtuais de prestação de contas (os conhecidos expense management apps) traz felicidade para além da esfera interna da organização. O viajante corporativo pode, logo após utilizar um Uber, ou ao terminar sua refeição: registrar a despesa de maneira online e segura.
Para isso, a empresa precisa contar com a tecnologia da VOLL, a maior agência de viagens corporativas da América Latina, que cuida de todo planejamento e pós viagem da sua empresa, facilitando diversos processos burocráticos e garantindo muito mais economia em todas as etapas. Aproveite para saber mais e conheça as condições especiais para a sua empresa.