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30/07/2019
Por: VOLL

Qual é o custo real de uma viagem a trabalho?

Digamos que sua empresa tem uma equipe comercial que viaja constantemente para outras cidades em busca de oportunidades de negócios. Além deste time, sua área jurídica e de RH costumam se movimentar bastante para participar de audiências e contribuir na gestão de pessoas das filiais da companhia. Cada colaborador faz, em média, uma viagem por mês, em uma jornada que raramente se inicia após as 8h da manhã.

Esta é uma rotina que costuma ser desgastante e cara para as companhias. Para entender o impacto de custo, os investimentos em viagens corporativas costumam representar a segunda maior conta das empresas, atrás apenas dos custos com salários. Fica a indagação de se empresas estão dedicando a atenção necessária para entender melhor estas despesas.

Em um cenário cada vez mais global de economia, empresas e pessoas viajam constantemente. Prova disso é o número exponencial de multinacionais presentes nas principais cidades do mundo. As barreiras geográficas e nacionais deixaram de ser um empecilho para o desenvolvimento empresarial, e o que não faltam são pessoas que passam mais de 30% de seu tempo fora de suas cidades de residência viajando para comprovar esta tese.

Uma passagem aérea = táxi + Uber + alimentação + hotel…

Estudos apontam que cada viagem aérea inclui, na maior parte das vezes, pelo menos cinco deslocamentos terrestres (táxi, Uber, metrô ou ônibus). Isso porque o viajante precisa:

  1. Locomover-se de sua casa ou hotel até o aeroporto.
  2. Ir do aeroporto de destino até o escritório ou reunião.
  3. Sair do escritório para seu hotel ou Airbnb.
  4. Se o retorno é logo no dia seguinte, mover-se do seu local de hospedagem até o aeroporto.
  5. Retornar, então, para sua residência.

Sabe-se, entretanto, que com a otimização de recursos, os executivos costumam unir três, quatro compromissos no mesmo dia, para garantir o máximo aproveitamento na viagem.

Naturalmente, há uma necessidade de gestão destes custos com mobilidade que várias empresas já entendem como estratégica. A prática comum é que os colaboradores prestem contas das despesas que tiveram durante as viagens. Oferecer sistemas que digitalmente registram cada despesa, associando-a com um centro de custo ou projeto específico, já é uma prática das companhias mais desenvolvidas.

Em um cenário de gestão 360º ainda mais avançado (utilizado pelas maiores empresas do mundo), plataformas como a SAP Concur elevam a experiência gerencial, direcionando os custos registrados pelos viajantes para fluxos de aprovação internos, respondendo às regras do negócio e também políticas, como a validação de disponibilidade de orçamento (budget), dentre outros.

Cadê o recibo que estava aqui?

Apesar da tecnologia disponível, a dificuldade costuma estar na ponta do processo. O registro original (recibo, comprovante de pagamento etc.) ainda é, na maior parte das vezes, analógico em papel e isto é comprovadamente o motivo de uma constante dor de cabeça de quem costuma viajar a trabalho. Extravio, ilegibilidade e edição de informações (ressalta-se a manipulação de valores) geram desgastes tanto para o colaborador quanto para a empresa, além de ser a principal razão de reembolsos feitos “no escuro” e o consequente desperdício de dinheiro.

De acordo com dados da Certify, empresa dedicada a software de gestão para despesas de viagem, as faturas da Uber tiveram um peso de 12,7% no total das transações empresariais registradas. O percentual é quase três vezes maior do que os gastos com café, por exemplo. Pense em um cenário que, em média, segundo aponta a Bloomberg, os executivos gastam 25,37 dólares (22,79 euros) por viagem.

Multiplique este valor pelo número de colaboradores que viajam em sua empresa e o número de viagem que cada um deles faz ao ano para entender a dimensão da necessidade de gerir estes custos.

O estudo da Certify foi feito com base em mais de 10 milhões de despesas de viagens. Este número pode parecer assustadoramente grande e realmente é. Inclusive, na sua empresa. Pense em quantos viajantes você tem, neste exato momento, se movimentando pela empresa ao redor do mundo. Está aí uma oportunidade incrível de contribuir ativamente para gerir estes custos de forma inteligente.

Gerir para a gestão não sair cara

Verdade seja dita: é impossível fazer uma gestão de um volume expressivo de despesas de viagens de forma manual. Pelo menos não de forma econômica, eficiente e realmente eficaz. A boa notícia é que temos todos uma aliada para esta façanha: a tecnologia.

Usar plataformas virtuais de prestação de contas (os conhecidos expense management apps) traz felicidade para além da esfera interna da organização. O viajante corporativa pode, logo após utilizar um Uber, ou ao terminar sua refeição: registrar a despesa de maneira online e segura.

Dá até para ter aquele sentimento indescritível de jogar o recibo fora sem o medo de perder o direito ao seu reembolso com o registro fotográfico do comprovante, o papel não precisa ser arquivado.

São pequenas modificações que fazem uma enorme diferença na vida do viajante a trabalho. Focar-se nos objetivos de expansão dos negócios da empresa, de sua representação em eventos, de fazer a cultura da companhia se elevar, dentre outras ações estratégicas, é o que precisamos permitir os viajantes corporativos fazer.

A (r)evolução da gestão de despesas de viagem

Viajar a trabalho não precisa mais ser uma dor de cabeça e as empresas precisam se movimentar para atender esse pedido de socorro que milhões de executivos estão fazendo. Em suas vidas particulares, as pessoas já utilizam plataformas integradas, marketplaces que facilitam a comparação de preços e opções de compra, acessos unificados por integrações de APIs, inteligência artificial para prever cenários diversos (tempo de trânsito, previsão do tempo, satisfação etc.), e esperam que no trabalho ferramentas similares estejam também disponíveis.

Agora, é possível que a gestão de despesas já seja um processo já utilizado na sua empresa. No entanto, é possível que você não tenha se familiarizado com a evolução desta atividade. O expense report automatizado, sem o corriqueiro foto > descrição > upload de recibos.

Devido à sua integração com a VOLL, por exemplo, a SAP Concur facilita a prestação de contas de despesas de transporte terrestre. O colaborador utiliza o transporte pela empresa e, independentemente do player escolhido (táxi, Uber etc.), o recibo do deslocamento é automaticamente associado ao expense report da viagem. Centro de custo, projeto, validação de orçamento, política de uso e demais regras são respeitadas e se elimina o custo do processo de prestação de contas manual.

É o sonho de todo travel manager e viajante corporativo se tornando realidade. Uma vez que uma empresa seja cliente da VOLL e utilize as soluções SAP Concur Expense, os colaboradores podem escolher, dentre os vários fornecedores disponíveis no aplicativo, o que melhor atende às suas necessidades visualizando valores, trajetos e tempo de espera para o destino definido. No final das corridas, os recibos estarão disponíveis para reembolso na plataforma SAP Concur.

As despesas de deslocamento se unificam, através desta integração, aos demais gastos com passagem aérea, hospedagem e alimentação, permitindo uma visão 360º do custo total e real da viagem.

Economiza-se, com este tipo de tecnologia, tempo e dinheiro. Muito tempo e muito dinheiro. Além de permitir uma gestão mais assertiva (proativa e não mais reativa), sem desvios, sem extravios de dados e recibos, há uma expressiva redução no tempo de trabalho de profissionais da área administrativa. Estas pessoas poderão, então, dedicar-se a pensar a gestão deixando a esfera meramente executora de suas tarefas, para elaborar estratégias de facilitar ainda mais viagens mais eficientes e econômicas pela empresa.

E na sua empresa, como é feita a gestão de despesas de viagens? Deslocamentos de táxi, Uber e demais modalidades de transporte terrestre estão recebendo a atenção necessária? Se em termos de controle e nas atividades gerenciais não, uma coisa é certa: seus viajantes já pensaram várias vezes como este vai-e-vem de recibos poderia ser otimizado, e já está na hora de ouvi-los.

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